Intercambio de documentos a través de SBIS
El conector de intercambio de documentos vincula los documentos del portal con el operador de intercambio electrónico de documentos (EDO) SBIS. Esto permite intercambiar documentos con valor legal —actas, facturas, contratos— con tus contrapartes sin salir del portal: los salientes se preparan directamente desde la ficha del documento, y los estados y las copias firmadas se sincronizan de vuelta.
Es un conector regional para Rusia: funciona con el operador SBIS (en la ficha pueden aparecer marcas de otros operadores, pero la conexión está configurada con SBIS).
Qué se necesita para conectar
La conexión la configura un administrador en el Hub de integraciones (sección CRM → Integraciones, perfil SBIS EDO). Necesitarás:
- el escenario de intercambio — solo borradores salientes o intercambio bidireccional completo;
- acceso a SBIS — usuario y contraseña de la cuenta del operador;
- la organización y las entidades legales en nombre de las cuales el portal realiza el intercambio;
- la dirección del portal del operador (cabinet) de SBIS y el entorno (productivo o de pruebas).
Después de guardar, ejecuta la verificación de la conexión. El envío y la firma en sí permanecen en el portal del operador SBIS: el portal prepara los borradores y hace seguimiento de los estados.
Documentos salientes
Un documento saliente se prepara directamente desde la ficha del documento: el portal crea un borrador en SBIS con vista previa (para comprobar qué se va a enviar), hace seguimiento del estado de la firma, permite abrir el portal del operador SBIS e importar el resultado: el original, la copia firmada o ambos archivos.
Así el documento sigue siendo gestionable: se ve en el portal con su estado y sus vínculos, y no únicamente en el portal del operador.
Documentos entrantes
Los documentos entrantes desde SBIS se asocian con un cliente: el paso de selección de contraparte vincula el documento con la entidad legal correcta en CRM. Los entrantes sin asociar se agrupan en una cola aparte, donde un empleado puede procesar cada uno: vincularlo con un cliente, reasignarlo, crear un registro o posponerlo.
Así el flujo de documentos entrantes no se convierte en una carpeta sin procesar: cada documento recibe un cliente y un lugar en el trabajo.
Quién lo configura
Es una configuración de administrador. El acceso a los documentos en sí y al intercambio depende de los permisos sobre los documentos y las fichas de cliente vinculadas. No muestres en capturas de pantalla ni reenvíes el usuario y la contraseña de SBIS, la dirección del portal del operador ni los datos de contrapartes reales.
Estados del intercambio
| Estado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Borrador | El documento está preparado en el portal, todavía no se envió a SBIS | Comprobar la vista previa antes de enviarlo |
| Enviado | El borrador salió hacia el portal del operador SBIS | Esperar la reacción de la contraparte |
| En firma | El documento fue enviado y espera la accion de la contraparte en SBIS | No crear un duplicado; esperar el resultado |
| Firmado | Se recibió la copia firmada | Importar la copia a la ficha del documento |
| Rechazado | La contraparte rechazó el documento | Aclarar el motivo en el portal del operador y preparar una nueva versión |
| Error de intercambio | Fallo de conexión o rechazo del operador | Comprobar el entorno y los datos de conexión, y reintentar el envío |
Si el intercambio no funciona
- Error de conexión justo después de guardar la configuración — lo más frecuente es confundir el entorno de pruebas con el productivo, o un usuario/contraseña incorrectos; comprueba el perfil de conexión en el Hub de integraciones.
- El documento permanece «Enviado» durante mucho tiempo — es la espera de la acción de la contraparte en SBIS, no un fallo del portal; consúltalo directamente en el portal del operador.
- Un documento entrante no encuentra al cliente — la entidad legal de la contraparte no coincide con la ficha en el CRM; revisa el documento en la cola de entrantes y asócialo manualmente.
- El estado en el portal no coincide con el del portal de SBIS — actualiza la ficha del documento; el estado se sincroniza con cierto retraso, no en tiempo real.
Buenas prácticas
- Antes del primer intercambio, comprueba la organización, las entidades legales y el entorno (de pruebas o productivo).
- Prepara los salientes desde la ficha del documento, no manualmente en el portal del operador: así se conservan el vínculo y el estado en el portal.
- Procesa con regularidad la cola de entrantes para que ningún documento quede sin cliente.
Errores frecuentes
- Confundir el entorno de pruebas con el productivo en la primera configuración.
- Firmar y enviar solo en el portal del operador y olvidar actualizar el estado en el portal.
- Dejar los entrantes sin selección de contraparte: el documento se pierde fuera del contexto del cliente.
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