Preguntas frecuentes
Respuestas cortas a las preguntas que más a menudo surgen entre usuarios, responsables y administradores de LadVen OS. Cada respuesta incluye un enlace a la sección detallada.
Tareas y roles
¿Qué hago si no veo la tarea que necesito?
Revise los filtros, la vista seleccionada, la sección de trabajo y su rol en la tarea. Una tarea puede quedar oculta si usted no es solicitante, responsable, coejecutor u observador.
Si la tarea está vinculada a un cliente, proyecto o departamento, confirme que tiene permisos sobre esa área. Si la tarea sigue sin aparecer, pida a un compañero que le envíe el enlace a la tarjeta o contacte al administrador. Más detalles en la sección Lista de tareas, filtros y vistas.
¿En qué se diferencia el responsable del coejecutor?
El responsable responde por el resultado de la tarea y por su cierre, y es uno solo. Los coejecutores ayudan en el trabajo y ven la tarea, pero la aceptación del resultado se exige al responsable. El observador sigue el avance sin participar en el trabajo.
Si del resultado «responden todos», no responde nadie: asigne un solo responsable y agregue a los ayudantes como coejecutores. Más detalles en la sección Asignar participantes.
¿Cuándo hace falta una lista de verificación y cuándo basta la descripción?
La descripción responde a la pregunta «qué resultado se necesita». La lista de verificación hace falta cuando el resultado consta de varios pasos verificables: preparar el archivo, aprobar el texto, enviarlo al cliente, recibir la confirmación.
Si la lista se vuelve demasiado larga o mezcla resultados distintos, divida el trabajo en tareas relacionadas: así el responsable ve mejor la responsabilidad y el avance. Más detalles en la sección Añadir una lista de verificación.
¿Dónde adjuntar los archivos?
Adjunte los archivos a la tarea o entidad donde se acepta el resultado. El ejecutor debe ver los materiales junto a la descripción y la lista de verificación, y quien revisa debe entender qué archivo es el final.
No convierta la tarea en un archivo general del proyecto: deje solo los materiales que ayudan a completar, verificar o aceptar un resultado concreto. Más detalles en la sección Adjuntar archivos a una tarea.
¿Cómo saber que una tarea se puede cerrar?
Cierre la tarea cuando el resultado coincida con la descripción, la lista de verificación esté completada o las excepciones estén explicadas, los archivos finales estén disponibles y el solicitante entienda qué se aceptó exactamente.
Si el resultado está en discusión, no cierre la tarea en silencio: escriba un comentario, aclare los criterios de aceptación o devuelva la tarea a corrección. Más detalles en la sección Revisar y cerrar una tarea.
¿Cómo devolver una tarea a corrección correctamente?
Devolver a corrección no es un reproche, sino una aclaración del resultado. Escriba en un comentario qué no se aceptó exactamente y qué resultado falta, con referencia a la descripción o a la lista de verificación.
Una mala formulación es «rehazlo». Una buena: «en el archivo falta la sección con el cálculo, añádela y devuélvelo a revisión». Más detalles en las secciones Comentarios en una tarea y Revisar y cerrar una tarea.
CRM y ventas
¿En qué se diferencia una oportunidad de un cliente?
El cliente (empresa o contacto) es el «quién»: una ficha con datos, historial y vínculos. La oportunidad es «qué está pasando ahora»: una venta o solicitud concreta que avanza por las etapas del pipeline.
Un cliente puede tener varias oportunidades, activas y cerradas. Más detalles en las secciones Clientes, empresas y contactos y Oportunidades y solicitudes.
¿Qué son el pipeline y las etapas?
El pipeline describe el camino del trabajo con el cliente, desde el interés entrante hasta el resultado, y las etapas son los pasos de ese camino. Una oportunidad siempre está en alguna etapa, y por el movimiento de las oportunidades el responsable ve el estado de las ventas.
