Correo

El correo en LadVen OS no es un archivo separado. Los mensajes importantes deben convertirse en trabajo gestionable: oportunidad de CRM, tarea, comentario, archivo o siguiente paso con el cliente.

El correo ayuda al equipo a ver qué mensajes requieren respuesta, cuáles ya están vinculados con cliente u oportunidad, quién continúa y dónde queda el resultado.

Dónde está

Áreas principales:

• Correo (/mailbox) - buzones conectados, escenarios de conexión y reglas;
• Bandeja de entrada (/mailbox/inbox) - lista, hilos, carpetas, búsqueda, acciones rápidas y contexto CRM;
• Tarjeta de correo (/mailbox/:integrationId/messages/:messageId o apertura desde la bandeja) - texto, adjuntos, remitentes, destinatarios, acciones CRM y respuesta;
• las rutas antiguas /mailbox/messages/:messageId y /crm/mail* llevan al módulo actual.

Las acciones disponibles dependen de permisos de correo, CRM, tareas y del buzón concreto.

Cuándo usar correo

Use el módulo de correo cuando un mensaje:

• inicia una venta, solicitud, soporte o acción del cliente;
• contiene un archivo, acuerdo, pregunta o confirmación que debe permanecer en el contexto de trabajo;
• requiere una tarea para una persona o departamento;
• debe vincularse con un cliente, contacto, oportunidad o proyecto;
• llega a un buzón compartido donde no se debe perder al responsable.

No deje los mensajes importantes solo en la bandeja de entrada. Si un correo crea trabajo, necesita responsable, plazo, contexto y un lugar para el resultado.

Buscar en el servidor de correo

La búsqueda del servidor es una operación separada, no un filtro de la lista del portal ya cargada. Use una consulta de 2 a 160 caracteres; busque en las carpetas predeterminadas o elija hasta 8. Cada búsqueda puede pedir como máximo 200 vistas previas. Solo se ejecutan dos trabajos a la vez, así que otro inicio puede tener que esperar. Los estados son queued, running, completed, failed, cancelled y expired; el escaneo va de los mensajes más recientes hacia atrás, está limitado y puede quedar truncado. Los resultados son vistas previas remotas, no mensajes descargados: no se pueden abrir en el portal hasta que el proveedor sincronice el mensaje. Las vistas previas caducan y requieren otra búsqueda; cancele u oculte trabajos innecesarios y no trate errores de acceso o del proveedor como una lista vacía. Los trabajos de otro dispositivo pueden no verse y aun así consumir el límite. Use consultas sintéticas y no muestre direcciones ni asuntos reales.

Una vista previa remota puede no tener fecha de recepción; si coinciden remitente y asunto, no se puede distinguir con seguridad un mensaje concreto. Sincronice o ábralo con el proveedor antes de actuar y no muestre nunca el uid técnico como etiqueta.

Conectar un Buzon

Elija primero el objetivo:

• buzon personal para la correspondencia laboral del propietario;
• buzon compartido para equipo, departamento o linea de negocio;
• buzon CRM para correos que deben crear o vincular oportunidades.

Revise direccion, nombre del remitente, servidores entrante y saliente, conexion segura, permisos y notificaciones. En un buzon compartido, defina quien puede leer y quien responde por el procesamiento.

Para escenarios CRM, elija el embudo, la etapa inicial, el responsable y las reglas de enrutamiento para que los correos nuevos no queden sin siguiente paso en la bandeja.

Procesar Correos Entrantes

Lea la bandeja como estados de trabajo, no solo como una lista de mensajes.

Compruebe:

1. Quien escribio y si ya es cliente o contacto.
2. Si ya existe oportunidad, solicitud de cliente o tarea vinculada.
3. Si se necesita respuesta, archivo, aclaracion o accion de otra persona.
4. Si el correo debe convertirse en tarea.
5. Si debe crear o vincular una oportunidad CRM.
6. Si el equipo necesita una nota interna con la decision.

Si el correo ya está vinculado con CRM, continúe en el objeto vinculado. Si afecta un compromiso con cliente y no está vinculado, cree el vínculo antes de perder contexto.

Acciones rápidas

Use acciones rápidas solo tras comprobar el contexto:

• Responder - desde el buzón correcto y con firma clara;
• Crear oportunidad - cuando el correo inicia un proceso de cliente;
• Vincular oportunidad - cuando pertenece a una venta o solicitud existente;
• Abrir oportunidad - para continuar en CRM;
• Archivar - cuando el correo ya está procesado;
• Eliminar - solo si no hace falta para el historial de trabajo.

