Automatizacion y ajustes del portal
La automatizacion en LadVen OS ayuda a gestionar acciones repetibles en tareas, CRM y workflows. Los ajustes del portal definen los limites: quien puede crear reglas, que acciones estan permitidas, que comprobaciones detienen transiciones inseguras y donde los administradores controlan el riesgo.
Use esta pagina como mapa de gobierno de la automatizacion. La automatizacion de tareas y los workflows tienen paginas propias; aqui se explica la operacion segura.
Qué herramienta elegir
| Herramienta | Cuándo usarla | Dónde se configura |
|---|---|---|
| Regla de tarea | Evento en una tarea + condición → acción (asignar, cambiar un campo, crear una subtarea) | Reglas de tareas |
| Robot de CRM | Evento en una oportunidad de CRM + condición → acción (asignar, mover de etapa, enviar un correo) | Robots de CRM |
| Verificación de protección | Es necesario impedir que se ejecute una operación hasta que se cumpla una condición | Verificaciones de protección |
| Workflow | Escenario de varios pasos con condiciones, esperas y tareas manuales para personas | Workflows |
| Tarea recurrente | Trabajo repetitivo según un horario (semana, día del mes) | Tareas recurrentes |
| Plantilla y lista de verificación | Estandarizar un trabajo repetitivo puntual sin horario | Plantillas y automatización de tareas |
Si duda entre una regla y un workflow: la regla sirve para una sola acción ante un solo evento; el workflow, cuando hay varios pasos y parte de ellos los realizan personas.
Donde esta
Entradas principales:
- Automatizacion (
/automation) - resumen de reglas de tareas, reglas CRM, workflows y comprobaciones de operacion; - Comprobaciones de operacion (
/automation/operation-guards) - reglas que bloquean transiciones o acciones si no se cumplen condiciones; - Ajustes del portal (
/portal-settings) - ajustes de modulos, permisos, politicas de acceso, seguridad, documentos, archivos y espacios; - Ajustes tecnicos de tareas (
/portal-settings-tech) - ajustes avanzados de tareas y automatizacion para administradores.
Los bloques disponibles dependen de rol y permisos. Si una accion no aparece, revise tambien el ambito: empresa, proyecto, pipeline, etapa o modulo.
Centro de automatizacion
Centro de automatización: todas las reglas, escenarios recurrentes y procesos en una tabla.
El centro de automatizacion muestra que reglas y procesos existen, donde estan activos y quien puede gestionarlos. Sirve para entender que afecta a tareas, CRM y workflows.
El resumen muestra el total de automatizaciones, las reglas activas, los workflows y los registros disponibles solo en modo de lectura. La búsqueda y los filtros por módulo, tipo y estado ayudan a crear una vista concreta. El menú Crear ofrece solo los tipos (regla de tareas, regla de CRM, protección o workflow) permitidos por tus derechos; los tipos no autorizados aparecen desactivados. Una fila de Gestionar no es lo mismo que una fila Solo lectura. No encontrar resultados después de un filtro aplicado correctamente no es un error de carga: una fuente no disponible o un fallo tiene su propio estado y opción de reintento.
Antes de cambiar una regla, revise:
- modulo y ambito;
- estado: activa o desactivada;
- ultima ejecucion o actualizacion;
- responsable del cambio;
- solapamiento con otra regla o workflow.
No active una regla si no estan claros el resultado de negocio y el responsable.
Comprobaciones de operacion
Una comprobacion detiene una accion cuando el objeto no esta listo: falta un campo obligatorio, el estado no corresponde o la transicion requiere otra condicion. Es control de proceso, no castigo al usuario.
Una buena comprobacion explica que debe corregir el usuario. El mensaje debe ser breve y sin codigos tecnicos ni terminos internos.
Usela para:
- datos obligatorios antes de cerrar una tarea u oportunidad;
- control de cambios de estado;
- enlaces entre tareas y CRM;
- proteccion contra objetos incompletos;
- reglas uniformes para equipos y pipelines.
