Registrar tiempo en una tarea

En LadVen OS, el registro de tiempo muestra cuánto trabajo se planificó y cuánto se dedicó realmente a una tarea. No sirve para rellenar la ficha de manera formal, sino para gestionar la carga, estimar tareas futuras, preparar informes y aceptar el resultado con datos claros.

Cuándo registrar tiempo

Registre tiempo si la tarea afecta la carga del equipo, el coste del trabajo, los informes, la planificación del proyecto o un compromiso con el cliente. Es especialmente importante cuando después hay que comparar plan y realidad: cuánto se prometió, cuánto se invirtió realmente y por qué apareció la diferencia.

El registro de tiempo es útil cuando:

• el trabajo ocupa una parte notable del día o de la semana;
• la tarea pertenece a un cliente, proyecto, contrato o periodo de informe;
• hay que confirmar el esfuerzo ante un responsable o cliente;
• la tarea requiere una estimación previa;
• participan varias personas;
• el resultado se cierra solo después de revisar el esfuerzo;
• tareas parecidas se planificarán de nuevo.

No active el registro de tiempo como ritual adicional para acciones breves donde el plan/real no cambia nada. Si la tarea dura unos minutos y no participa en informes, basta con fijar el resultado en un comentario o checklist.

Tiempo planificado

El tiempo planificado es la estimación del volumen de trabajo antes de ejecutarlo. Ayuda a acordar de antemano cuánto esfuerzo se espera y a ver la sobrecarga antes de que la tarea venza.

Rellene el tiempo planificado al crear o editar la tarea si:

• el plazo depende del volumen de trabajo;
• el ejecutor debe confirmar la estimación antes de empezar;
• el responsable necesita ver la carga por personas;
• la tarea entra en un informe de proyecto o de cliente;
• el resultado no se puede aceptar sin entender cuánto se salió de la estimación.

El tiempo planificado no debe ser un castigo por una estimación imprecisa. Su función es hacer explícitas las expectativas. Si durante el trabajo queda claro que la estimación era incorrecta, actualice el plan o deje un comentario con la causa de la diferencia.

Una buena estimación responde a la pregunta: "¿Cuánto tiempo de trabajo se necesita para el resultado con la comprensión actual de la tarea?". No debe incluir la espera de una respuesta del cliente, pausas entre aprobaciones ni el plazo calendario si durante esos periodos no se trabaja realmente.

Plazos, tiempo planificado y riesgos

El tiempo planificado y el plazo responden a preguntas distintas. El tiempo planificado muestra el esfuerzo: cuántas horas o minutos hay que invertir en el resultado. El plazo muestra el límite de calendario: en qué momento debe estar listo el resultado.

Por ejemplo, una tarea puede requerir dos horas de trabajo y tener plazo dentro de tres días porque hay que esperar datos del cliente. O al contrario: puede requerir seis horas y vencer hoy, lo que ya es un riesgo para el responsable.

Compare plazo y tiempo planificado antes de empezar:

Situación	Riesgo	Qué hacer
El tiempo planificado es mayor que la ventana disponible hasta el plazo	El ejecutor no llegará físicamente sin redistribuir la carga.	Cambiar el plazo, dividir la tarea, añadir un coejecutor o retirar trabajo menos importante.
El plazo está cerca y no hay tiempo planificado	El responsable no ve el volumen real ni puede evaluar el riesgo de vencimiento.	Pedir la estimación antes de empezar o fijar una estimación preliminar.
El tiempo planificado es pequeño, pero la tarea depende de una respuesta externa	El vencimiento puede aparecer no por el trabajo del ejecutor, sino por la espera.	Fijar la dependencia en un comentario y posponer la tarea si hace falta.
El real se acerca rápido al plan y el resultado aún no está listo	El volumen creció o la estimación fue baja.	Comentar la causa, actualizar expectativas y decidir si hace falta un nuevo plazo.
El real ya superó el plan y el plazo aún está lejos	La tarea puede consumir presupuesto antes de la fecha calendario.	Revisar el alcance, detener trabajo sobrante o sacar una nueva solicitud a una tarea separada.

Para el responsable, esto es un indicador temprano de riesgo. No espere al vencimiento final: si plan/real y plazo ya muestran conflicto, hay que recomponer la tarea por alcance, plazo o responsables.

