Espacio de trabajo del cliente
El espacio de trabajo del cliente reune en un solo lugar todo lo que se refiere al cliente: oportunidades, tareas, archivos, documentos y acceso externo. Esto permite llevar y controlar el trabajo del cliente sin recopilarlo manualmente desde distintos modulos y chats personales. Para el responsable, es la pantalla principal que responde a la pregunta "que esta pasando con este cliente".
El espacio de trabajo se abre desde la ficha del cliente.
Para que sirve
Sin un espacio unico, la informacion del cliente se dispersa: la oportunidad en el CRM, las tareas en tareas, el contrato en documentos, la conversacion en los chats. Encontrar la imagen completa se vuelve dificil, y un nuevo participante pierde tiempo reuniendo el contexto.
El espacio de trabajo resuelve esto: al abrir el cliente, ves de inmediato sus oportunidades, tareas, archivos, documentos y el estado del acceso externo, y ademas puedes crear nuevo trabajo directamente desde aqui, con un vinculo con el cliente que se guarda automaticamente.
Pestanas del espacio de trabajo
El espacio del cliente esta dividido en pestanas. Las pestanas tienen contadores que muestran de inmediato el volumen de trabajo del cliente.
- Oportunidades — solicitudes y oportunidades de este cliente. Se ve en que etapa avanza el trabajo y donde se ha detenido. Una nueva oportunidad se puede crear desde el contexto del cliente.
- Tareas — tareas vinculadas al cliente, con la posibilidad de crear una tarea aqui mismo. Esto es util cuando el cliente requiere una ejecucion concreta: preparar una propuesta, revisar un contrato, llamar.
- Archivos — materiales adjuntos al cliente.
- Documentos — contratos, facturas, actas y otros documentos vinculados al cliente, con un contador de los listos y los pendientes.
- Acceso externo (extranet) — invitaciones y acceso del cliente al portal de clientes: para empresas y contactos, desde aqui se gestionan las invitaciones, los enlaces y la politica de acceso.
Pestañas adicionales y «Más»
Las pestañas dependen del tipo de registro y de sus permisos. Una empresa puede mostrar Contactos, Proyectos del cliente, Compromisos, Derechos, Ejecución, Facturación, Entidades legales, Documentos, Enlaces, Relaciones, Conversaciones, Debates, Plantillas y Ajustes; un contacto o proyecto puede mostrar solo una parte. Un proyecto interno o de cliente también puede tener Actividad. Las pestañas menos frecuentes pueden estar en «Más». Si falta una pestaña, no significa que se haya borrado el registro: puede faltar el contexto, los datos o una función disponible; las listas de Operations y las facturas mantienen sus propias reglas de acceso y moneda.
En el diseño ancho actual, incluso pestañas clave de Operations —Contratos, Compromisos, Ejecución, Derechos y Facturación— pueden permanecer dentro de «Más». Para compararlas, abra «Más» y elija cada pestaña por turno: la última elección puede aparecer en la fila principal y la anterior volver al menú. Es comportamiento de navegación, no prueba de que falten datos o permisos; no evalúe a un cliente solo por las pestañas visibles.
Una empresa o un contacto también puede mostrar Contratos y Facturas. Contratos solo permite consultar y abrir contratos existentes; desde esta pestaña no se crea un contrato. En Facturas, un selector separa facturas, cargos pendientes y pagos: un cargo aún no aprobado puede no tener importe, y los pagos pueden quedarse como contador cuando no hay ninguna acción disponible.
El orden principal de las pestañas es estable: Resumen, Oportunidades, Tareas, Contactos y después las demás disponibles; Configuración no se fija por delante del contexto de trabajo. Si el cliente no tiene oportunidades, la tarjeta de dinero no aparece como un total cero. La ficha muestra el propietario y el autor cuando se conocen; los datos ausentes no se sustituyen por estados técnicos ni identificadores.
Las filas de Compromisos y Derechos enlazan con sus propias fichas. Ábrelas para comprobar el origen, los periodos, el saldo restante y el historial. Si el objeto relacionado no está permitido o todavía se está cargando, el portal muestra una etiqueta neutra en lugar de un ID técnico; eso no demuestra que la relación no exista.
El saldo de un derecho se muestra como la proporción exacta disponible / concedido en la unidad comprada. Para el tiempo, el portal puede expresar 480 minutos como 8 h y 390 como 6 h 30 min; no lo recalcules manualmente ni interpretes la ausencia del saldo como cero.
