Disco y Archivos
El disco de LadVen OS guarda archivos de trabajo conectados con tareas, CRM, documentos, proyectos y procesos de equipo. Evita que los adjuntos importantes queden solo en chats y mantiene visible su contexto.
Use el disco como almacenamiento gestionado: espacio, carpeta, archivo, relacion con un objeto de trabajo, acceso claro y publicacion externa controlada.
Espacios
La pagina Disco muestra espacios. Un espacio puede ser personal, compartido, de proyecto o conectado a un contexto de trabajo como tarea, cliente, oportunidad u otro registro.
Rutas principales:
/disk- espacios y proyecciones;- Abrir espacio - contenido de un espacio;
- Abrir carpeta - una carpeta concreta;
- paginas publicas para destinatarios de enlaces emitidos.
Antes de crear un espacio, decida quien es responsable de los archivos, quien mantiene el orden, a que proceso o cliente pertenece, si puede compartirse fuera y cuanto tiempo debe conservarse.
No cree un espacio compartido solo porque varias personas necesitan un archivo. Si pertenece a una tarea o CRM, mantengalo en ese contexto.
Use filtros por propietario, tipo, contexto y archivo. Si ve un espacio de otra persona sin permiso de escritura, trátelo como solo lectura.
Para una persona autenticada, el filtro de propietario empieza en Míos para espacios y elementos. Cambie a Todos u Otros para buscar un contexto compartido o de otra persona; un resultado vacío después de cambiar el filtro no significa que el espacio se haya eliminado. La selección se conserva en el parámetro owner de la URL.
Proyecciones y archivos de contexto
Las proyecciones muestran archivos y documentos ya conectados con tareas, chats, CRM, documentos o accesos compartidos. Sirven para encontrar archivos de tareas, chats, CRM, documentos de oportunidades, elementos compartidos y archivos que ya tienen ubicacion fisica.
No mueva todos los archivos de contexto a un espacio compartido por costumbre. Primero decida si hace falta una carpeta fisica o si basta la relacion con tarea, CRM, documento o chat.
Carpetas y archivos
Abra un espacio y use carpetas para la estructura de trabajo: contratos, materiales de cliente, fuentes, resultados, actas y aprobaciones. Los nombres deben explicar el contenido sin leer toda la conversacion.
Suba archivos a la carpeta actual. Si no se puede subir a la raiz, cree o abra una carpeta primero. Despues revise que el archivo este en el lugar correcto y visible para quienes lo necesitan.
Dentro de un espacio puede crear carpetas y subcarpetas, subir archivos por boton o arrastrando, agregar un archivo o documento existente, alternar cuadricula/lista, buscar en la carpeta actual, renombrar ubicaciones, copiar o mover ubicaciones, descargar un archivo o un ZIP de seleccionados y usar modo seleccion para archivar, restaurar, enviar a papelera o eliminar.
Use acciones masivas solo despues de comprobar la seleccion. Si hay carpetas, documentos y archivos juntos, confirme que la accion sea segura para cada tipo.
Si una carga, descarga o actualización muestra una línea técnica en vez de una explicación clara, no la trate como el estado del archivo ni la copie en un ticket, material de formación o screenshot. Puede actualizar la página o repetir la acción una vez; si la línea permanece, comunique al responsable del portal la ruta y la hora, sin transmitir el texto del error.
Enlace con el trabajo
El archivo debe estar cerca del trabajo al que sirve. Si confirma una tarea, adjuntelo a la tarea o enlacelo en un comentario. Si pertenece a un cliente, oportunidad o solicitud, guardelo en el contexto CRM.
Una buena estructura muestra a que cliente, tarea o proyecto pertenece el archivo, que version es actual, quien debe revisarlo y si puede mostrarse fuera de la empresa.
Los documentos de LadVen OS pueden colocarse en una carpeta como elementos de trabajo. Mantienen su ciclo, estado, firma, publicacion y aprobacion. No descargue un documento como archivo solo para ponerlo en Disco si basta con colocarlo como documento.
Enlaces publicos
Use enlaces publicos cuando un archivo o carpeta deba enviarse de forma segura a alguien externo. Antes de crearlo, revise vencimiento, modo de acceso, contrasena, limite de descargas y revocacion.
Use contrasena y vencimiento para datos de clientes, financieros, contractuales o personales. Revoque el enlace cuando ya no sea necesario.
Para carpetas, elija el modo con cuidado:
- Copia fija (snapshot) - el destinatario ve el contenido del momento de emision;
- Carpeta actualizada (live) - el destinatario ve el contenido actual mientras el enlace esta activo.
