Documentos
Los documentos en LadVen OS mantienen los archivos de trabajo junto al proceso: una tarea, una ficha de CRM, un cliente, un grupo de trabajo o un workflow. No son solo almacenamiento de archivos. Un documento debe dejar claro qué material es, a qué caso pertenece, qué versión está vigente, quién debe revisarlo o firmarlo y cuál es el siguiente paso.
Use los documentos como una capa de trabajo controlada, no como una carpeta de adjuntos sueltos.
Dónde está
Áreas principales:
- Documentos (
/documents) - lista y tarjetas de trabajo; - Tarjeta de documento - archivos, estado, vínculos, acciones, historial y comentarios;
- Plantillas de paquetes (
/documents/templates) - conjuntos repetibles para tareas, CRM, clientes y grupos de trabajo; - Intercambio entrante (
/documents/exchange/inbound) - tratamiento de documentos recibidos por intercambio externo; - bloques relacionados dentro de tareas, CRM, extranet y espacios de trabajo.
Las acciones disponibles dependen de permisos, tipo de documento, objeto vinculado y reglas de firma o intercambio.
Preajustes y filtros del registro
El registro general ofrece los preajustes Todos, Míos, Participante, Entrantes, Requiere acción y Vencidos. Míos y Participante requieren un usuario actual; Requiere acción selecciona documentos pendientes de firma, mientras Entrantes y Vencidos usan su propia ordenación. El filtro de vínculos separa Todos, Vinculados y Sin vínculo, y solo aparece sin contexto de tarea, oportunidad, cliente u origen. Búsqueda, estado y tipo refinan el resultado; el enlace conserva el preajuste, el orden, el estado del vínculo y el ámbito de vista elegidos. Solo origen limita al objeto de origen y Con hijos incluye registros hijos vinculados. Los contadores describen todo el conjunto coincidente, no solo la página cargada. Un resultado vacío significa que los filtros no coinciden, no que se hayan borrado documentos.
Seleccione varias filas para iniciar la descarga de los documentos elegidos. El portal descarga en secuencia los archivos o paquetes de visualización disponibles; no crea un único archivo comprimido. Omite las filas sin URL de descarga o sin permiso, e informa cuántas se omitieron. Revise los permisos y la selección antes de iniciar. Al hacer clic en una fila se abre su ficha, el enlace del archivo abre una pestaña nueva y el control separado inicia la descarga; si no hay un enlace utilizable, la barra de acciones de la fila queda oculta. Abra el menú de acciones de la fila desde los puntos suspensivos o la acción contextual para abrir la ficha o el archivo, descargar el archivo principal o el paquete de visualización, ejecutar la acción principal disponible, abrir un registro relacionado o copiar un enlace. Si una acción no está permitida, el menú muestra el motivo en vez de insinuar que tuvo éxito; Esc, las flechas y Enter lo controlan, y en móvil se cierra al tocar fuera.
Flujo de trabajo
- Cree o abra el documento desde el contexto correcto: tarea, oportunidad, cliente, proyecto o lista de documentos.
- Use un título y tipo claros: contrato, factura, acta, propuesta, materiales del caso, poder u otro tipo de negocio.
- En la ventana Subir archivo, el archivo y el título del documento son obligatorios. Puede buscar y elegir de forma opcional un cliente, proyecto, entidad jurídica, oportunidad o tarea; sin contexto seleccionado, puede subirlo sin vínculo y relacionarlo después. Los estados de búsqueda «cargando», «sin resultados» y «sin permiso» indican espera, ninguna coincidencia o falta de acceso; reintente o revise los permisos.
- Compruebe la versión antes de aprobar, enviar al cliente o publicar en extranet.
- Deje un comentario: qué cambió, quién debe revisarlo y cuál es el siguiente paso.
- Si el conjunto se repite, use una plantilla de paquete.
Tarjeta de documento
La tarjeta debe mostrar el contexto de trabajo: título, tipo, estado, archivos vinculados, cliente o tarea, responsables e historial de acciones. Si el documento está vinculado con CRM, tareas o extranet, el usuario debe entender por qué existe y quién espera el resultado.
Evite nombres como scan.pdf o final_new_2. Un buen título ayuda a encontrar el documento sin abrir el archivo.
Editor de documentos: texto, formato y tablas
El texto del documento se puede preparar directamente en LadVen OS, sin salir a un editor de oficina aparte. El editor integrado admite formato (encabezados, listas, resaltado, enlaces) y tablas, y eso basta para armar una propuesta, un acta, un instructivo o un reglamento interno en el mismo lugar que el resto del trabajo sobre el documento. Una tabla Markdown nueva empieza con encabezados y marcadores de celda en el idioma activo del portal; el marcador se borra al escribir el primer carácter, así que una plantilla rusa no se filtra a otra localización.
Si el documento ya está preparado en Word, se puede importar desde un archivo .docx: el texto, el formato y las tablas se trasladan al editor, y a partir de ahí el documento vive en el portal junto con su estado, sus versiones, sus vínculos y su aprobación. Resulta cómodo cuando el borrador llegó en Word, pero a partir de ahí hay que gestionarlo como un documento de trabajo y no como un adjunto.
