Workflows
Los workflows mantienen el trabajo repetido en un orden claro: quien inicia el proceso, que pasos se ejecutan automaticamente, donde debe actuar una persona y como un responsable ve el avance. Sirven para ventas, traspasos a cliente, solicitudes, reglas internas y cadenas de tareas.
Un workflow no sustituye una tarea, una ficha CRM ni un documento. Los conecta en una secuencia controlada con plantilla, ejecucion, tareas actuales, historial y resultado.
Donde Esta
La entrada principal es Automatizacion → Workflows (/automation/workflows). Un workflow puede estar enfocado en CRM o en tareas. Los enlaces antiguos desde tareas y CRM abren el mismo centro con el contexto del modulo ya elegido.
Segun los permisos, el apartado muestra plantillas, filtros por modulo, alcance, disparador, actividad y tipo de objeto, editor de plantillas, tareas asignadas a personas, instancias, historial y procesamiento de pasos planificados. Los filtros dependen del contexto: el centro general de Automatizacion muestra modulo y tipo de entidad, mientras que en el contexto de Tareas se ocultan algunos filtros de alcance de CRM.
Si una accion no aparece, revise los permisos de workflow y el alcance donde se ejecuta el proceso.
Pantallas principales:
/automation/workflows- plantillas, contexto CRM o tareas, ejecucion rapida y vista de instancias;/automation/workflows/tasks- cola de tareas manuales del proceso;/automation/workflows/templates/:templateId/editor- editor de disparador, audiencia y pasos;/automation/workflows/instances/:instanceId- una ejecucion con historial, linea de tiempo y parada.
Cuando Usarlo
Use un workflow cuando varios pasos deban mantenerse estandarizados: procesar una nueva solicitud u oportunidad, pasar trabajo entre equipos, crear una tarea desde un evento, esperar un estado o fecha limite, asignar un paso manual o ver donde se detuvo el proceso.
Si solo necesita una lista repetida dentro de una tarea, use una plantilla de tarea. Si solo necesita reglas para una etapa CRM, puede bastar la automatizacion CRM. Use workflow cuando importe la cadena completa y su visibilidad.
Plantillas
Una plantilla define cuando empieza el proceso y que hace. En el editor, primero elija si trabaja con una oportunidad CRM o una tarea. Despues defina alcance, audiencia y actor de ejecucion.
Antes de activarla, revise nombre, objetivo, modulo, alcance, disparador, audiencia, actor de ejecucion, responsables manuales, acciones automaticas, regla de cierre y dueno del proceso.
No active una plantilla si nadie responde por errores, pasos vencidos o excepciones.
Editor y Comprobaciones
Use el editor como mapa del proceso. El nodo inicial muestra el evento de arranque; los demas pasos describen acciones automaticas, esperas y tareas manuales. Las conexiones deben leerse como un orden de negocio claro.
Antes de guardar y ejecutar un workflow nuevo:
- ejecute la validacion para ver errores de nodos y conexiones;
- simule el flujo sobre un objeto de prueba seguro;
- revise la vista previa antes de crear tareas, notificaciones, mensajes o cambios CRM;
- confirme que la audiencia no este vacia ni sea demasiado amplia;
- compruebe que un actor de sistema o integracion no entregue mas permisos de los necesarios.
No pruebe workflows sobre clientes reales, oportunidades activas ni tareas con archivos privados. Para documentacion y formacion use solo objetos demo con nombres demo claros.
Nodos y conexiones del proceso
Un proceso se compone de nodos de distintos tipos, unidos por conexiones:
- inicio — el punto de entrada del proceso;
- acción — un paso automático (modificar un objeto, crear una tarea, notificar);
- condición — una bifurcación según una regla;
- espera — una pausa hasta un momento o evento;
- tarea — un paso manual dirigido a una persona;
- evento — una reacción a un evento externo;
- bucle — repetición de una parte del proceso;
- paralelo — ramas simultáneas;
- variables — datos que se transmiten entre pasos;
- cierre — no es un nodo de la paleta: una rama termina cuando no tiene un paso siguiente y la instancia pasa a un estado terminal.
