Clientes, empresas y contactos

La base de clientes es el cimiento del CRM. Si los registros se mantienen con cuidado, todo el resto del trabajo (oportunidades, tareas, documentos, correspondencia) se organiza alrededor del cliente correcto, y el responsable ve una imagen completa. Si la base tiene duplicados y datos sin verificar, la historia se reparte entre distintas tarjetas y las decisiones se toman a ciegas.

Esta pagina explica como dar de alta y mantener clientes, empresas y contactos de forma que la base siga siendo manejable.

Donde esta

CRM guarda a los participantes de la relacion en varias secciones vinculadas:

• Clientes (/clients) - entrada unica a los registros de cliente y sus espacios de trabajo. Es comodo empezar aqui: encontrar al cliente y pasar a su espacio de trabajo.
• Empresas (/clients/companies) - organizaciones contraparte: tarjeta de empresa, datos fiscales, contactos y oportunidades vinculados.
• Contactos (/clients/contacts) - personas concretas: nombre completo, cargo, vias de contacto, pertenencia a una empresa.
• Entidades legales (/clients/legal-entities) - personas juridicas con datos fiscales para documentos y liquidaciones.

Abre el registro de contactos en /clients/contacts; la ficha de un contacto concreto se abre en /clients/contacts/:contactId. El contenido y las acciones disponibles dependen de los permisos.

El conjunto de secciones y acciones disponibles depende de sus permisos. Si un elemento de CRM no aparece en la navegacion, su rol no tiene acceso al modulo: no es un error, sino una configuracion de permisos.

Registro de empresas

En /clients/companies se encuentra el registro especifico de organizaciones. Busque por nombre, limite la lista por responsable y active Mostrar archivadas cuando necesite registros archivados. Cada fila muestra nombre y tipo de empresa, sector, telefono o sitio web, responsable, estado y fecha de actualizacion. Al seleccionar una fila se abre el espacio de trabajo del cliente en /clients/account/:accountId, con sus pestañas y materiales relacionados. Para ver los datos propios de la empresa, elija Abrir ficha de empresa en ese espacio; abre /clients/companies/:accountId. En los campos de archivo configurados (logotipo, sello o firma), quien tenga permiso de edicion puede subir, reemplazar o quitar un archivo; si esta disponible se muestra un nombre legible y, para una imagen, una vista previa. Si el campo indica que el archivo no esta disponible, no copie el valor tecnico ni lo sustituya por su cuenta: pida al responsable del portal que revise el acceso o el estado.

En el teléfono, el nombre de la empresa sigue siendo el enlace y la tarjeta muestra hasta cuatro datos disponibles y no vacíos; los campos vacíos se omiten. Es una presentación adaptable, no una señal de que los datos se hayan eliminado o no estén disponibles: la tabla de escritorio puede mostrar un marcador explícito de valor ausente.

Los resultados se cargan por paginas. El contador sobre la lista es exacto solo cuando el portal indica expresamente que el portal confirmo el total; de lo contrario, es un limite inferior de los registros cargados hasta ese momento. Una lista vacia con filtros activos significa que primero debe quitar los filtros, no crear una empresa nueva.

Si el resumen ya muestra clientes pero la tabla sigue vacía o intermedia, no cree un registro nuevo. Pulse Reintentar o actualice la lista, revise los filtros y los permisos y comunique la discrepancia al administrador si persiste: la lista todavía no sirve para decidir sobre un duplicado.

El registro usa estados comunes: durante la carga muestra un esqueleto, un error de lectura ofrece Reintentar y un resultado vacío sin filtros invita a crear la primera empresa. Si hay filtros activos y no hay coincidencias, usa Restablecer filtros antes de decidir si necesitas un registro nuevo. El encabezado de resultados indica las filas cargadas y el total confirmado; la acción de cada fila archiva o restaura cuando tienes permiso de escritura. Una empresa activa no lleva una insignia de estado propia: los marcadores se reservan para registros archivados o inactivos.

