Plantillas de paquetes de documentos
Una plantilla evita olvidar documentos obligatorios en un proceso repetible. Define la estructura del paquete, pero no sustituye la revisión del cliente, oportunidad o proyecto concreto.
El flujo descrito aquí sigue siendo válido aunque la lista de plantillas o el editor desplegado muestre etiquetas o mensajes de validación en inglés. Las traducciones nativas de esta superficie pueden quedar por detrás de la versión del portal en algunos idiomas; una etiqueta inglesa no cambia el campo ni su significado, y la vista no debe presentarse como evidencia de una captura localizada hasta superar la revisión visual.
Dónde encontrarla
Abra Documentos (/documents) y después Plantillas de paquetes (/documents/templates). Crear y editar depende del rol y de la configuración del portal. Si no ve la sección, pida al administrador que revise los permisos de documentos.
Qué contiene
Defina para cada elemento su nombre y propósito, si es obligatorio, las restricciones de tipo de archivo, el contexto de uso y el orden de revisión, aprobación o firma de su organización.
No incluya datos personales reales, números de contrato, datos bancarios ni firmas. La plantilla guarda la estructura, no los datos del cliente.
Fuente y versión de la plantilla
Puedes limitar dónde se aplica la plantilla: grupo de trabajo, proyecto de cliente, oportunidad de CRM, tarea, empresa, contacto o entidad legal. Elige solo una fuente donde el paquete se repita de verdad. Publicar la plantilla y publicar una nueva versión del paquete son pasos distintos. Cada elemento conserva su versión publicada; si no cambia mantiene la anterior y, si cambia, recibe la siguiente. Los paquetes ya creados no cambian en silencio al editar la plantilla.
Comportamiento del editor
El editor permite elegir varias fuentes a la vez: grupo de trabajo, proyecto de cliente, oportunidad de CRM, tarea, empresa, contacto o entidad legal. Para cada elemento indique nombre, tipo, obligatoriedad y orden con las flechas. Un elemento sin contenido no supera la validación antes de publicar.
Si ya existe un documento publicado, selecciónelo en Usar documento listo. Su texto y versión publicada se fijan en el elemento; no se copia un borrador ni se modifica el documento original. Los campos avanzados aceptan códigos de aprobación y firma. Solo admiten letras latinas, cifras y _, ., :, -; son códigos de política, no comentarios libres.
La publicación es una sola operación: primero se publican las nuevas versiones de los elementos modificados y después la versión del paquete. Tras un error de red, repita el mismo envío; los elementos publicados sin cambios conservan su versión. Archivar quita el paquete del catálogo para nuevas aplicaciones, sin romper los paquetes ya creados.
Preparar y aplicar un paquete
- Elija un proceso repetible y describa su resultado.
- Mantenga solo los documentos necesarios para considerarlo completo.
- Marque los elementos obligatorios y use nombres claros.
- Compruebe si el paquete pertenece a una tarea, ficha CRM, cliente o proyecto.
- Guarde y pruebe la plantilla sin secretos reales.
- Confirme responsable y siguiente paso para cada elemento obligatorio.
Aplicar a un trabajo
Al aplicarla se crea la estructura esperada en el contexto elegido. Subir archivos, vincular un cliente, aprobar y firmar siguen siendo acciones separadas. Antes de compartir fuera, revise la versión actual y los permisos de cada documento.
Si falta un archivo obligatorio, no marque el paquete como completo manualmente. Cree una tarea, registre el motivo y fije una fecha límite.
Cambiar o archivar
Antes de modificarla, compruebe qué procesos ya la usan. Registre el motivo y la fecha de vigencia. No cambie en silencio un expediente ya aprobado. Desactive la plantilla para nuevas aplicaciones o archívela según la política del equipo.
Control de calidad
- cada elemento tiene un resultado verificable;
- la obligatoriedad coincide con el proceso real;
- los nombres no contienen IDs sin traducir, correos ni secretos;
- la plantilla no afirma validez legal por sí misma;
- los importes y la moneda se definen en el proceso concreto;
- después de aplicarla se revisan acceso, cliente, versión y responsable.
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