Si la sesión tiene el permiso actions.transferOwner, puede elegir al nuevo responsable directamente en la cabecera del espacio de trabajo; la elección se guarda de inmediato. El selector se oculta para un registro archivado y, sin el permiso de transferencia, el propietario actual solo se puede consultar. En la actividad, el nombre del autor se completa desde el directorio de participantes cuando el evento no trae todos sus datos; si no se puede confirmar, el portal no muestra un identificador técnico.
El texto del evento puede llegar del servidor ya redactado en ruso y conservarse en ruso en una interfaz de otra localidad; hasta que se corrija el origen, no consideres la actividad una prueba de localización completa.
Como usar el espacio del cliente en el trabajo
- Crea la tarea o la oportunidad desde el espacio de trabajo del cliente, y no por separado: el vinculo con el cliente se asignara solo, y no tendras que asociar el trabajo manualmente despues.
- Usa los contadores de las pestanas como indicador rapido: muchas tareas u oportunidades abiertas sin movimiento son motivo para investigar.
- Manten los documentos del cliente en su espacio, y no en carpetas personales: asi el contrato y la factura se encuentran en segundos, y no rebuscando en la conversacion.
- Antes de conectar al cliente al acceso externo, comprueba que hacia fuera llegara solo lo que el cliente debe ver.
Espacio de trabajo del proyecto de cliente
Si el trabajo del cliente se divide en direcciones o proyectos separados, se usa el espacio de trabajo del proyecto de cliente. Tambien reune tareas, oportunidades y materiales, pero dentro de los limites de un proyecto concreto del cliente. Esto ayuda a no mezclar en un mismo monton las distintas direcciones de trabajo con un cliente.
Crea un proyecto de cliente cuando el cliente tenga una direccion autonoma con sus propias tareas y resultado. Si el trabajo es puntual, no hace falta un proyecto separado: basta con una oportunidad o una tarea en el espacio general del cliente.
En la lista de proyectos de cliente, haz clic en el nombre del proyecto: abre su propia ficha en /client-projects/<id>. La ficha tiene sus propias pestanas, incluida Tareas; ya no hay un boton separado Tareas en la fila del cliente que lleve al filtro antiguo del espacio general.
Resumen del proyecto: descripcion, lista de control y fechas
A diferencia del espacio general del cliente, el proyecto de cliente tiene su propio resumen: el lugar donde queda registrado como esta organizado este proyecto.
- Descripcion del proyecto: contexto de trabajo y acuerdos importantes en formato libre. Aqui va lo que un nuevo participante debe leer primero: que hacemos, que se acordo y que cuenta como resultado.
- Lista de control del proyecto: los pasos propios del proyecto. Los puntos se pueden agrupar, mover entre grupos arrastrandolos, convertir en subpuntos con «Convertir en subpunto del anterior» y devolver con «Subir un nivel». La lista muestra el progreso.
- Parametros del proyecto: inicio, fecha límite, estado, tipo, proyecto superior, etiquetas y responsable; los campos se guardan por separado y un proyecto archivado es de solo lectura.
Abre el proyecto desde el espacio del cliente dentro del mismo contexto; se aplican las mismas reglas de estado, tipo, proyecto superior, etiquetas y archivado.
El resumen se abre en modo de solo lectura; la edicion se activa por separado, para que la descripcion y el plan no cambien por un toque accidental.
La lista de control del proyecto no esta vinculada a las tareas del proyecto. Es una descripcion ampliada: los pasos propios del proyecto, no la lista de trabajo del equipo. Marcar un punto no cierra una tarea, y una tarea completada no marca un punto.
De ahi sale un reparto sencillo:
- la lista de control: el plan y los acuerdos, es decir, como llevamos este proyecto, de que etapas consta y que ya quedo atras;
- las tareas: la ejecucion, con responsable, plazo y aceptacion del resultado en cada una.
Si alguien debe hacer un paso y rendir cuentas de el, crea una tarea. Un punto de la lista no se asigna a nadie, no recuerda de si mismo y no aparece en la lista de trabajo de nadie: el equipo simplemente no lo vera como trabajo.
Acceso
Lo que se ve en el espacio de trabajo depende de los permisos. Parte de los datos puede estar oculta, y algunas acciones pueden no estar disponibles si no tienes permisos o no eres participante del grupo de trabajo vinculado. Esto es normal: solicita acceso al propietario del espacio, en lugar de eludir la restriccion reenviando datos. El modelo de acceso se describe con mas detalle en el articulo sobre los clientes.
Que debe revisar el responsable en el espacio del cliente
El espacio de trabajo del cliente es un punto comodo de control sobre un cliente concreto. Al revisar un cliente, comprueba:
- oportunidades: si hay oportunidades abiertas sin un siguiente paso o estancadas en una etapa;
- tareas: si no hay tareas vencidas del cliente y si cada una tiene responsable;
- documentos: si los documentos clave estan en su sitio (contrato, factura, acta) y si la version final esta fijada;
- acceso externo: quien del cliente esta conectado al acceso externo y si eso sigue siendo apropiado ahora;
- concentracion del trabajo: si el trabajo se lleva en el espacio del cliente o se dispersa por chats personales y carpetas.
