Firma y acceso externo a documentos
Cuando un documento está listo, a menudo hay que mostrarlo o firmarlo fuera: con un cliente, una contraparte o un socio. LadVen OS permite enviar un documento a firma y abrir un acceso externo seguro directamente desde su tarjeta, sin reenviar archivos por correo y con seguimiento de quién hizo qué.
Lo importante: los métodos básicos de firma funcionan desde el primer día. Un documento creado en el portal ya se puede firmar; no hace falta conectar un servicio externo solo para que el cliente firme. La configuración externa solo es necesaria para el intercambio oficial con valor legal a través de un operador.
Cómo trabajar con el documento y sus versiones se explica en la sección Documentos. Aquí tratamos la firma y el acceso externo.
Qué funciona de inmediato y qué requiere configuración
Los métodos de firma integrados llevan al documento firmado sin servicios externos. El intercambio electrónico externo es un camino aparte que requiere un operador conectado.
Un documento creado desde un archivo se gestiona dentro del portal, por eso los métodos integrados de firma se pueden usar sin configuración adicional. El intercambio electrónico externo es un camino aparte y depende del operador conectado.
«Desde el primer día» significa que existe el flujo del producto; enviar o firmar requiere una sesión activa con allowedActions.submit=true. Las sesiones cerradas, completadas o rechazadas solo muestran estado y motivo; Rechazado es un estado terminal del backend, no un botón independiente.
| Necesidad | Configuración | Quién firma | Resultado |
|---|---|---|---|
| Crear documento desde archivo | Desde el primer día | - | Gestionado en el portal |
| Vincularlo a un cliente | Desde el primer día | - | Conectado con la ficha CRM |
| Publicar para visualización | Desde el primer día | - | Visible por enlace y en la extranet |
| Publicar para firma | Desde el primer día | - | Firma habilitada |
| Botón de aceptación | Desde el primer día | Cliente por enlace o en la extranet | Firmado |
| Firma dibujada | Desde el primer día | Cliente por enlace o en la extranet | Firmado |
| Carga de archivo firmado | Desde el primer día | Cliente por enlace o en la extranet | Firmado |
| Finalización por el responsable | Solo si la política del documento permite la acción y el rol tiene permiso | Responsable, sin acción del cliente | Depende de la política del documento |
| Intercambio electrónico externo | Requiere operador configurado | En el sistema externo | Firma fuera del portal |
En resumen: el portal puede recoger una firma práctica de inmediato. Un operador externo solo hace falta cuando la empresa exige intercambio oficial con valor legal.
Solicitud de firma
Guía conceptual, no una captura de la interfaz ni una prueba de estado.
Desde la tarjeta del documento pulse Enviar a firma. En el formulario se define:
- método de firma - cómo firmará la persona;
- firmantes - normalmente por email; el portal sugiere contactos de la ficha CRM vinculada. En el escenario de firma del cliente por extranet, el cliente CRM puede resolverse automáticamente y no siempre hace falta otro email;
- plazo de firma - fecha límite opcional;
- versión del documento - qué revisión se envía, por defecto la actual.
A partir de ahí el portal lleva el proceso y muestra el estado de cada firmante.
Se puede designar como firmante:
- un cliente a través de la extranet - el firmante de la ficha CRM vinculada firma en el portal de cliente;
- una persona externa mediante enlace público - firma cualquiera que reciba un enlace personal.
Para cada firmante el portal mantiene un estado: enviado, visto, firmado, rechazado o vencido. La solicitud completa también tiene estado, por ejemplo parcialmente firmada cuando no han firmado todos, y completada cuando se han reunido todas las firmas.
La solicitud también puede estar en borrador, en cola, cancelada o fallida. El borrador aún no se ha enviado; «en cola» espera el envío. No repita a ciegas una solicitud cancelada o fallida: revise la causa, conserve el rastro de auditoría y cree una nueva solo después de corregirla.
Métodos de firma
El esquema compara la aceptación en el portal, la firma dibujada, la carga del archivo firmado y el intercambio electrónico externo.
LadVen OS admite varios métodos integrados. Están disponibles sin servicios externos cuando la sesión activa permite allowedActions.submit:
- Confirmación en el navegador - el firmante pulsa "acepto" en la página del documento. Sirve para consentimientos, lecturas y decisiones internas.
- Firma dibujada - el firmante dibuja la firma directamente en pantalla, con ratón o con el dedo en móvil.