Si hay adjuntos, decida qué archivos deben guardarse en tarea, CRM o documentos. No deje un archivo importante solo dentro del hilo de correo.

Vincular correo con CRM

Vincule con CRM cuando el correo trata de venta, soporte, pago, contrato, solicitud repetida o proyecto de cliente. Antes de crear una oportunidad nueva, compruebe si ya existe una activa del mismo cliente.

Tarea desde Correo

Cree una tarea cuando el correo requiere trabajo concreto: preparar respuesta, revisar archivo, acordar condiciones, emitir factura, actualizar datos, contactar al cliente o transferir la pregunta a otro departamento.

La tarea debe incluir resultado esperado, responsable, plazo o prioridad, contexto del correo o CRM, adjuntos necesarios y criterio claro de finalizacion.

El asunto del correo no sustituye la descripcion de la tarea.

Respuestas y correo saliente

Antes de enviar una respuesta, revise buzón de salida, destinatarios, copias, asunto, adjuntos y firma. En un buzón compartido, el cliente debe entender qué equipo respondió y quién lleva el siguiente paso.

Si el correo no se pudo enviar, el portal lo muestra de forma clara y con un motivo de rechazo comprensible, en lugar de «tragarse» el error: un envío diferido o puesto en cola no se convierte en un callejón sin salida silencioso. Cuando vea ese error, revise la dirección del destinatario, la conexión del buzón y los adjuntos, y vuelva a enviar el correo en vez de darlo por enviado.

No envíe notas internas, borradores, enlaces privados ni comentarios del equipo hacia fuera.

En Salientes se mantienen separados los hechos de entrega. En cola y Programado significan que el envío aún no terminó; Enviado se confirma con su propio sentAt, mientras scheduledSendAt solo indica la hora prevista. Una fila fallida muestra un motivo comprensible y, si está permitido, Reintentar o Cancelar. El registro de intentos y el reasonCode técnico son solo para diagnóstico: no muestre el código como explicación para el usuario ni considere el correo enviado antes del estado Enviado.

Antes de cancelar un correo en cola o programado, el portal abre una confirmación independiente. Comprueba que se trata del borrador sintético correcto y detente antes de la acción final al preparar documentación.

Buzones Compartidos

En un buzon compartido, acceso y responsabilidad son cosas distintas. Varias personas pueden ver el correo, pero una persona debe ser responsable del siguiente paso.

Defina quien procesa nuevos correos, quien controla respuestas vencidas, que correos pasan a CRM, cuales se convierten en tareas y que notificaciones se necesitan.

Seguridad

Si la conexion falla, revise direccion, contrasena de aplicacion, servidores, puertos y conexion segura. Si no aparecen correos, revise permisos, carpeta, sincronizacion y retencion local.

No copie contrasenas, tokens, URLs tecnicas internas ni datos privados de clientes en titulos de tareas o comentarios publicos.

Buenas prácticas

• Procese la bandeja por significado: responder, vincular con CRM, crear tarea, dejar nota, cerrar.
• En correos de clientes, compruebe que el siguiente paso esté visible en CRM.
• En tareas desde correo, escriba el resultado y no solo el asunto.
• En buzones compartidos, asigne un dueño del procesamiento.
• Las notas internas no sustituyen tareas ni decisiones en CRM.

Colas y responsables de los hilos

La bandeja puede leerse como hilos o como mensajes individuales. En modo de hilos están las colas Todos, Míos, Sin asignar, Esperando a nuestro equipo, Esperando al cliente, Vencidos, Pospuestos y Cerrados. Una cola no duplica el buzón: solo cambia la consulta de la lista.

En un hilo abierto puede asignarlo a usted o a otro compañero autorizado, indicar si la siguiente respuesta corresponde al equipo o al cliente y posponerlo hasta una hora predefinida. La señal de SLA distingue estados en plazo, vencidos, pospuestos y cerrados. Cierre los hilos resueltos y vuelva a abrirlos cuando aparezca trabajo nuevo. Después de una acción, vuelva a cargar el hilo y compruebe su estado antes de repetirla.

Automatización y orden en el correo

Cuando el flujo de correo crece, no lo procese a mano, sino con reglas y carpetas:

• Tarjeta de correo y acciones de trabajo: triaje, respuestas y reenvíos, tareas desde el correo, enlaces CRM, límites de adjuntos y ACL/privacidad.

• Reglas de procesamiento de correos entrantes: crear automaticamente una oportunidad de CRM, asignar responsable, enviar autorrespuesta y clasificar los correos por condiciones (remitente, dominio, asunto, adjuntos).

• Gestión de carpetas de correo: crear y mantener carpetas, mover correos y aplicar acciones masivas.

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