Las conexiones entre nodos se etiquetan para que la lógica de transición sea legible: éxito, si no, bucle, listo. Las etiquetas son más importantes en un nodo de condición y en los bucles: muestran hacia dónde va el proceso según el resultado del paso.
Acciones dentro de un nodo
El catálogo depende del módulo, el esquema de capacidades y sus permisos. Además de notificar, crear tareas y cambiar de etapa, puede crear una actividad u oportunidad, establecer o incrementar un campo, iniciar otro workflow, vincular el contexto de una tarea, enviar un mensaje externo y crear o asegurar un proyecto del cliente. En workflows de tareas, bindTaskContext vincula el proceso con un proyecto o empresa; en CRM, las acciones de proyecto pertenecen a la oportunidad. Si falta una acción, revise primero el alcance y el permiso antes de sustituirla por tareas manuales improvisadas.
Tareas del Proceso
Una tarea del proceso es un paso manual asignado a una persona. La cola tiene una vista separada del workflow. Tratele como trabajo real: revise descripcion, fecha limite, objeto relacionado, instancia y resultado esperado.
Complete el paso solo cuando el trabajo este hecho. Si no puede realizarse, cancelelo o devuelvalo al dueno del proceso con contexto.
Los responsables deben revisar con regularidad la cola de tareas del proceso: los pasos manuales atascados muestran dónde la automatización se detuvo esperando a una persona.
Al revisar la cola, mire responsable, objeto vinculado, vencimiento, comentario de cancelacion y tareas repetidas que puedan indicar un disparador incorrecto.
Instancias y Control
Una instancia es una ejecucion concreta de una plantilla para una oportunidad, tarea u otro objeto de trabajo. Sirve para ver si arranco, que paso esta activo, quien debe actuar, por que termino o fue detenida, y si la plantilla genera trabajo innecesario.
Detenga una instancia solo con una razon clara para que la revision posterior sea comprensible.
Si una instancia se detiene manualmente, la razon debe dejar claro si fue una decision correcta de gestion, datos de entrada incorrectos o una pausa temporal. No use la parada para ocultar una plantilla rota.
Roles y Responsabilidad
Separe responsabilidades: ver plantillas y ejecuciones, crear y editar plantillas, ejecutar manualmente, procesar tareas manuales, detener instancias y usar actores de sistema o integracion.
La persona asignada a un paso manual no deberia poder cambiar automaticamente la plantilla. El dueno del proceso debe ver instancias detenidas y responder por cambios de reglas.
Errores y Excepciones
Los errores de workflow suelen venir de permisos, alcance incorrecto, participante ausente, disparador incorrecto o plantilla antigua. No los rodee con tareas manuales improvisadas. Primero registre que proceso, objeto y paso se detuvieron.
Si el problema se repite, revise el alcance de la plantilla, las condiciones del disparador, las personas asignadas, las acciones de tareas y CRM y los permisos del rol que las ejecuta.
Revise con mas cuidado los workflows que envian mensajes, crean documentos, ejecutan escenarios AI o crean tareas.
Formacion del Equipo con Procesos de Demostracion
Forme a los empleados y pruebe las ideas nuevas en procesos de demostracion, no en clientes reales ni tareas de trabajo:
- cree una plantilla de prueba con un nombre claro y datos seguros;
- use clientes, tareas, importes y plazos de demostracion;
- no incluya contratos reales, contactos ni enlaces privados en los materiales de formacion.
Asi un error en una condicion o accion del proceso queda como situacion de aprendizaje y no como un mensaje a un cliente real.
Buenas Practicas
- Mantenga cada workflow enfocado en un objetivo de negocio.
- Nombre los pasos manuales por el resultado esperado.
- Pruebe nuevos workflows primero en escenarios seguros.
- Ejecute validacion, simulacion y vista previa antes de activar una plantilla.
- No automatice decisiones de gestion que requieren una persona.
- Revise con frecuencia tareas de workflow e instancias detenidas.
- Cambie una plantilla solo cuando el equipo haya entendido el nuevo orden de trabajo.
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