Crear abre un formulario con nombre obligatorio, tipo (empresa, socio o proveedor), sector, sitio web, telefono, responsable, entidad legal y etiquetas. El sitio web y el telefono se validan antes de guardar. Archivar y restaurar requieren permiso de escritura; sin el, el portal explica la restriccion en lugar de intentar la accion en silencio.

Para las acciones de cada fila, el portal comprueba los veredictos separados del servidor: archiveAccount, unarchiveAccount, updateAccount y transferOwner. Si una acción se deniega, el motivo aparece junto al control; si falta el veredicto, significa «desconocido», no una denegación automática: la decisión final sigue siendo del servidor. El permiso general de edición por sí solo no garantiza que se pueda archivar la empresa o transferir su responsable.

El registro de cliente responde preguntas sencillas

Un buen registro de cliente da respuesta sin aclaraciones verbales:

• quien es el cliente: cliente particular o empresa;
• quien es la persona de contacto y como comunicarse con ella;
• que empresa y entidad legal participan en la relacion;
• quien dentro del equipo responde por el cliente;
• que limitaciones de acceso a los datos existen.

No convierta la tarjeta en un deposito de notas. Todo lo relacionado con un trabajo concreto llevelo en la oportunidad, la tarea o un comentario, y en el registro de cliente mantenga los datos estables del cliente.

Como dar de alta a un cliente sin duplicados

Un cliente duplicado es uno de los errores mas caros del CRM: la correspondencia, los documentos, las oportunidades y las tareas se reparten entre distintas tarjetas, y ni el responsable ni el director ven la historia completa.

En LadVen OS no hay bloqueo automatico de duplicados al crear, por eso la verificacion es una practica de trabajo, no un boton:

1. Antes de crear un registro nuevo, use la busqueda.
2. Compruebe al cliente por varios criterios: nombre o nombre completo, telefono, correo, empresa vinculada.
3. Si ya existe un registro parecido, trabaje en el en lugar de crear un segundo.
4. Si los datos del cliente cambiaron, actualice la tarjeta existente en vez de dar de alta una nueva.
5. Si aun asi aparece un duplicado, no una tarjetas ni traslade el historial solo porque los nombres coinciden. Un nombre recibido desde mensajeria no prueba la identidad: acuerden una persona responsable, trabajen en la tarjeta confirmada y mantengan separadas las fichas no verificadas.

Ingrese los datos de contacto solo despues de verificarlos. Si la informacion no esta confirmada, marquelo en un comentario o en el siguiente paso, en vez de convertir una suposicion en un hecho dentro de la tarjeta del cliente.

precaución

Una lista vacia no siempre demuestra que el cliente no existe. Si encima de la lista dice que los filtros elegidos no funcionan en esta vista, los registros no se muestran en absoluto, y desde esa pantalla no se puede crear un registro nuevo. Primero borre esos filtros y despues decida sobre el duplicado. Mas detalle en la seccion de filtros que sigue.

Busqueda y filtros en la lista de clientes

La lista de clientes se busca con el cuadro de busqueda y se acota con el boton «Filtros» situado encima de la lista. El boton muestra un contador de filtros activos, asi que se ve de inmediato que la lista no aparece completa.

Los filtros disponibles son:

• tipo de registro: empresa o cliente particular;
• responsable: que empleado lleva al cliente;
• estado de atencion: sano, vigilar, en riesgo, desconocido;
• recordatorios: vencidos, hoy, proximos, sin recordatorio;
• sin contacto, dias: clientes con los que no se ha hablado durante mas tiempo del indicado;
• ultimo contacto, proximo contacto, recordatorio para la fecha, actualizado: periodos «desde» y «hasta».

El conjunto de filtros disponibles depende de la vista y de sus permisos, por lo que algunos pueden no mostrarse.

La lista no se muestra porque los filtros no estan soportados

Un estado aparte que conviene reconocer: en lugar de la lista aparece el mensaje «Estos filtros no funcionan en esta vista» con el boton «Borrar estos filtros».