Si duda, use la copia fija. Live solo es adecuado cuando el equipo mantiene intencionadamente una carpeta para un destinatario externo.
Tras crear un enlace, guarde de inmediato la URL y la contrasena generada. Tokens y contrasenas no deben quedar en chats publicos, tareas ni capturas de documentacion. Use modo de una sola descarga cuando corresponda.
La pagina publica muestra titulo, tipo de objetivo, vencimiento, cantidad o tamano y, si hace falta, contrasena. Enlaces revocados, vencidos o bloqueados deben mostrar un estado claro.
WebDAV y conexion
Cada espacio muestra datos de conexion: direccion web, direccion WebDAV, ruta, login y estado de contrasena de aplicacion. WebDAV sirve para trabajar desde Finder, Windows Explorer o clientes moviles de archivos.
Use solo una contrasena de aplicacion WebDAV. La contrasena principal y la sesion del portal no sirven para disco de red. La nueva contrasena se muestra una vez: guardela y regenere si pudo filtrarse.
Revision periodica del disco
Asigne una persona responsable para revisar periodicamente espacios, enlaces publicos activos, acceso WebDAV y ubicacion de archivos finales. Esta revision es especialmente importante cuando termina un proyecto, se traspasa un cliente, sale un empleado, cambia un contratista o se publica un nuevo paquete de documentos.
Durante la revision:
- cierre enlaces publicos cuyo proposito o vigencia ya termino;
- compruebe que carpetas live no muestren archivos internos nuevos a un destinatario externo;
- mueva materiales finales desde carpetas personales a la tarea, registro CRM, documento o proyecto;
- renombre carpetas y archivos si el nombre ya no explica su proposito;
- regenere la contrasena WebDAV cuando un dispositivo, contratista o acceso ya no deba funcionar;
- elimine o archive borradores solo despues de revisar tareas, documentos y registros CRM vinculados.
No use un enlace publico como sustituto permanente de permisos. Si alguien debe trabajar con archivos a largo plazo, conceda acceso interno o extranet correcto y deje los enlaces publicos para entregas temporales de resultados.
Ciclo de vida seguro
Enviar a la papelera exige archivar antes una carpeta o archivo activo. La secuencia segura es archivar → papelera → revisar retención y enlaces → eliminación definitiva. Restaurar recupera un elemento archivado; revise la selección antes de acciones masivas.
Use la descarga para SVG/HTML subidos en lugar de la vista inline: el contenido podría ejecutarse en una sesión autenticada.
Archivo y eliminacion
Archive espacios que ya no estan activos pero deben conservarse por historia. Elimine solo despues de comprobar que el archivo no se necesita en tareas, CRM, documentos, clientes o destinatarios externos.
Las filas de espacios, carpetas y ubicaciones pueden mostrar dos señales independientes: Bloqueo legal y Conservar hasta, seguido de una fecha. La primera indica una retención de cumplimiento activa; la segunda, el plazo de conservación. Compruebe ambas antes de archivar, enviar a la papelera o eliminar definitivamente. Un botón puede seguir disponible hasta la comprobación del servidor: si la acción se rechaza, deje el elemento en su sitio, actualice la página y contacte con la persona responsable de cumplimiento o con un administrador.
Separe archivo, papelera y eliminacion inmediata. Archivo conserva historia, papelera da tiempo de revisar consecuencias, eliminacion inmediata es solo para carpetas vacias, ubicaciones erroneas o borradores seguros.
Antes de eliminar, revise enlaces publicos activos, tareas, documentos y fichas CRM. Revoque primero los enlaces activos.
Demostraciones y formacion sin fuga de datos
Cuando muestre el Disco a colegas, grabe materiales de formacion o prepare instrucciones para el equipo, use secciones y carpetas de prueba. La pantalla no debe mostrar documentos de clientes, URL privadas, contrasenas WebDAV, emails ni telefonos.
Tenga especial cuidado con los enlaces externos: un fotograma o una grabacion con un token de enlace real abre el archivo a cualquiera que vea el material. Para una demostracion, cree un enlace aparte a un archivo de prueba y revoquelo despues de la presentacion.
Buenas practicas
- Mantenga archivos finales junto a la tarea, CRM o documento donde se decidio.
- No use espacios personales para resultados de equipo.
- No publique archivos con hojas ocultas, comentarios de borrador o datos privados.
- Nombre carpetas por proceso o cliente.
- Revise enlaces publicos activos igual que permisos.
- Guarde contrasenas WebDAV aparte y regenere tras bajas, perdida de dispositivo o sospecha de exposicion.
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