Tiempo real

El tiempo real son los esfuerzos realmente invertidos. Puede aparecer desde el temporizador o mediante registro manual si ese escenario está disponible en la interfaz y permitido por los permisos del usuario.

El real sirve para:

• ver el coste real de la tarea;
• explicar la desviación del plan;
• preparar un informe por proyecto, cliente, empleado o periodo;
• comprobar que la tarea no se cierra con registro de tiempo inconcluso;
• mejorar estimaciones de tareas parecidas.

El tiempo real debe reflejar el trabajo en esta tarea, no todo el intervalo de calendario. Si se distrae con otra tarea, ponga el temporizador en pausa o deténgalo y luego continúe el registro donde realmente siguió trabajando.

Temporizador

El temporizador registra el trabajo mientras se ejecuta. Es cómodo cuando el ejecutor empieza la tarea ahora y no quiere reconstruir el tiempo más tarde.

Normalmente el temporizador admite tres acciones básicas:

Acción	Qué significa	Cuándo usarla
Inicio	Empezar a registrar tiempo real en la tarea.	Cuando realmente empezó a trabajar en esta tarea.
Pausa	Detener temporalmente el registro sin cerrar definitivamente el tramo.	Cuando cambió a una llamada, espera, otra tarea o descanso.
Stop	Terminar el registro actual de tiempo.	Cuando el tramo de trabajo terminó y puede guardarse como real.

Si la tarea ya tiene un temporizador activo, no inicie un segundo registro sin revisar el contexto. Un temporizador activo significa que el tiempo real ya está creciendo y afectará al plan/real.

Antes de iniciar el temporizador, compruebe:

• que la tarea elegida es correcta;
• que entiende el resultado esperado;
• que la estimación previa, si es obligatoria, está rellenada o acordada;
• que tiene permisos para registrar tiempo;
• que la tarea no está en un estado donde la ejecución ya terminó, fue cancelada o está bloqueada.

El equipo debe acordar qué se considera tiempo de trabajo de la tarea. El temporizador debe fijar trabajo significativo sobre el resultado: preparación, análisis, llamada sobre la tarea, revisión, correcciones. La espera de una respuesta, la pausa entre aprobaciones y el cambio a otra tarea no deben aumentar el real de forma inadvertida.

Si plan y real divergen con frecuencia en un mismo tipo de tareas, use esa información para mejorar el proceso: ajuste la plantilla, precise el checklist, cambie la estimación previa o distribuya el trabajo de otra forma. El registro de tiempo en LadVen OS es útil como base para planificar mejor, no por sí mismo.

Inicio, pausa y stop

El inicio del temporizador debe coincidir con el comienzo del trabajo real. No lo inicie por adelantado "por si acaso": el real dejará de ser fiable y empeorará los informes.

La pausa se usa cuando el trabajo se interrumpe, pero la tarea aún no terminó. Por ejemplo, espera una aclaración, cambió a una tarea urgente, se fue a una reunión o dejó de trabajar con los materiales de la tarea.

Stop fija un tramo de tiempo terminado. Después de detenerlo, compruebe que el registro apareció en el historial de tiempo y que el real total cambió. Si LadVen OS muestra estado de guardado, espere a que termine antes de cerrar la tarea o actualizar la página.

Si el temporizador se inició por accidente, deténgalo cuanto antes y corrija el registro si la interfaz permite editarlo o eliminarlo. Si no se puede corregir, fije el problema en un comentario o contacte al administrador del proceso para que el informe no se explique con suposiciones.

Registro manual de tiempo

El registro manual se usa cuando el trabajo se realizó sin temporizador o el temporizador no refleja el tramo real. Úselo solo si la UI permite añadir tiempo manual y el usuario tiene los permisos correspondientes.

El tiempo manual es adecuado cuando:

• olvidó iniciar el temporizador, pero puede reconstruir la duración con precisión;
• el trabajo se realizó fuera de LadVen OS: reunión, llamada, revisión de documento, trabajo en campo;
• el temporizador se detuvo por un error técnico;
• hay que añadir tiempo de un coejecutor, si el proceso lo permite;
• el informe requiere detalle por varios tramos de trabajo.

Al registrar tiempo manual, indique solo la duración real del trabajo. Si hay comentario para el registro, escriba una explicación breve: qué se hizo y por qué el tiempo se añadió manualmente.

