Tareas manuales del flujo de trabajo
Una tarea manual es un paso del flujo de trabajo que no se puede completar automáticamente y que el flujo de trabajo entrega a una persona concreta. Mientras la tarea no se complete, el flujo de trabajo espera en ese paso. Por eso las tareas manuales son el lugar donde la automatización «se detiene en la persona», y hay que procesarlas con la misma disciplina que las tareas de trabajo habituales.
La cola de tareas manuales está disponible en la dirección /automation/workflows/tasks.
Si una tarjeta de tarea manual, instancia o regla muestra un ID técnico en lugar del nombre, estado u objeto vinculado, es un defecto de presentación. Compruebe el título legible, el estado, el responsable y el origen; no trate el raw ID como nombre de trabajo ni incluya la tarjeta en documentos o capturas compartidos. Envíe la pantalla al administrador.
Qué es una tarea manual
*Flujo de la cola de tareas manuales
Cuando el flujo de trabajo llega a un nodo de tarea, crea una tarea manual y la dirige a un responsable. La tarea describe qué hay que hacer, a qué objeto e instancia del proceso se refiere y para qué fecha límite se espera. El flujo de trabajo no avanzará hasta que el responsable cierre ese paso, ya sea al completarlo o al cancelarlo.
Dónde procesarlas
*Flujo de la cola de tareas manuales
En la sección /automation/workflows/tasks se reúne la cola de tareas. Usa la búsqueda por título, el filtro de estado (pendiente, completada o cancelada), el filtro por responsable o
Qué se ve en la tarea
*Flujo de la cola de tareas manuales
En la tarea se muestra:
- nombre y descripción — qué hay que hacer;
- responsable — a quién se dirige el paso;
- fecha límite — para qué momento se espera el resultado;
- objeto vinculado — una tarea, una oportunidad u otro objeto de trabajo;
- instancia del proceso — acceso al lanzamiento dentro del cual se creó el paso;
- estado — pendiente, completada o cancelada.
Antes de completar, observe no solo el nombre, sino también el objeto vinculado y la instancia: así se ve de qué flujo de trabajo forma parte el paso y para qué sirve.
Completar la tarea
*Flujo de la cola de tareas manuales
Finalice la tarea solo después de haber realizado realmente el trabajo. Tras marcarla como «completada», el flujo de trabajo continúa con el siguiente paso. No cierre el paso de manera formal «para que no quede pendiente»: eso hace avanzar el flujo de trabajo con datos falsos y rompe la regulación más adelante en el grafo.
Cancelar la tarea
*Flujo de la cola de tareas manuales
Si el paso no se puede o no se debe completar, se cancela. La cancelación cierra la tarea sin completarla; el flujo de trabajo lo gestiona según su propia lógica. Indique por qué se canceló el paso (en un comentario al objeto vinculado o al propietario del flujo de trabajo); de lo contrario, más adelante no quedará claro si fue una decisión o un error. La cancelación reiterada de una misma tarea es una señal de que en la plantilla hay un disparador o un destinatario incorrecto.
Cola y control
*Flujo de la cola de tareas manuales
La cola de tareas es una herramienta de trabajo para el control. Al revisarla, observe:
- quién es el responsable y si no está sobrecargado;
- si las tareas no están vencidas;
- si no hay una tarea atascada que detenga todo el flujo de trabajo;
- si no se repite una misma tarea por culpa de una plantilla errónea.
Una tarea manual atascada es una causa frecuente de una instancia del proceso «encallada»: el flujo de trabajo no está roto, simplemente está esperando a una persona.
Identificadores técnicos
*Flujo de la cola de tareas manuales
La cola o la tarjeta también puede mostrar códigos técnicos del objeto vinculado o de la instancia del proceso, además de valores de estado o tipo sin traducir. Úselos solo como referencia auxiliar y compruebe el título legible, el responsable y el contexto; no trate el código o el valor técnico como descripción del trabajo. No copie estos identificadores en títulos de tareas ni comentarios públicos. Si solo aparece un código o un valor desconocido y falta un contexto claro, deténgase y confirme el objeto con la persona responsable del proceso.
Estados y limitaciones
*Flujo de la cola de tareas manuales
| Estado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Pendiente | El proceso está detenido en este paso | Completar o cancelar la tarea |
| Completada | El proceso avanzó | Nada — el paso se cerró correctamente |
| Cancelada | El paso se cerró sin completarse | Revisar el motivo en el comentario al objeto |
| Vencida | El plazo pasó y el paso sigue abierto | Resolverlo de inmediato: consultar al responsable o reasignar |
| Solo lectura | No hay permisos para procesarla | Solicitar el permiso al propietario del proceso |
Buenas prácticas
*Flujo de la cola de tareas manuales
- Procese las tareas del flujo de trabajo con la misma atención que las tareas de trabajo.
- Finalice el paso solo después de haberlo realizado de verdad.
- Al cancelar, registre el motivo.
- Revise con regularidad las tareas vencidas y atascadas.
- Las tareas repetidas o erróneas se corrigen en la plantilla del flujo de trabajo, no a mano.
Errores frecuentes
*Flujo de la cola de tareas manuales
Cerrar la tarea de forma formal. El flujo de trabajo avanza con datos falsos y el error aflora más adelante.
Cancelar sin explicación. Después no se puede distinguir una decisión consciente de un error.
No advertir las tareas atascadas. Todo el flujo de trabajo está detenido porque un paso no se ha procesado.
Corregir el síntoma a mano. Si una misma tarea se repite, el problema está en la plantilla del flujo de trabajo.
Cómo verificar el resultado
*Flujo de la cola de tareas manuales
- tras «completada», la instancia del proceso pasó al siguiente paso;
- las tareas canceladas tienen un motivo claro;
- en la cola no hay pasos vencidos ni atascados que hayan pasado inadvertidos;
- las tareas erróneas que se repetían se han eliminado en la plantilla.
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*Flujo de la cola de tareas manuales