No es un resultado vacio ni un fallo. Algunos filtros no se atienden en todas las vistas de la lista y, en lugar de mostrar registros ignorando en silencio parte de las condiciones, el sistema no muestra la lista en absoluto. De lo contrario, en pantalla habria una relacion completa de clientes con aspecto de estar filtrada, y de ahi es facil tomar una decision equivocada.

Que hacer:

1. No lo interprete como «no hay clientes asi» ni cree un registro nuevo desde esa pantalla.
2. Pulse «Borrar estos filtros» o cambie a una vista donde los filtros que necesita si funcionen.
3. Asegurese de que la lista muestra registros y solo entonces saque conclusiones o ejecute acciones masivas.

Acciones masivas en la lista de clientes

En la lista se pueden marcar varios clientes con casillas (o seleccionar todos los cargados) y aplicar una accion: «Archivar los seleccionados» o «Restaurar los seleccionados». La seleccion se quita con un boton aparte. Cada vez se procesa un numero limitado de registros; si selecciono mas, el portal se lo dira.

Antes de escribir, el portal hace una vista previa segura: muestra cuántos registros se permiten, ya estan en el estado buscado o no estan disponibles. Una seleccion limpia se aplica directamente; la ventana de confirmacion aparece solo si parte de la seleccion sera rechazada u omitida. Tras el exito, vuelva a leer la lista; para revertirlo seleccione por separado los archivados y use Restaurar seleccionados: no hay control de Deshacer.

precaución

Archivar un cliente no archiva el trabajo asociado a el. En la ventana de confirmacion el portal advierte de forma explicita cuantos grupos de trabajo y proyectos de cliente de esos clientes seguiran activos. Hay que cerrarlos por separado.

De lo contrario se produce un desajuste peligroso: el cliente consta como cerrado mientras su grupo de trabajo sigue vivo; las tareas avanzan, la gente trabaja y nadie ve la contradiccion.

Como archivar en masa de forma segura:

1. Compruebe que la lista muestra realmente lo que usted cree: sin mensaje sobre filtros no soportados y con el contador de filtros acorde a su intencion.
2. Marque los registros y lea la vista previa; si el resultado es parcial, lea el desglose de la ventana de confirmacion.
3. Ocupese aparte de los grupos de trabajo y los proyectos de cliente sobre los que le advirtio el portal.
4. Si parte de los registros no paso, abralos por separado y averigue la causa en vez de repetir la accion masiva a ciegas.

Empresas, contactos y entidades legales

Separe los roles de los registros:

• La empresa describe la organizacion en su conjunto: con quien trabajamos, que contactos y oportunidades tiene.
• El contacto describe a la persona: con quien hablamos exactamente, que rol tiene en la toma de decisiones.
• La entidad legal es necesaria para documentos y liquidaciones: los datos fiscales con los que se emiten contratos, facturas y actas.

Una empresa puede tener varios contactos y estar vinculada a una entidad legal. Antes de enviar un documento al cliente, compruebe que se ha elegido la entidad legal correcta y que los datos fiscales corresponden precisamente a esa empresa.

El registro de entidades legales está en /clients/legal-entities. Muestra nombre, identificador fiscal, datos de registro, empresa vinculada y última modificación; busca por nombre o identificador, incluye archivados cuando haga falta y carga más resultados. Archiva los registros obsoletos en vez de borrarlos; editar y archivar/restaurar requiere el permiso correspondiente. Los estados de carga, vacío o error deben revisarse y no prueban que hayan desaparecido registros. /crm/legal-entities es solo una redirección antigua. Un autónomo puede no tener KPP o número de registro; un guion es normal. Completa estos datos con documentos de constitución, no con facturas ni correos. El botón Crear y la acción Editar abren un modal con nombre obligatorio y búsqueda de la empresa vinculada. La búsqueda puede estar cargando, vacía o producir un error: revise la consulta y vuelva a intentarlo, sin introducir un identificador técnico. Crear, editar y archivar requieren permiso de escritura; si se rechaza o falla el guardado, el portal muestra la causa: corrija el campo o solicite acceso en vez de repetir la mutación a ciegas.

