Ficha del documento y lectura de una versión
La ficha del documento es el espacio de trabajo de un documento. Reúne contexto, estado, archivos, versiones, acceso externo, firma, intercambio y permisos. Las acciones dependen de sus permisos y de la política del documento; una acción desactivada muestra el motivo y no ofrece una vía para eludirlo.
Mapa de la pantalla
Mapa de la pantalla — flujo conceptual, no es una captura de UI ni evidence.
La cabecera muestra tipo, versión actual, fecha de actualización, título y estado. También puede mostrar el siguiente paso: preparar una versión, abrirla, enviarla a firma o actualizar el intercambio. Seguir suscribe los cambios.
- Contexto: empresa, contraparte, entidad jurídica y visibilidad del extraneto;
- Archivos y versiones: archivo principal y materiales del paquete con rol, tipo, tamaño, vista y descarga;
- Firmas: solicitud, firmantes, proveedor, plazo, enlace y cancelación cuando está permitido;
- Acceso: propietario, solo lectura o edición, visibilidad externa, clasificación y retención legal;
- Historial: revisiones, publicaciones y solicitudes de firma.
- Siguiente paso, acciones rápidas y EDI solo aparecen cuando existen los datos o la capacidad necesaria.
Leer archivos
Leer archivos — flujo conceptual, no es una captura de UI ni evidence.
Use Abrir para ver un archivo en otra pestaña o Descargar para guardarlo. La ficha abre la revisión actual seleccionada; si todavía no está definida, usa la última revisión disponible. Los roles distinguen archivo principal y materiales, y la ficha puede descargar el paquete completo. Los nombres técnicos largos se recortan visualmente, pero el valor completo permanece en la ayuda contextual. Antes de enviar algo fuera, verifica el contenido y la revisión, no solo el nombre.
La lista muestra como máximo cuatro archivos; los demás aparecen como «+N más». Cuando hay varios archivos se puede descargar el paquete completo. Si falla la preparación del paquete, la ficha muestra un error de descarga; comprueba permisos y selección de archivos antes de reintentar.
Versiones y borrador
Versiones y borrador — flujo conceptual, no es una captura de UI ni evidence.
Una revisión puede contener archivos fuente, renderizados y firmados. Conserve revisiones antiguas para el historial. Un borrador Rich Text puede previsualizarse y convertirse con Crear versión desde borrador. Revise antes de publicar o firmar.
Si el borrador cambió después de la última revisión, la ficha avisa de que ver, descargar y firmar siguen usando la última revisión creada. Espera a la vista previa (recárgala si falla) y usa Crear versión desde borrador para incluir los cambios.
Contexto, acceso y privacidad
Contexto, acceso y privacidad — flujo conceptual, no es una captura de UI ni evidence.
La ficha muestra el contexto vinculado o indica que no existe. Cambiar o quitar la vinculación requiere permiso de escritura; los documentos EDI externos pueden tener restricciones de acceso. Compruebe propietario, modo de solo lectura o edición, visibilidad del extraneto, clasificación y retención legal. No ponga datos personales, financieros o comentarios internos en una descripción pública. Antes de crear un enlace, compruebe destinatario, contexto y archivos incluidos.
En modo de solo lectura se ocultan las acciones de edición, publicación, firma e integración; no hay una vía de elusión en el cliente. Si aún no existe una revisión, la ficha muestra el estado sin versión actual en lugar de acciones de archivo.
Vincular o mover un documento
Vincular o mover un documento — flujo conceptual, no es una captura de UI ni evidence.
En Añadir documento existente (o Mover documento si ya está vinculado), busque y elija cliente, proyecto del cliente, entidad jurídica, oportunidad, tarea, empresa o contacto. La búsqueda tiene una espera y puede devolver resultados parciales: «Los resultados pueden estar incompletos» significa pulsar Reintentar, no asumir que no hay coincidencias. Tras seleccionar un destino, el portal comprueba si la vinculación está permitida; mientras está pendiente o denegada no se puede guardar. Si falla la búsqueda, repítala y no intente saltarse la denegación de otra forma.
Publicación, firma e intercambio
Publicación, firma e intercambio — flujo conceptual, no es una captura de UI ni evidence.
La publicación para ver y la solicitud de firma son operaciones distintas. Una publicación puede ser solo de lectura o de firma externa y tener política, caducidad y límite de aperturas. La solicitud identifica revisión, escenario, firmantes, proveedor y plazo opcional. En la firma desde el extraneto del cliente, el firmante puede resolverse desde la ficha CRM vinculada; la firma pública requiere un firmante externo. No comparta un enlace personal de firma; cierre solicitudes y publicaciones que ya no se necesiten.
El acceso Enlace protegido permite entrar a quien tenga el enlace, mientras que Solo destinatario exige confirmar la propiedad del correo electrónico. La caducidad y el máximo de aperturas siguen limitando el acceso después de emitir el enlace.
EDI e intercambio entrante
EDI e intercambio entrante — flujo conceptual, no es una captura de UI ni evidence.
En documentos gestionados externamente, el estado visible procede del intercambio. El bloque EDI puede mostrar proveedor, ciclo, comprobación, código de rechazo, ID de envío y enlace de verificación; Abrir EDI y Actualizar solo aparecen si la acción está disponible. Los candidatos entrantes se deben asociar con su origen, comprobar contra duplicados, elegir una acción y solo entonces crear o vincular el documento; un solo archivo no demuestra que el intercambio haya terminado.
Al volver a publicar, una versión publicada sin cambios permanece fijada. Si la política de acceso no permite una acción, la ficha oculta el botón o muestra el motivo; que falte el botón no autoriza otra vía.
Errores y acciones no disponibles
Errores y acciones no disponibles — flujo conceptual, no es una captura de UI ni evidence.
La primera carga muestra un estado de espera. Si falla una actualización después de abrir la ficha, los datos existentes permanecen visibles junto con el error y la acción Actualizar. «Documento no disponible» puede significar que falta o que no tiene acceso, no necesariamente que se haya eliminado. Si una acción está desactivada, compruebe permiso, estado y motivo mostrado en la ficha; no la reintente a ciegas.
En el bloque actual del paquete de documentos relacionados, un error puede contener texto técnico del servidor o del transporte. No lo trate como un motivo legible, no lo reenvíe ni lo incluya en screenshot/evidence: puede contener identificadores u otros datos protegidos. Cierre o actualice la ficha; si no aparece una explicación localizada segura, indique al responsable solo la ruta, la hora y la acción realizada, no el contenido del error.
Lista de comprobación
Lista de comprobación — flujo conceptual, no es una captura de UI ni evidence.
- Confirme ficha y contexto.
- Confirme contenido y revisión actual.
- Revise propietario, siguiente paso y permisos.
- Limite el acceso externo al destinatario y plazo correctos.
- Confirme escenario y firmantes.
- Conserve historial y revisiones anteriores.
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