- Carga de archivo firmado - el firmante sube un escaneo o un PDF firmado. Sirve cuando el documento se firma en papel y se devuelve como escaneo.
Además existe un camino mediante servicio externo de firma o intercambio. Lo habilita el administrador y se usa para intercambio documental oficial a través de un operador.
Elija el método según los requisitos del documento: para aprobación interna basta la confirmación en navegador; para documentos importantes use el método aceptado en su empresa o el operador externo conectado.
El responsable completa la firma manualmente
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No todas las firmas se recogen en línea. El cliente puede firmar en papel en una reunión, enviar un escaneo por email o firmar en un sistema de terceros. En esos casos la tarjeta puede ofrecer completar la firma manualmente, pero solo si la política del documento y el rol lo permiten. No significa que toda tarjeta tenga un campo de carga independiente; si la acción no aparece, conserve el archivo mediante el proceso admitido por su empresa.
Cuando la acción está disponible y termina correctamente, el portal cambia el documento a firmado y registra el archivo o evento de prueba en el historial. Un escaneo por sí solo no demuestra que el documento esté firmado.
Enlaces personales de los firmantes
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Cada firmante recibe su propio enlace personal a la página de firma. El enlace se puede copiar y enviar por el medio que resulte cómodo. Con ese enlace la persona abre el documento, lo revisa y lo firma con el método elegido, sin entrar en el portal interno.
No reenvíe un mismo enlace a varias personas: el enlace está asociado a un firmante concreto y por él se sigue precisamente su acción.
Publicación: visualización y firma externas
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Además de la solicitud de firma, un documento se puede publicar: pulse Abrir acceso y emita un enlace externo en uno de los modos:
- apertura por enlace - el participante externo ve y descarga el documento;
- firma externa - el participante externo completa la firma.
Son dos flujos distintos: apertura por enlace solo permite ver y descargar el documento y no se convierte después en una firma. Si el destinatario debe firmar, elija desde el principio firma externa, para que la acción y el estado queden en el flujo correcto.
La publicación tiene parámetros de seguridad:
- cómo se concede el acceso - por enlace protegido o para un destinatario con email concreto;
- caducidad - después de esa fecha el enlace deja de funcionar;
- límite de aperturas - el acceso se cierra tras un número determinado de visitas.
La publicación se puede cerrar en cualquier momento. El enlace deja de abrir el documento de inmediato. Cierre el acceso cuando ya no se necesite o se haya concedido por error.
Intercambio electrónico externo: límites honestos
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Para el intercambio oficial con valor legal, LadVen OS puede trabajar con un operador externo de intercambio documental si el administrador lo ha conectado. Los documentos salientes se preparan desde la tarjeta del documento, y los estados y copias firmadas vuelven al portal.
Conviene entender los límites:
- la firma integrada del portal y el intercambio electrónico externo son cosas distintas; el intercambio externo no está activado por defecto y depende del operador conectado;
- el ciclo completo de intercambio - generar, enviar y firmar documentos con valor legal a través de un operador - termina en el sistema del operador; el portal conserva el documento gestionable con estado, vínculos y copias firmadas;
- los operadores disponibles dependen del país y de la configuración; no dé por conectado un servicio concreto hasta que el administrador lo configure.
Los métodos integrados de firma siguen disponibles aunque no haya operador externo.
Buenas prácticas
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- Antes de enviar a firma, compruebe que está abierta la versión vigente y que el documento pertenece al cliente correcto.
- Asegúrese de que el documento no tiene comentarios internos ni notas de servicio antes de abrir el acceso externo.
- Elija el método de firma según el tipo de documento: confirmación en navegador para consentimientos, firma dibujada o intercambio externo para documentos importantes.
- Si la firma se obtuvo fuera del portal, regístrela completando la firma con un escaneo subido.
- Envíe a cada firmante su enlace personal, no uno común.
- Fije una caducidad y cierre la publicación cuando el acceso ya no se necesite.
Errores frecuentes
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- Enviar a firma una versión obsoleta del documento.
- Abrir acceso externo sin quitar los comentarios internos.
- Reenviar un mismo enlace a varios firmantes, con lo que se pierde el seguimiento.
- No fijar caducidad ni cerrar la publicación, de modo que el acceso queda abierto más tiempo del necesario.
- Dar por activado el intercambio externo por defecto, cuando depende de la configuración del operador.
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