Cambie de etapa solo con un hecho real que lo respalde: la llamada se realizó, el documento se envió, el pago se recibió. Más detalles en la sección Pipelines y etapas.
¿Cómo llegan las solicitudes del sitio web al CRM?
A través del módulo de formularios: el formulario se coloca en el sitio web y las solicitudes enviadas crean registros en el CRM con origen y responsable. Después la solicitud pasa por el triaje: aceptada, spam o requiere aclaración.
Más detalles en las secciones Formularios y Formularios y flujo entrante.
¿Quién recibe notificaciones de una oportunidad?
Siguen la oportunidad su responsable y los empleados suscritos a ella, el equivalente del observador en las tareas. Si sobre la oportunidad se trabaja en tareas vinculadas, los participantes de esas tareas reciben sus notificaciones por separado.
Más detalles en las secciones Oportunidades y solicitudes y Notificaciones.
¿Cómo llamar a un cliente desde el CRM?
Cuando la telefonía está conectada, el operador llama al cliente directamente desde su oportunidad, con el botón de llamada en la tarjeta. La conversación queda vinculada a la oportunidad y la grabación está disponible en su chat. Más detalles en la sección Llamadas del operador desde el CRM.
Automatización
¿Por dónde empezar la automatización?
Por un proceso repetitivo que ya funciona a mano: un informe periódico, una solicitud típica, una comprobación estándar antes del cierre. Active la regla o la tarea periódica en un ámbito limitado, pruébela en un objeto de prueba y solo después amplíela.
No se puede automatizar el caos: primero el proceso debe funcionar de forma estable a mano. Más detalles en la sección Automatizacion y ajustes del portal.
¿Regla, tarea periódica o workflow: qué elegir?
La regla reacciona a un evento: cambió el estado, ejecuta una acción. La tarea periódica crea trabajo según un calendario: cada mes, un informe. El workflow conduce una cadena de varios pasos con ramificaciones y participantes: aprobación, contratación, expedición.
Empiece por la herramienta más simple que resuelva el problema. Más detalles en las secciones Reglas de tareas, Tareas periódicas y Workflows.
¿Qué hacer si la automatización no funcionó como se esperaba?
Encuentre la ejecución en el historial: allí se ve qué regla se activó, sobre qué objeto y con qué resultado. Corrija la condición o la acción, pruébela en un objeto de prueba y solo después vuelva a activarla.
Desactive las reglas obsoletas en lugar de dejarlas «por si acaso»: una regla oculta sigue influyendo en el proceso. Más detalles en la sección Historial de ejecuciones y análisis de problemas.
¿Cómo registrar correos en el CRM de forma automática?
Con las reglas de procesamiento de entrantes: según una condición (remitente, dominio, asunto, adjuntos), el correo crea automáticamente un registro en el CRM, asigna un responsable y puede enviar una respuesta automática. Más detalles en la sección Reglas de procesamiento de correos entrantes.
Documentos y archivos
¿Cómo no perder la versión final de un documento?
Lleve el documento en su tarjeta: allí se guardan las versiones, los vínculos con tareas y cliente y el estado de aprobación. Antes de enviar, firmar o publicar, compruebe que está abierta la versión vigente.
Guarde los archivos finales junto a la entidad donde se tomó la decisión: la tarea, la oportunidad o la tarjeta de documento. Más detalles en la sección Documentos.
¿Cómo compartir un archivo con una persona externa de forma segura?
Use un enlace externo con límite de tiempo y, si hace falta, con contraseña, y revóquelo cuando el acceso ya no sea necesario. No reenvíe archivos de trabajo por canales personales: así se pierde el control sobre la versión y el acceso.
Para el trabajo permanente con documentos de un cliente use el extranet. Más detalles en la sección Disco y Archivos.
Acceso, roles y estructura
¿Quién ve mi tarea u oportunidad?
Los participantes del objeto (en una tarea: solicitante, responsable, coejecutores, observadores) y los empleados con permisos sobre el área: departamento, pipeline, grupo de trabajo. El responsable normalmente ve el trabajo de su departamento.
