Instancias del proceso
Una instancia del proceso es una ejecución concreta de una plantilla para una oportunidad, una tarea u otro objeto. Si el flujo de trabajo describe el reglamento, la instancia es su recorrido aquí y ahora: dónde se encuentra el proceso en este momento, qué pasos ya se han ejecutado, qué está esperando y cómo terminó. Las instancias son el puesto de control: a través de ellas el responsable ve que la automatización realmente funciona y no se queda detenida a mitad de camino.
Los procesos en ejecución están disponibles en la sección /automation/workflows.
Si una tarjeta de tarea manual, instancia o regla muestra un ID técnico en lugar del nombre, estado u objeto vinculado, es un defecto de presentación. Compruebe el título legible, el estado, el responsable y el origen; no trate el raw ID como nombre de trabajo ni incluya la tarjeta en documentos o capturas compartidos. Envíe la pantalla al administrador.
Qué es una instancia
*Ciclo de vida de la instancia
Cuando un proceso publicado se inicia —manualmente o desde una automatización— se crea una instancia vinculada a un objeto concreto. Recorre el grafo de la plantilla: los pasos automáticos se ejecutan solos, las tareas manuales se asignan a personas y los nodos de espera mantienen la pausa hasta un momento o un evento. Cada instancia tiene su propio historial y su propio paso actual.
Una misma plantilla puede tener muchas instancias a la vez: una por cada objeto para el que se inició el proceso.
Dónde consultarlo
*Ciclo de vida de la instancia
En la sección /automation/workflows las instancias se agrupan en la pestaña de procesos en ejecución. Desde allí se puede abrir la ficha de una instancia concreta en la dirección /automation/workflows/instances/:id. En la lista se ve el estado, el objeto vinculado y la hora de inicio; la ficha despliega el historial detallado.
La lista y la ficha cargan datos por lotes limitados: la interfaz solicita hasta 50 instancias por plantilla y hasta 100 registros para el historial de pasos y la línea temporal. Un resultado vacío solo indica que esta respuesta no tiene registros disponibles; no demuestra que no existan ejecuciones. Ten en cuenta el límite y abre la instancia concreta o actualiza la consulta para investigar por completo.
Estados de la instancia
*Ciclo de vida de la instancia
La instancia atraviesa los siguientes estados:
- en curso — el proceso se está ejecutando;
- en espera — está detenido en una tarea manual o en un nodo de espera (es una pausa normal, no un error);
- completado — llegó al final;
- con error — un paso no se ejecutó y el proceso no puede continuar;
- interrumpido — detenido manualmente con un motivo.
El estado es lo primero que se mira al controlar: separa una pausa normal de un proceso atascado o roto.
| Estado | Normal o requiere atención | Qué hacer |
|---|---|---|
| En curso | Normal | Nada, si se ajusta al tiempo esperado |
| En espera | Normal | Comprobar quién es el responsable de la tarea manual si la pausa es larga |
| Completado | Normal | Usarlo como registro para informes |
| Con error | Requiere atención | Abrir la ficha, revisar el paso, corregir la causa |
| Interrumpido | Requiere atención | Revisar el motivo en el historial y, si es necesario, iniciar una nueva instancia |
Ficha de la instancia: historial de pasos
*Ciclo de vida de la instancia
En la ficha de la instancia se ven el objeto vinculado, la hora de inicio y de finalización, el paso actual y el historial de pasos en una línea de tiempo. A través del historial se lee todo el recorrido: qué nodos se han superado, qué se ejecutó automáticamente, dónde el proceso esperó a una persona y cuánto tiempo tardó.
Use el historial para responder a estas preguntas: si el proceso realmente se inició, en qué paso se encuentra ahora, quién debe realizar la acción manual y por qué terminó o se detuvo.
Pasos pendientes de ejecutar
*Ciclo de vida de la instancia
Parte de los pasos de los procesos se ejecutan según un horario o al cumplirse un plazo. La ejecución de estos pasos diferidos («pasos pendientes de ejecutar») los reúne y los procesa en una sola pasada, y luego muestra un resumen: cuántos pasos se han procesados, cuántos con éxito y cuántos con error.
Lea el resumen como el balance de la pasada: un número de errores distinto de cero significa que parte de los pasos diferidos no se ejecutaron, y hay que revisarlos en las instancias correspondientes.
Interrupción de la instancia con motivo
*Ciclo de vida de la instancia
Una instancia atascada o iniciada por error se puede interrumpir. Al detenerla, indique un motivo claro: más adelante ayuda a distinguir una decisión de gestión correcta de un error de configuración. No use la interrupción para ocultar una plantilla incorrecta; es mejor corregir la plantilla y dejar rastro en el historial.
La interrupción afecta a una instancia concreta y no modifica la plantilla: los nuevos inicios seguirán el grafo anterior hasta que edite y vuelva a publicar el proceso.
Estados y limitaciones
*Ciclo de vida de la instancia
- una instancia en estado «en espera» es una pausa en una tarea o un evento, no un fallo;
- una instancia en estado «con error» significa que un paso no se ejecutó y el proceso se detuvo;
- una instancia interrumpida no se reanuda; si es necesario, se inicia una nueva;
- si el resumen de los «pasos pendientes de ejecutar» tiene errores, parte de los pasos diferidos no se completó;
- sin permisos para iniciar o interrumpir, las acciones correspondientes no están disponibles.
Buenas prácticas
*Ciclo de vida de la instancia
- Revise periódicamente las instancias en ejecución y sus estados.
- Distinga «en espera» (normal) de «con error»/atasco (requiere revisión).
- Indique un motivo claro al interrumpir.
- Revise los errores del resumen de «pasos pendientes de ejecutar» en las instancias concretas.
- Los errores recurrentes en un mismo paso se corrigen en la plantilla, no con soluciones manuales.
Errores frecuentes
*Ciclo de vida de la instancia
Confundir «en espera» con una avería. Un proceso en una tarea manual parece «atascado», aunque simplemente está esperando a una persona.
Interrumpir sin motivo. Después es imposible saber si fue una decisión o un error.
Ignorar los errores del resumen de la pasada. Los pasos diferidos no se ejecutan en silencio y el reglamento se rompe.
Arreglar el síntoma con acciones manuales. Si las instancias fallan en un mismo paso, el problema está en la plantilla.
Cómo comprobar el resultado
*Ciclo de vida de la instancia
- el estado de la instancia coincide con lo esperado (en curso, en espera, completado);
- el historial de pasos muestra el recorrido realizado sin paradas inesperadas;
- el resumen de «pasos pendientes de ejecutar» finalizó sin errores o los errores se resolvieron;
- las instancias interrumpidas tienen un motivo claro;
- los fallos recurrentes se han resuelto en la plantilla.
Escenarios relacionados
*Ciclo de vida de la instancia