No use el registro manual para ajustar el real al plan. Si el real difiere mucho de la estimación, es mejor explicar la causa en un comentario de la tarea: cambió el alcance, aparecieron correcciones, la espera se convirtió en trabajo adicional o faltaron materiales iniciales.

Historial de tiempo

El historial muestra registros separados: quién registró tiempo, cuándo se añadió, de qué forma apareció y cuánto dura. Según los permisos y el estado de la tarea, el usuario puede editar o eliminar registros individuales.

Revise el historial si:

• el real total parece inesperadamente grande o pequeño;
• la tarea se cierra después de varios tramos de trabajo;
• trabajaron varias personas;
• hay que entender quién trabajó y cuándo;
• el informe requiere confirmación por personas o fechas.

Editar y eliminar registros cambia el esfuerzo real. Hágalo solo para corregir un error: duración incorrecta, tarea equivocada, temporizador olvidado por accidente o registro duplicado. Si el registro ya se usó en un informe, acuerde primero la corrección con la persona responsable de la información.

Temporizadores activos en la lista

La lista de tareas puede mostrar un bloque de temporizadores activos y un filtro de tareas con temporizador activo. Esto ayuda a volver rápido al trabajo actual y encontrar registros que quedaron encendidos.

Use temporizadores activos en la lista para:

• continuar una tarea en la que ya se está trabajando;
• comprobar que no quedó un temporizador activo por accidente;
• encontrar tareas donde el real sigue creciendo;
• preparar plan/real antes de un informe;
• controlar la cola de trabajo de un ejecutor o equipo.

Si la lista muestra un temporizador activo en una tarea que nadie ejecuta ahora, abra la tarea y revise el historial. No cierre la tarea hasta que el temporizador activo esté detenido o corregido.

Plan/real

Plan/real compara el tiempo planificado con el real. No es solo una cifra de informe, sino una señal para gestionar la tarea.

Situación	Qué significa	Qué hacer
Real menor que plan	El trabajo tomó menos que la estimación o aún no terminó.	Revise el estado de la tarea y la completitud del resultado.
Real cercano al plan	La estimación coincidió en general con la ejecución.	Use la tarea como referencia para estimaciones parecidas.
Real mayor que plan	Creció el alcance, la estimación fue baja o el registro fue impreciso.	Fije la causa de la desviación y revise si hay que actualizar el plan de tareas futuras.
No hay plan, pero hay real	El trabajo se hizo sin estimación previa.	Añada plan si la tarea sigue activa o explique la falta de estimación en un comentario.
Hay plan, pero no hay real	El trabajo aún no empezó, no se usó el temporizador o se olvidó registrar el real.	Revise el estado y el historial antes del informe o cierre.

Para informes importa no solo el número, sino la explicación de la desviación. Si la tarea superó el plan por nuevo alcance, aclaraciones del cliente o un problema técnico, fíjelo en un comentario. Así el plan/real ayuda a analizar el proceso y no a buscar culpables.

Cuando el real supera el plan, el responsable debe convertir la señal en acción: revisar la causa, ajustar la estimación restante, descargar o reasignar trabajo y fijar la conclusión en la tarea.

Control del responsable

El responsable no necesita revisar manualmente cada registro de tiempo. Lo importante es ver excepciones donde el registro ayuda a tomar una decisión de gestión.

Revise con regularidad:

• tareas con plazo hoy o mañana y mucho tiempo planificado restante;
• tareas con temporizador activo durante demasiado tiempo sin comentarios nuevos ni resultado;
• tareas donde el real superó el plan y la causa no está explicada;
• tareas sin tiempo planificado si son importantes para cliente, proyecto o informe;
• tareas con plan y plazo, pero sin real aunque el trabajo ya debería haber empezado;
• tareas en revisión o control donde el tiempo aún no está cerrado;
• tareas repetidas donde el real difiere de forma estable del plan.

Un buen control no se reduce a "¿por qué gastaste tanto?". Las preguntas correctas son:

• si cambió el alcance de la tarea;
• si hubo espera que no es esfuerzo de trabajo;
• si otras tareas urgentes estorbaron al ejecutor;
• si se puede aceptar el resultado actual o hace falta un nuevo plazo;
• si hay que separar una nueva solicitud en una tarea vinculada;
• si el real de esta tarea ayudará a planificar mejor trabajos parecidos.