Al seleccionar una fila se abre este mismo diálogo de edición; no existe una página de detalles compatible en /crm/legal-entities/:id. El nombre de la empresa vinculada es un enlace de navegación independiente. Considere exacto el contador solo cuando el portal confirme explícitamente el total; de lo contrario es un límite inferior o desconocido. Archiva desde la fila o en masa. Solo una acción correcta en una fila puede ofrecer Deshacer; una acción masiva solo informa de su resultado. Vuelve a leer la lista y restaura explícitamente los registros archivados. Revisa por separado los registros que fallen por permisos o por su estado, en vez de repetir la acción masiva a ciegas.

El registro /clients/contacts permite buscar y filtrar por responsable, empresa, entidad legal y registros archivados, cargar páginas con total confirmado y abrir fichas de contacto. Las filas muestran nombre, cargo, empresa, correo de trabajo y responsable; la marca de persona decisora ayuda a elegir con quién hablar. Archivar o restaurar una fila o una selección requiere permiso de escritura; si el servidor lo rechaza, el portal muestra la causa y, tras el éxito, ofrece Deshacer. La fila comprueba la acción de archivar en sí: si el contacto tiene conversaciones activas o es el contacto principal de la empresa, el botón se desactiva de antemano y muestra el motivo. Tener permiso general para editar el contacto no garantiza que se pueda archivar; si la fila no trae un veredicto, la decisión final sigue siendo del servidor.

Crear un contacto abre un modal: el nombre completo es obligatorio y el email y el telefono se validan por formato. Elija mediante busqueda la empresa, entidad legal y responsable vinculados, sin introducir IDs tecnicos. Si falla el guardado, corrija los datos; si faltan permisos, solicite acceso y no repita la mutacion a ciegas.

En la tarjeta de contacto, edita el nombre mediante campos separados de nombre y apellido; el portal compone el nombre completo. No crees otro registro solo porque uno antiguo entregue el nombre con otra estructura. Si los campos vacíos Empresa, entidad legal, origen o etiquetas no son editables para ti, se reúnen bajo «Sin rellenar» en vez de desaparecer en silencio; teléfono, email, responsable y estado siguen siendo campos separados. «Oculto por permisos» es distinto: significa acceso restringido, no datos vacíos.

Si el contacto tiene una empresa seleccionada, su valor en la ficha abre la ficha de esa empresa; mientras edita, use Abrir ficha de empresa. Así comprueba los datos y archivos vinculados sin introducir manualmente un ID técnico. Si el enlace muestra un código técnico en vez de un nombre, no es el nombre de la empresa ni prueba de que se haya eliminado: no lo copie ni publique; actualice la tarjeta o pida a la persona responsable del portal que compruebe la relación y el acceso. Si no hay enlace, solo significa que no hay una empresa seleccionada.

En la ficha del contacto, la aptitud para llamadas de voz se comprueba por separado para cada finalidad: ventas, retención, servicio y cobros. Solo el veredicto Se puede llamar permite llamar; un veredicto desconocido o caducado, una renuncia o un bloqueo lo impiden. El registro muestra la base, el origen y la fecha de vigencia. Con permiso de escritura, use Registrar para sobrescribir la base, el origen y el vencimiento; no existe una acción de borrado. La Lista y el Kanban de oportunidades solo muestran un resumen compacto de la comprobacion actual del contacto: un resultado ausente o ilegible no es permiso y puede variar por fila debido al acceso al contacto. No llame cuando vea una advertencia; abra la ficha del contacto o el formulario de llamada. Si falla el guardado o se deniega el permiso, corrija el registro o solicite acceso en vez de repetir la mutación a ciegas.

La lista de contactos se puede exportar a Excel cuando se necesita un extracto para un informe o un envio. Antes de la exportacion, asegurese de que no se incluyan datos que no pueden compartirse hacia fuera.

