Intercambio de documentos entrantes
El intercambio entrante sirve para revisar documentos recibidos de un operador externo o de una fuente conectada. Es una cola de revisión, no una aprobación automática: compruebe remitente, contexto y siguiente acción antes de importar.
Dónde encontrarlo
Guía conceptual, no una captura de la interfaz ni una prueba de estado.
Abra Documentos → Intercambio entrante en /documents/exchange/inbound. La cola muestra candidatos pendientes de revisión. Una cola vacía o una búsqueda sin resultados son estados válidos.
La pantalla muestra hasta 50 candidatos a la vez. Por eso, la búsqueda, el contador y las acciones solo cubren la página cargada. Actualice la cola después de cada lote, use la reasignación masiva o pida al administrador acceso a la página siguiente de los registros antiguos.
Puede abrir un candidato desde la lista. Las acciones dependen de la conexión, los permisos, la contraparte, la entidad legal y el material.
Revisar un candidato
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- Compruebe archivo, remitente, contraparte y contexto propuesto.
- Lea el resumen y el motivo cuando estén disponibles.
- Elija vincular a un documento existente, crear un documento, importar artefactos o ignorar.
- Confirme después el vínculo, la versión, el acceso y el responsable.
Ignorar quita el candidato de la cola de trabajo, pero no implica borrar el material en el proveedor. Registre el motivo y aplique la política de conservación.
Vincular o crear
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Vincule una ficha existente cuando coincidan contraparte, asunto y versión. Compruebe duplicados antes de crear otra. Cree un documento nuevo solo cuando tenga contexto claro de cliente, oportunidad, tarea o proyecto, y asigne responsable y siguiente paso.
Reasignación masiva
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La reasignación masiva trabaja con candidatos guardados y vuelve a resolver su contraparte dentro del portal. Requiere una conexión configurada y una entidad legal seleccionada, y está limitada a 100 candidatos por ejecución. Para las coincidencias aptas, la interfaz activa la creación automática del documento local y la importación de artefactos disponibles; las estadísticas separan los documentos creados de los errores de importación.
Si el proveedor solo devuelve metadatos o un artefacto ilegible, la importación termina con un aviso claro de que el artefacto no está disponible; eso no significa que se haya borrado el documento de origen. Conserve el identificador y solicite de nuevo el archivo al proveedor.
El resultado devuelve estadísticas y puede estar incompleto si se alcanzó un límite del proveedor o de documentos. Conserve el aviso, actualice la cola y procese el siguiente lote. Para obtener materiales nuevos del proveedor, ejecute una sincronización independiente de la conexión.
Errores y seguridad
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- Busque un documento existente antes de reintentar para evitar duplicados.
- No incluya tokens, direcciones de clientes ni contenido contractual en comentarios públicos ni en materiales compartidos.
- Un error de conexión no demuestra que falte el documento.
- Si falta una acción, revise permisos, entidad legal, fuente y estado de conexión.
- Compare el original y la versión actual antes de firmar o enviar.
Conexión con el proveedor
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Las acciones y límites dependen del proveedor conectado. Consulte su configuración, por ejemplo la integración de intercambio SBIS, y no dé por activa una conexión sin prueba del administrador.
Revisión del responsable
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Revisa periódicamente las entradas antiguas, los documentos repetidos, las operaciones masivas incompletas y los candidatos sin responsable. Cada candidato debe terminar con una decisión clara: vincular, crear, importar o registrar un descarte justificado.
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