Si duda de si el objeto es visible para personas de más, aclare los permisos del área con el administrador. Más detalles en las secciones Asignar participantes y Empresa y equipos.
¿Qué es el extranet y en qué se diferencia del acceso normal?
El extranet es un portal limitado para participantes externos: el cliente ve solo sus solicitudes, documentos y conversaciones, pero no el trabajo interno de la empresa. El acceso del empleado es el circuito de trabajo completo según sus permisos.
Antes de conceder acceso externo, revise la política efectiva: qué verá exactamente el cliente. Más detalles en la sección Extranet.
¿Cómo activar la autenticación de dos factores?
Cada empleado activa la 2FA por sí mismo en su perfil: conecta una aplicación de autenticación, guarda los códigos de recuperación y luego confirma el inicio de sesión con un código de un solo uso. El administrador puede hacer obligatoria la 2FA para toda la empresa. Más detalles en la sección Autenticación de dos factores (2FA).
¿Quién configura los permisos y los roles?
El acceso lo configura el administrador por roles (administrador, responsable, empleado) y por áreas (empresa, departamento, pipeline, proyecto). Los niveles son leer, crear, editar y gestionar. Más detalles en la sección Acceso y roles.
Notificaciones y comunicaciones
¿Cómo saber a quién llegó una notificación?
La notificación la reciben los participantes responsables de la acción y los usuarios suscritos al objeto. En las tareas son el solicitante, el responsable, los coejecutores y los observadores.
Más detalles en la sección Notificaciones.
¿Cómo reducir el ruido de las notificaciones?
Revise los roles: una causa frecuente de ruido es añadir personas como observadores «por si acaso». Use la observación donde realmente hace falta control y no convierta cada tarea en un canal compartido.
Lleve las conversaciones en el objeto al que se refieren: así las notificaciones llegan solo a quienes el trabajo concierne. Más detalles en las secciones Notificaciones y Chats y comentarios.
¿Dónde guardar las explicaciones sobre el trabajo?
En comentarios junto a la tarea, el documento o el registro de CRM, para que el contexto quede disponible para los siguientes participantes. No guarde decisiones importantes solo en mensajes privados: si una decisión afecta al plazo, al resultado, a la responsabilidad o al presupuesto, regístrela en un comentario del objeto.
Más detalles en la sección Comentarios en una tarea.
¿Cómo conectar Telegram o WhatsApp al chat?
Los canales externos los conecta el administrador en la sección de integraciones del chat: los mensajes de Telegram, WhatsApp o de un formulario del sitio web llegan al chat del portal, donde el equipo responde y vincula los contactos con tareas y CRM. Más detalles en la sección Conexión de canales externos al chat.
Implantación y pruebas
¿Por dónde empezar la implantación de LadVen OS?
Por un proceso real: cree los empleados y departamentos, abra la primera tarea con responsable y plazo, y recorra el ciclo «asignada, ejecutada, aceptada». Después conecte CRM, documentos y automatización según la preparación del equipo.
La ruta de los primeros pasos está en la sección Primeros pasos, y las rutas de gestión listas, en los escenarios para el negocio.
¿Qué conviene mostrar en la primera demo?
Un proceso real: quién crea la tarea, quién responde, qué archivos hacen falta, qué pasos van en la lista de verificación, dónde surgen preguntas y cómo el responsable revisa el resultado.
Para el primer contacto no hace falta describir toda la empresa: basta un escenario claro. Más detalles en la sección Pruebas de LadVen OS.
¿Cómo informar de un problema o proponer una mejora?
Registre dónde surgió el problema (sección, acción), qué esperaba y qué ocurrió, y transmítalo por el canal de pruebas. Cuanto más concretos sean los pasos para reproducirlo, más rápida será la corrección.
Más detalles en la sección Pruebas de LadVen OS.