Como activar una regla de forma segura
Trate una regla nueva como un piloto de gestion, no como un cambio inmediato para toda la empresa. Empiece con un ambito pequeno: un departamento, proyecto, pipeline, tipo de tarea o grupo de usuarios.
Antes de activar, defina:
- que resultado debe producir la regla;
- quien es dueno del proceso y quien puede detener la regla;
- que objetos quedan incluidos;
- que mensaje vera el usuario si se bloquea una accion;
- como se revisaran las primeras ejecuciones y omisiones.
Despues del lanzamiento, revise los primeros resultados con el dueno del proceso. Si la regla crea tareas de mas, cambia responsables incorrectos o bloquea trabajo valido, detengala y ajuste el ambito antes de ampliarla.
Que hacer si hay conflicto de reglas
Un conflicto aparece cuando varias reglas cambian el mismo objeto o crean expectativas distintas para el usuario. Por ejemplo, una regla mueve una tarea a revision, otra cambia enseguida el responsable y una comprobacion exige un archivo que aun no debe estar listo.
Resuelva el conflicto asi:
- Encuentre el objeto concreto donde el comportamiento no fue claro.
- Revise historial de cambios, registro de automatizacion y comprobaciones activas.
- Decida que regla debe ser principal para el proceso de negocio.
- Desactive la regla duplicada u obsoleta.
- Actualice nombre, descripcion o mensaje para que el siguiente usuario entienda el motivo.
Si ambas reglas son necesarias, separe su ambito por departamento, etapa, tipo de tarea, pipeline, proceso de cliente o rol de participante.
Pausa y rollback
La automatizacion no se pausa solo por errores tecnicos. Detenga o limite una regla cuando el equipo ya no entiende por que cambia estado, plazo, responsable o acceso.
Antes del rollback, conserve una traza operativa:
- que regla se cambio;
- que objetos ya fueron afectados;
- que debe corregirse manualmente;
- a quien avisar sobre la pausa temporal;
- cuando el dueno del proceso revisara de nuevo la configuracion.
No deje reglas pausadas sin dueno. Si una regla ya no apoya el proceso actual, desactivela y describa el nuevo orden de trabajo.
Permisos y politicas
La automatizacion debe estar disponible para quienes responden por el proceso. Un usuario normal puede ejecutar o ver escenarios permitidos; la gestion de reglas y politicas debe quedar en duenos del proceso y administradores.
Antes de conceder acceso, revise:
- si necesita ver, ejecutar o gestionar;
- a que modulo pertenece el permiso;
- si aplica a toda la empresa o solo a proyecto, pipeline, etapa o espacio;
- quien revisara los cambios despues de activar.
No conceda derechos administrativos amplios para una sola regla. Configure una politica precisa.
Ajustes del portal
Los ajustes del portal afectan tareas, CRM, chat, AI, documentos, archivos, seguridad y espacios. Tratelos como reglamento de trabajo, no como cambio tecnico aislado.
Antes de cambiar algo, responda:
- a quien afecta;
- como el equipo entendera el nuevo orden;
- con que rapidez se puede detener o revertir si el resultado es incorrecto.
Despues del cambio, pruebe un escenario tipico en un objeto seguro y confirme que los usuarios ven mensajes claros.
La automatizacion son los escalones superiores de la delegacion: primero el trabajo se convierte en una tarea con aceptacion y plantilla, despues en una programacion y un proceso. Cuando elegir cada herramienta se explica en la seccion Escalera de delegación.
Buenas practicas
- Active automatizacion primero en un ambito limitado.
- Nombre las reglas por sentido de negocio.
- Mantenga mensajes comprensibles.
- Revise conflictos antes de publicar.
- Desactive reglas obsoletas.
Escenarios para el negocio
- Automatización de tareas repetitivas
- Poner orden en el trabajo
- El negocio creció y se perdió el control
- Todos los escenarios
Secciones relacionadas
Guía conceptual, no es una captura de UI ni una evidencia de estado.