Recordatorios de la empresa

La tarjeta de la empresa tiene un bloque de recordatorios: el boton «Nuevo recordatorio» y la lista de lo ya fijado. Permite anclar un compromiso al nivel de la empresa en lugar de guardarlo en la cabeza o en un calendario personal.

Un recordatorio tiene titulo, plazo, responsable y comentario. En la lista, cada recordatorio muestra su estado: activo, pospuesto, vencido, completado o cancelado. Por fila hay acciones disponibles: modificar, marcar como completado, cancelar.

No todo el mundo puede crear recordatorios: depende de los permisos. Si crear no esta a su alcance, el bloque no muestra un boton inservible, sino que explica quien puede fijar un recordatorio.

Cuando hace falta. El recordatorio de empresa sirve para compromisos que afectan a la relacion en su conjunto y no a una oportunidad concreta: volver a llamar tras una pausa, renovar el contrato, comprobar un pago, retomar al cliente despues de la temporada. Si la accion se refiere a una oportunidad concreta, fije alli el recordatorio: asi se vera junto al historial de esa oportunidad.

Un recordatorio no es una tarea. El recordatorio es una senal personal de «no olvidar volver a esto». La tarea es trabajo con responsable, plazo y aceptacion del resultado. Si alguien debe hacer algo y rendir cuentas de ello, cree una tarea y no un recordatorio: al recordatorio no lo controla nadie salvo su destinatario.

Espacio de trabajo del cliente

Desde el registro de cliente se abre el espacio de trabajo: un unico lugar donde se reunen las oportunidades, tareas, archivos, documentos y el acceso externo de ese cliente. Esto permite llevar y controlar todo el trabajo del cliente sin reunirlo manualmente desde distintos modulos.

Use el espacio de trabajo como punto de ensamblaje: cree una tarea u oportunidad directamente desde el contexto del cliente, para que el vinculo se conserve automaticamente y no haya que reconstruirlo despues de memoria.

Acceso y datos personales

CRM guarda datos sensibles, por eso el acceso a ellos se gestiona con permisos, y no todo es visible para todos.

• Visibilidad del modulo. Si el rol no tiene permisos sobre CRM, la seccion queda oculta de la navegacion por completo.
• Acceso restringido. Algunos usuarios solo ven determinados pipelines, clientes o campos. Si el acceso esta restringido, ciertas acciones solo quedan disponibles tras elegir un objeto concreto.
• Campos ocultos. Algunos campos, en especial los datos personales y los datos fiscales de entidades legales (NIF, CIF, registro mercantil), pueden mostrarse como «Oculto por permisos». Esto significa que ve el registro, pero no tiene acceso a esos datos.
• Participacion en el grupo de trabajo. A veces el registro es visible pero la accion no esta disponible porque usted no es participante del grupo de trabajo vinculado. En ese caso pida al propietario que lo agregue como participante, en lugar de rodear la restriccion.
• Participantes externos. Un cliente puede estar conectado al acceso externo (portal del cliente) mediante un mecanismo de invitaciones aparte. Es un escenario gestionado, no la concesion habitual de permisos a un empleado.

No intente rodear una restriccion de permisos reenviando datos fuera del CRM. Si el acceso es realmente necesario, debe configurarlo el administrador o el propietario del espacio.

Como poner orden en los duplicados

Si los duplicados ya aparecieron, sepárelos cuanto antes: cuanto más tiempo se trabaje sobre dos tarjetas, más difícil será luego reunir la historia.

Orden para poner orden:

1. Encuentre todos los registros de un mismo cliente buscando por nombre, teléfono, correo y empresa vinculada.
2. Elija el registro principal: normalmente aquel con más historia y con los datos más actuales.
3. No traslade vinculos, historial ni datos entre tarjetas solo porque los nombres coinciden. Confirme primero un dato que las distinga mediante el procedimiento aprobado; si no lo hay, mantenga los registros separados y eleve la decision a la persona responsable.
4. Acuerden en el equipo cuál es el registro principal, para que las nuevas oportunidades y la correspondencia vayan a él.
5. Marque un registro como no vigente solo tras una decision confirmada; no cierre una tarjeta como “sobrante” basandose solo en el nombre.

