Permisos y alcances de la automatización
La automatización influye directamente en el trabajo de las personas: cambia tareas y oportunidades, programa pasos, envía correos. Por eso el acceso a ella se divide en niveles y se vincula a un alcance. Los permisos responden a dos preguntas: qué puede hacer el usuario con la automatización (ver, configurar, ejecutar) y dónde — en qué empresa, embudo o proyecto.
Esta página explica el modelo de permisos para que los roles se distribuyan de forma consciente y no «todo para todos».
Por qué separar los permisos
Matriz de acceso de la automatización — flujo conceptual, no es una captura de UI ni evidence.
Si todos tienen acceso completo, es fácil romper la automatización: cambiar por accidente una regla ajena, ejecutar un flujo de trabajo sobre datos reales, reasignar tareas. La separación de permisos protege el procedimiento: configura la automatización quien es responsable del flujo de trabajo, y los ejecutores solo realizan sus pasos.
Cada operación con la automatización se verifica: si no hay permiso, la operación no se ejecuta, y en la respuesta se muestra un código de motivo de denegación (que también se ve en el historial de ejecuciones).
Niveles de permisos
Matriz de acceso de la automatización — flujo conceptual, no es una captura de UI ni evidence.
El acceso a la automatización se divide en niveles:
- gestión — crear y modificar la automatización;
- ejecución — correr la vista previa y la simulación, ejecutar manualmente, procesar los «pasos pendientes de ejecutar»;
- asignación — dirigir tareas manuales a personas y recibirlas.
Los niveles son independientes: se puede tener visualización sin gestión, o la posibilidad de realizar tareas sin permiso para modificar plantillas.
| Rol | Visualización | Gestión | Ejecución | Asignación |
|---|---|---|---|---|
| Ejecutor | Sus propias tareas | — | — | Recibe tareas |
| Propietario del flujo de trabajo | Sí | Sí, en su alcance | Sí | Dirige tareas |
| Responsable de departamento | Sí, en su alcance | Según decisión del propietario | Sí | — |
| Administrador del portal | Sí, en todas partes | Sí, en todas partes | Sí | Sí |
El alcance de cada permiso es propio: el propietario de un embudo gestiona la automatización de ese embudo, no la de toda la empresa.
Visualización
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El permiso de visualización da acceso a las listas de automatización y al historial, pero no a su modificación. Es el nivel básico para un responsable que controla qué está activado y cómo funciona, pero que no configura las reglas por sí mismo. Sin el permiso de visualización, la sección o la fila correspondiente no está disponible.
Gestión
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El permiso de gestión permite crear y modificar la automatización: reglas de tareas, robots de CRM, verificaciones de protección, plantillas y flujos de trabajo. Es el nivel del propietario del flujo de trabajo. La gestión en un alcance no otorga permisos en otro: quien configura los robots de un embudo no necesariamente gestiona la automatización de toda la empresa.
Ejecución
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El permiso de ejecución está separado del de gestión. Permite ejecutar la previsualización de una regla, la simulación de un workflow, correr la automatización manualmente y procesar los «pasos pendientes de ejecutar». Así se puede dar a un empleado la posibilidad de comprobar y ejecutar automatizaciones de forma segura sin abrirle la edición de plantillas.
Asignación y recepción de tareas
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Permisos separados controlan las tareas manuales de los flujos de trabajo: quién puede asignar una tarea a personas y quién puede recibirla. Esto importa para la audiencia del workflow: la tarea debe llegar solo a las personas previstas. Compruebe que los destinatarios sean los empleados correctos y no un grupo más amplio.
Alcances
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Los permisos están vinculados a un alcance. La automatización y las verificaciones pueden actuar a nivel de:
- empresa — un estándar común para todos;
- departamento — para una unidad concreta;
- embudo o etapa — para una parte del proceso correspondiente;
- proyecto — para un contexto de cliente concreto.
Un permiso en un alcance estrecho no se extiende a uno amplio: la gestión de la automatización de un embudo no otorga permisos sobre la empresa. Concede permisos en el alcance mínimo suficiente — eso reduce el riesgo de cambios accidentales.
Solo lectura y denegaciones
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Si un rol no tiene permiso para una acción en el alcance requerido, la automatización se muestra como «solo lectura» y la operación devuelve una denegación con un motivo claro. No es un error — es el modelo de acceso funcionando. Cuando la acción deseada no está disponible, primero comprueba el nivel del permiso y el alcance al que pertenece la automatización, en lugar de eludir la restricción.
Buenas prácticas
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- Concede permisos por roles: propietario del flujo de trabajo, responsable, ejecutor.
- Separa la gestión y la ejecución — no todos los que ejecutan necesitan la edición.
- Limita el alcance del permiso al mínimo suficiente.
- Comprueba la audiencia de las tareas manuales para que los pasos no lleguen a personas de más.
- Analiza las denegaciones por su código de motivo, en lugar de conceder acceso completo «para que funcione».
Errores frecuentes
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Dar gestión a todos. Las reglas ajenas se cambian por accidente y el procedimiento se rompe.
Confundir la ejecución con la gestión. El empleado solo necesita correr la automatización, pero se le abre la edición.
Alcance del permiso demasiado amplio. Acceso a la automatización de toda la empresa donde bastaría con un solo embudo.
Eludir la denegación en lugar de analizarla. El motivo de la denegación indica directamente qué permiso o alcance falta.
Cómo comprobar los permisos
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- las secciones de automatización necesarias se ven bajo el rol del usuario;
- la gestión está disponible solo donde el rol es responsable del flujo de trabajo;
- la ejecución y la simulación funcionan sin permiso de edición, si así está previsto;
- las tareas manuales llegan solo a la audiencia objetivo;
- las denegaciones son explicables por su código de motivo y corresponden al alcance del permiso.
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