Gestión de carpetas de correo
Las carpetas ayudan a mantener el buzon en orden: separar la correspondencia activa del archivo, clasificar los correos por cliente, proyecto o tema y encontrar rapido lo necesario. En LadVen OS las carpetas del buzon conectado se sincronizan con el proveedor de correo, por lo que la estructura queda unificada tanto en el portal como en el propio correo.
Como conectar un buzon se explica en la seccion Correo.
Carpetas del buzon
En el buzon puede:
- crear una carpeta: para un cliente, proyecto, tipo de correo o etapa de trabajo;
- renombrar una carpeta: cuando cambia su proposito;
- eliminar una carpeta: cuando ya no hace falta;
- mover correos: clasificar los mensajes en carpetas a mano.
Una estructura de carpetas clara ahorra tiempo a todo el equipo que trabaja con un buzon compartido: los correos no se pierden y las personas nuevas se orientan mas rapido.
Carpetas de sistema
Parte de las carpetas son de sistema: «Entrada», «Enviados», «Borradores», «Papelera», «Spam», «Archivo». Estan protegidas: no se pueden eliminar ni renombrar, porque de ellas depende el funcionamiento del correo. Cree sus propias carpetas junto a las de sistema, no en su lugar.
Mover correos y elegir carpeta
Al mover un correo o al configurar una regla, el portal ofrece elegir una carpeta. En el selector de carpetas es comodo buscar la que necesita por su nombre, y la jerarquia muestra el anidamiento. Las carpetas de sistema se ven en el selector, pero estan protegidas contra cambios de estructura.
La clasificacion automatica de correos en carpetas se configura mediante las reglas de procesamiento de entrantes: asi los correos caen en la carpeta correcta sin traslado manual.
Acciones masivas con los correos
Cuando hay que procesar varios correos a la vez, seleccionelos y aplique una accion a todos:
- mover a una carpeta;
- marcar como leidos o no leidos;
- archivar;
- eliminar.
Las acciones masivas aceleran el repaso del correo acumulado. Pero revise la seleccion antes de aplicar: una eliminacion o un traslado masivo afecta a todos los correos seleccionados a la vez.
Si falla la sincronización
Mover mensajes y cambiar carpetas son operaciones del proveedor. Un error puede indicar que la conexión o la autenticación no están listas, que la carpeta ya no existe, está protegida o no está vacía. Para un mensaje, compruebe la carpeta de origen y destino y repita solo esa fila. Una respuesta masiva puede mover algunos mensajes y rechazar otros; revise los contadores y repita solo los ID fallidos.
Si el mensaje ya está en la carpeta elegida, no cree una copia: actualice la lista y compruebe la ruta real del proveedor. Tras un error de IMAP o de carpeta ausente, restaure la conexión y actualice el catálogo. Una carpeta del sistema marcada por el proveedor no se puede renombrar ni borrar; vacíe o mueva antes el contenido de una carpeta propia.
En Sincronización de carpetas, Todas las entrantes usa la política de carpetas entrantes del proveedor, mientras Carpetas elegidas guarda solo las rutas exactas marcadas. El ajuste se guarda de inmediato y las carpetas nuevas no se añaden solas. Si quita la última carpeta, el portal pide confirmación y muestra que la sincronización programada está en pausa. Actualizar en la lista de correo sigue siendo una acción manual independiente.
Si una carpeta guardada desaparece del proveedor, el portal muestra una fila No está en el servidor de correo en vez de quitar la selección en silencio. No se recoge nada de ella y no se puede guardar mientras siga marcada: desmárcala y vuelve a guardar. Si otro proceso ya está sincronizando, es un estado temporal: espera un minuto y reintenta; un rechazo de gestión de la conexión requiere que un administrador conceda el permiso.
Buenas practicas
- Mantenga la estructura de carpetas simple y clara para todo el equipo, no solo para usted.
- Separe la correspondencia activa del archivo, para que «Entrada» no se convierta en un vertedero.
- Para la clasificacion repetida, configure reglas de entrantes en lugar del traslado manual.
- No cree carpetas en lugar de las de sistema: uselas junto a ellas.
- Antes de una accion masiva, compruebe que correos estan seleccionados.
Errores frecuentes
- Demasiadas carpetas: buscar se vuelve mas dificil que en una sola lista.
- Clasificar a mano lo que se puede automatizar con una regla de entrantes.
- Accion masiva sobre una seleccion erronea: se ven afectados correos que no eran.
- Intentar ordenar eliminando carpetas de sistema en lugar de crear las propias.
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