El CRM actual no ofrece una fusion automatica segura: no eluda este limite con llamadas directas ni traslados manuales masivos. Es mejor no llegar siquiera a tener duplicados: la disciplina de buscar antes de crear sale más barata que reconstruir una historia que se ha ido separando. Si los duplicados aparecen de forma habitual, es una señal para corregir el proceso de alta de clientes, y no para combatir las consecuencias a mano cada vez.

Estados que se pueden ver

• el registro se esta cargando o la lista se actualiza despues de la busqueda;
• no se encontro nada con la consulta: revise la formulacion y el filtro antes de crear un registro nuevo;
• la lista no se muestra y aparece un mensaje de que los filtros elegidos no funcionan en esta vista: eso no es «no hay clientes»; borre esos filtros o cambie de vista y vuelva a mirar;
• la ventana de confirmacion de la accion masiva advierte de que los grupos de trabajo y los proyectos de cliente seguiran activos: cierrelos por separado;
• un campo se muestra como «Oculto por permisos»: no tiene acceso a esos datos;
• una accion no esta disponible: faltan permisos, no se ha elegido un objeto con acceso restringido o usted no es participante del grupo de trabajo;
• otro usuario modifico los datos: actualice la tarjeta antes de repetir la accion.

Buenas practicas

• Antes de crear un cliente, busque siempre un registro existente.
• Antes de sacar una conclusion de la lista, asegurese de que se muestra y no esta sustituida por un mensaje sobre filtros no soportados.
• Ingrese solo datos de contacto verificados; mantenga las hipotesis en un comentario o en el siguiente paso.
• Antes de un archivado masivo, cierre por separado los grupos de trabajo y los proyectos de cliente de esos clientes.
• Lleve a un cliente en un solo registro, y su trabajo en su espacio de trabajo.
• Fije los compromisos con una empresa como recordatorio en su tarjeta, no en un calendario personal.
• Antes de enviar un documento, compruebe la empresa, la entidad legal y los datos fiscales.
• No exporte contactos con datos que no pueden compartirse hacia fuera.
• Si un campo esta oculto por permisos, solicite acceso en lugar de buscar atajos.

Errores frecuentes

Crear un segundo cliente en vez de buscar el primero. La historia de trabajo se dispersa y nadie ve la imagen completa.

Tomar el mensaje sobre filtros no soportados por un resultado vacio. En ese momento la lista no se muestra en absoluto, no es que este vacia. Decidir «no existe ese cliente, creare uno nuevo» desde esa pantalla produce justamente un duplicado.

Archivar clientes en masa sin cerrar sus grupos de trabajo. El cliente consta como archivado mientras el trabajo sobre el sigue avanzando: nadie nota la contradiccion hasta que aflora con el cliente.

Registrar datos sin verificar como si fueran hechos. El equipo empieza a actuar con un telefono, correo o datos fiscales erroneos.

Mantener las decisiones sobre el cliente en chats privados. Un nuevo participante no ve el contexto y el director no puede verificar los acuerdos.

Ignorar la advertencia de permisos. Rodear la restriccion reenviando datos crea riesgo de fuga y hace imposible el control.

Enviar un documento con datos fiscales ajenos. Confundir la entidad legal provoca errores juridicos y de liquidacion.

Como comprobar el resultado

• el cliente se encuentra por busqueda y no se duplica;
• la lista de clientes se muestra de verdad y no esta sustituida por un mensaje sobre filtros no soportados;
• tras el archivado masivo, los grupos de trabajo y los proyectos de esos clientes tambien estan cerrados;
• se ve quien es el contacto, que empresa y entidad legal estan vinculadas y quien responde por el cliente;
• desde el registro se abre el espacio de trabajo con las oportunidades, tareas y documentos vinculados;
• los campos ocultos por permisos se entienden como una restriccion de acceso, no como datos vacios;
• los datos sensibles no aparecen en las exportaciones ni salen hacia fuera sin necesidad.

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