Los contadores de las pestanas dan un corte rapido: si en oportunidades o tareas la cifra parece inesperadamente alta o nula, abre la pestana y averigua el motivo. Una revision regular del espacio del cliente ayuda a detectar el trabajo detenido y los compromisos olvidados antes de que el cliente te los recuerde.
Estados que se pueden ver
- la pestana se esta cargando o actualizando;
- la pestana esta vacia — el cliente aun no tiene oportunidades, tareas, archivos ni documentos;
- el contador muestra el volumen de trabajo y los documentos pendientes;
- la accion no esta disponible por permisos o por no participar en el grupo de trabajo;
- parte de los datos esta oculta por permisos.
Despues de adjuntar o separar un archivo, espera la confirmacion en la fila: la lista actualizada debe mostrar el archivo añadido o quitar el separado. Si la proyeccion aun se esta construyendo o la lectura se retrasa, el portal puede mostrar un aviso de la operacion mientras la lista sigue siendo intermedia: vuelve a leer la pestana o reintenta la solicitud. Una lista vacia en ese momento no demuestra ni exito ni error.
Una lectura no disponible de la proyección no impide crear el vínculo del archivo: adjúntalo y comprueba el resultado por separado mediante nombres y cantidades. Una carga por lotes puede tener éxito parcial; el portal informa por separado de los archivos correctos y de los nombres fallidos, así que no marques todo el lote como fallido. Si la lista no está disponible temporalmente, la confirmación de separar se refiere a la operación, no a una lectura vacía.
Las etiquetas de la pestana de acceso externo (extranet) siguen la localizacion del portal. El texto de actividad generado por el servidor aun puede llegar en ruso, independientemente del idioma de la interfaz; compruebelo por separado y no publique una captura localizada sin evidencia reciente en el mismo idioma.
Buenas practicas
- Lleva todo el trabajo del cliente en su espacio, y no en modulos dispersos.
- Crea las tareas y las oportunidades desde el contexto del cliente, para que el vinculo se guarde automaticamente.
- Vigila los contadores de las pestanas como indicador del estado del cliente.
- Separa las direcciones mediante proyectos de cliente cuando el trabajo lo requiera.
- En un proyecto de cliente, manten los acuerdos en la descripcion y la lista de control, y la ejecucion en las tareas.
- Antes del acceso externo, comprueba que es exactamente lo que vera el cliente.
Errores frecuentes
Llevar el trabajo del cliente fuera de su espacio. La imagen se dispersa y nadie ve la historia completa.
Crear una tarea o una oportunidad por separado y olvidar el vinculo. Luego hay que reconstruir manualmente a que cliente pertenece.
Amontonar todas las direcciones del cliente en un mismo monton. Sin proyectos de cliente, los distintos procesos se estorban entre si.
Llevar el plan de trabajo en la lista de control del proyecto en lugar de en tareas. La lista es una descripcion, no un conjunto de encargos: sus puntos no tienen responsable ni plazo, no recuerdan de si mismos y no estan vinculados a las tareas del proyecto. El plan parece ordenado mientras el trabajo no esta asignado a nadie.
Abrir el acceso externo sin mirar. El cliente puede ver algo que no esta destinado a el.
Como comprobar el resultado
- desde el cliente se abre el espacio de trabajo con las oportunidades, tareas, archivos y documentos vinculados;
- las tareas y oportunidades creadas desde el contexto estan realmente vinculadas al cliente;
- los contadores de las pestanas reflejan el volumen real de trabajo;
- el acceso externo abre al cliente solo lo que debe ver;
- los datos ocultos por permisos se entienden como una restriccion de acceso.
Estados de carga, acceso y objetos vinculados
En las fichas de empresa y contacto, la actividad aparece dentro de Resumen; los proyectos internos y de cliente tienen Actividad como pestaña propia. Las pestañas se cargan bajo demanda y las menos usadas pueden quedar en Más hasta que haya datos o se seleccionen. Un espacio denegado puede mostrar propietario, acción permitida o la ficha canónica para solicitar acceso. Un error de lectura afecta solo a esa sección y debe reintentarse.
En Enlaces, Abrir solo aparece para direcciones http(s) seguras; una dirección insegura puede seguir siendo copiable para revisarla. En Relaciones, un destino reconocido se puede abrir y la relación se elimina por separado; que el destino esté oculto por permisos no significa que la relación haya desaparecido.
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