La barra de formato está localizada en todos los idiomas del portal. El mismo formato está disponible en los comentarios, así que una aclaración sobre un documento o una tarea se puede presentar de forma legible (con listas, acentos y enlaces) y no como un bloque de texto corrido.
Qué evitar. No traslade al editor maquetaciones complejas de Word para lograr una copia exacta: el portal guarda un documento de trabajo, no la maqueta de un formulario impreso. Si lo que necesita es precisamente la maquetación o el diseño original, adjunte el archivo original como anexo y consérvelo como versión principal.
Antes de enviar fuera o firmar, compruebe que está abierta la versión vigente. Si el documento tiene varios archivos, identifique el archivo principal y los anexos.
No elimine una versión anterior si hace falta para el historial de aprobación. Deje un comentario claro que explique por qué apareció una nueva versión.
Cuando está disponible el modo de editor Rich Markdown, Tab/Shift+Tab desplazan el foco celda por celda. Si se pulsa Tab en la última celda del cuerpo de la tabla, se añade una fila; Enter pasa a la fila siguiente en la misma columna y añade una fila al llegar al final. Después de añadir una fila, se conserva el primer carácter escrito; la escritura dentro de una celda se agrupa en un solo paso de deshacer, en lugar de deshacer una letra cada vez. Ctrl/Cmd+Z y el atajo de rehacer de la plataforma (Ctrl+Y o Cmd+Shift+Z) deshacen y rehacen cambios estructurales de la tabla. Los atajos exactos dependen del modo actual del editor; la versión desplegada puede ir por detrás de este comportamiento, así que verifíquelo antes de depender de ello.
Plantillas de paquetes
Una plantilla de paquete describe un conjunto repetible: qué documentos hacen falta, cuáles son obligatorios, dónde se aplica y qué reglas de aprobación o firma se usan.
Úselas para procesos recurrentes: paquete de venta, paquete contractual, solicitud de servicio, caso legal, onboarding o inicio de proyecto. No cree una plantilla para un caso único que el equipo no repetirá.
Vínculos con tareas y CRM
Un documento debe estar vinculado a un objeto de trabajo cuando la ejecución depende de él. En una tarea aporta materiales de entrada y resultado esperado. En CRM fija la base comercial o legal del trabajo.
Si el documento debe prepararse, revisarse o enviarse, cree una tarea con responsable y fecha límite. Si pertenece a un cliente, compruebe el vínculo de CRM y los permisos de acceso.
Firma e intercambio
Para documentos que van a intercambio externo o firma, importan especialmente la contraparte, la entidad legal, la versión vigente y el estado. Antes de enviar, compruebe que el documento pertenece al cliente correcto, no contiene comentarios internos y está listo para la acción externa.
Si el intercambio externo requiere atención, no lo sustituya por un envío manual sin registrar. El registro puede mostrar un rechazo, una eliminación, un error o un error de importación explícitos (rejected, deleted, error, import_failed) con una acción de riesgo. No considere correcto el estado normal «Listo» si junto a él aparece un error de intercambio: compruebe la etiqueta del proveedor, la causa y si es seguro reintentar. unknown significa que el operador no informó del estado, no que el intercambio haya terminado. Fije el estado y el siguiente paso para que el equipo vea dónde se detuvo el documento.
El error de intercambio se muestra como un estado de riesgo sin posición en la barra de progreso. Si también se requiere una acción tuya, como firmar o confirmar, esa acción tiene prioridad sobre el mensaje de error del intercambio. unknown aparece como una aclaración independiente junto al estado normal y no significa que el intercambio haya terminado.
Cómo enviar un documento a firma, llevar el seguimiento de los firmantes y abrir acceso externo mediante enlace se explica en la sección Firma y acceso externo a documentos.
Documentos entrantes
Un documento recibido desde fuera debe clasificarse primero: identificar cliente u oportunidad, comprobar duplicados, vincularlo con una tarea o ficha de CRM y asignar responsable. No mueva un archivo entrante a la lista general sin contexto.
Si contiene datos personales, financieros o contractuales, revise el acceso antes de comentarlo en una tarea, chat o espacio de extranet.
Control del responsable
Los responsables deben revisar con regularidad:
- documentos sin tarea, cliente o ficha de CRM;
- paquetes donde falta un documento obligatorio;
- documentos pendientes de aprobación, firma o intercambio externo;
- versiones antiguas que el equipo sigue usando;
- plantillas que crean documentos innecesarios o poco claros;
- archivos publicados fuera o en extranet sin revisar acceso.
Buenas prácticas
- Nombre los documentos por sentido de negocio: cliente, tipo, periodo o resultado.
- No ponga datos privados en descripciones públicas.
- Compruebe la versión antes de enviar, firmar o publicar en extranet.
- Vincule documentos con tareas, CRM, cliente o grupo de trabajo.
- Use plantillas para paquetes repetibles.
Escenarios para el negocio
- Portal del cliente para la aprobación de documentos
- Embudo de ventas con tareas y documentos
- CRM para un despacho de abogados
- Todos los escenarios
Secciones relacionadas
Guía conceptual, no es una captura de UI ni una evidencia de estado.