Tareas periódicas
Una tarea periódica es una plantilla de tarea más una programación según la cual el portal crea una nueva tarea por sí mismo: cada lunes, el primer día del mes, una vez cada dos semanas. Esto elimina la creación manual del trabajo repetitivo —informes, reuniones de planificación, comprobaciones reglamentarias— y garantiza que la tarea no se pierda.
Las tareas periódicas se configuran en la página de automatización de tareas en la dirección /tasks/automation, pestaña «Periódicas».
Cuándo se necesitan las tareas periódicas
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
Conviene crear una tarea periódica donde el mismo trabajo se repite según el calendario:
- informe semanal por área;
- análisis mensual de indicadores;
- comprobación periódica de equipos o documentos;
- reunión de planificación recurrente con preparación de la agenda.
Si el trabajo surge por un evento y no por el calendario (por ejemplo, «cuando la oportunidad pasó a una etapa»), no es una tarea periódica, sino una regla de tarea o un robot de CRM.
Dónde configurar
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
Abra /tasks/automation y vaya a la pestaña «Periódicas». En la lista se ven todas las tareas periódicas configuradas: nombre, programación, próxima ejecución, propietario y estado. Para crear y modificar se necesitan permisos de automatización de tareas; sin ellos, las tareas periódicas solo están disponibles para lectura.
De qué se compone una tarea periódica
Flujo conceptual que conecta tarea manual, plantilla, programación y control del resultado; no es una captura de la interfaz.
Una tarea periódica se compone de dos partes:
- Plantilla de tarea: qué se va a crear exactamente: nombre, descripción, responsable, proyecto, lista de verificación, prioridad.
- Programación: cuándo y con qué frecuencia crear la tarea.
Primero prepare una plantilla de calidad: la tarea que el portal crea por sí mismo debe ser comprensible de inmediato para el ejecutor, sin ajustes manuales después de la creación.
Programación
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
La programación se define mediante varios campos:
- frecuencia: diaria, semanal, mensual o anual;
- intervalo: cada N-ésimo día/semana/mes (por ejemplo, una vez cada dos semanas);
- días de la semana: para una programación semanal se pueden elegir días concretos;
- fecha de inicio: a partir de qué momento la programación empieza a regir;
- días del mes: para una frecuencia mensual se pueden indicar uno o varios días del calendario.
El portal muestra un resumen claro de la programación en texto, para que se pueda comprobar la configuración antes de activarla.
Plantilla manual y límites adicionales
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
Una plantilla también puede estar en modo Manual: no crea tareas según un calendario, pero aparece en el selector de plantillas al crear una tarea. Una plantilla manual activa se puede buscar y reutilizar; las plantillas desactivadas no se ofrecen allí.
En las plantillas programadas puedes definir una fecha de finalización, elegir una frecuencia anual y decidir qué hacer con las ejecuciones solapadas: omitir la nueva, permitirla o sustituir la anterior. Plazo después de la ejecución desplaza el plazo de la nueva tarea en minutos, horas o días. Revisa estos valores junto con la zona horaria: controlan tanto cuándo se crea la tarea como el plazo que recibe cada tarea creada.
Zona horaria
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
La programación tiene una zona horaria: determina en qué momento de la hora local se crea la tarea. Esto es importante para los equipos distribuidos: compruebe que la zona corresponda a quien realmente trabaja en esa tarea, de lo contrario la tarea aparecerá a una hora del día equivocada.
Ejecución manual
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
Una tarea periódica se puede ejecutar manualmente, sin esperar a la programación: esto resulta útil para probar la plantilla o para una creación puntual fuera de plan. La ejecución manual crea una tarea con la misma plantilla y se refleja en el historial de ejecuciones.
Activación y propiedad
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
Una tarea periódica empieza a crear tareas solo después de activarse. Cada tarea periódica debe tener un propietario: quien responde por la vigencia de la plantilla y la programación. En la lista se ve quién cambió la configuración y cuándo. El creador de la plantilla queda como referencia histórica y no obtiene permisos automáticamente. El propietario responde por su vigencia, pero cada acción se comprueba por separado: siga los botones disponibles y sus explicaciones. Si una acción está deshabilitada, consulte al propietario o a un administrador; no copie la plantilla para eludir la restricción.
Una tarea periódica desactivada se conserva, pero no crea nuevas tareas: es la forma normal de pausar temporalmente un procedimiento sin perder la plantilla.
Protección contra duplicados
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
El portal está protegido contra la creación accidental de duplicados: una ejecución repetida con los mismos parámetros no genera tareas iguales. Aun así, no configure dos tareas periódicas para el mismo proceso: esto crea confusión y duplicados paralelos con diferentes plantillas.
Estados y limitaciones
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
- la tarea periódica está desactivada: no se crean nuevas tareas;
- la programación aún no ha llegado: la próxima ejecución se muestra en la lista;
- se ha alcanzado la fecha de finalización: ya no se crean tareas;
- no hay permisos de gestión: la tarea periódica solo está disponible para lectura;
- la ejecución se refleja en el historial; las ejecuciones fallidas y omitidas también se ven allí.
Buenas prácticas
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
- Primero afine la plantilla, luego active la programación.
- Compruebe el resumen en texto de la programación antes de activarla.
- Indique la zona horaria correcta para el ejecutor.
- Realice una ejecución manual para asegurarse de que la tarea se crea como debe.
- Asigne un propietario y revise periódicamente la vigencia del procedimiento.
- No duplique un mismo proceso con varias tareas periódicas.
Errores frecuentes
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
Activar la programación con una plantilla sin terminar. El ejecutor recibe una tarea poco clara y cada vez la completa manualmente.
Ignorar la zona horaria. La tarea aparece de noche o en fin de semana en manos de la persona equivocada.
Crear duplicados para un mismo procedimiento. Varias tareas periódicas parecidas generan trabajo paralelo y confusión.
Olvidar desactivar un procedimiento obsoleto. El portal sigue creando tareas que ya no necesita nadie.
Cómo verificar el resultado
Flujo conceptual; no es una captura de UI ni evidencia del estado del portal.
- en la lista se ven la próxima ejecución y el resumen correcto de la programación;
- la ejecución manual creó una tarea con la plantilla esperada;
- la tarea creada es comprensible de inmediato para el ejecutor sin ajustes;
- el historial de ejecuciones muestra que las tareas se crean en las fechas necesarias.
Escenarios relacionados
Guía conceptual, no es una captura de UI ni una evidencia de estado.