Si la tarea es importante para el cliente o el presupuesto del departamento, el comentario sobre la desviación plan/real debe ser claro no solo para el ejecutor, sino también para el dueño del proceso: qué cambió, por qué afectó el esfuerzo y qué decisión se tomó.

Relación con informes

Los informes de tareas pueden usar el tiempo planificado y real de la lista, la ficha de tarea y el historial de registros. Antes de exportar o reunirse para el informe, compruebe que el registro de tiempo terminó y que los datos pertenecen al periodo, proyecto, cliente y ejecutor correctos.

Para preparar un informe:

1. Abra la lista de tareas.
2. Configure filtros por proyecto, cliente, responsable, departamento, estado o periodo.
3. Active las columnas de tiempo planificado y dedicado.
4. Use el filtro de temporizador activo si necesita encontrar registros inconclusos.
5. Actualice la lista antes de exportar.
6. Revise varias tareas con plan/real inesperado.
7. Exporte la página actual o todo el conjunto encontrado si el informe lo requiere y la interfaz lo admite.

Si el informe se construye por cliente o proyecto, asegúrese de que las tareas estén vinculadas correctamente a ese contexto. El tiempo registrado en una tarea sin proyecto o cliente puede no entrar en el corte esperado o requerir explicación manual.

Relación con el cierre de la tarea

Antes de cerrar una tarea, revise el registro de tiempo igual que el resultado, los archivos y el checklist. Una tarea cerrada debe tener un estado claro: temporizador activo detenido, tiempo real guardado y desviación plan/real explicada si importa para la aceptación o el informe.

No cierre la tarea si:

• el temporizador activo sigue corriendo;
• aún no se añadió el tiempo manual obligatorio;
• el último registro está en estado de error o guardado;
• plan/real muestra una desviación grande sin explicación;
• el revisor debe aceptar el esfuerzo, pero aún no vio el historial;
• la tarea requiere estimación previa y nunca se acordó.

Si el resultado está listo, pero el registro de tiempo necesita corrección, corrija primero el tiempo o deje un comentario con la causa. Después mueva la tarea a revisión, control o ciérrela según el proceso normal.

Limitaciones

La disponibilidad del registro de tiempo depende de permisos, estado de la tarea y configuración del proceso. La interfaz puede ocultar o bloquear acciones si el usuario no puede modificar la tarea, no participa en ella, no tiene permisos sobre registros de tiempo o la tarea está en un estado donde la ejecución está detenida.

Limitaciones típicas:

• no se puede iniciar el temporizador sin permisos sobre la tarea;
• no se puede iniciar si la estimación previa obligatoria no está rellenada;
• no se pueden editar o eliminar registros ajenos sin permisos especiales;
• no se puede registrar tiempo en una tarea cerrada, cancelada o bloqueada si el proceso lo prohíbe;
• no se pueden iniciar varios temporizadores seguidos mientras LadVen OS procesa la acción anterior;
• no se puede crear un nuevo temporizador activo si ya hay registro en curso para esta tarea o usuario;
• algunas acciones pueden estar disponibles solo para ver, no para modificar.

No hay que esquivar las limitaciones con comentarios de "tiempo aproximado" en lugar de registro. Si el tiempo debe entrar en el informe, use un escenario admitido: temporizador, registro manual o corrección de registro con los permisos necesarios.

Errores y conflictos

Los errores de registro de tiempo deben corregirse de inmediato: de lo contrario entran en plan/real, informes y aceptación de la tarea.

Qué puede salir mal:

• el temporizador no inició por permisos, estado o estimación obligatoria;
• el temporizador no inicia porque ya existe un registro activo;
• pausa o stop no se guardaron por red o error temporal del servicio;
• el tiempo manual no se añadió;
• el registro se añadió a la tarea equivocada;
• el historial no se actualizó después del cambio;
• el real de la lista difiere de la ficha por datos obsoletos.

Qué hacer:

1. Revise el mensaje de error junto al temporizador, registro de tiempo o notificación.
2. Actualice la tarea y la lista para excluir un estado obsoleto.
3. Si hay temporizador activo, deténgalo o póngalo en pausa antes de repetir.
4. Revise permisos y estado de la tarea.
5. Si el error está relacionado con una estimación obligatoria, rellénela o acuerde su valor.
6. Repita la acción una vez después de actualizar.
7. Si el real ya entró en el historial incorrectamente, corrija el registro editándolo o eliminándolo si está disponible.
8. Si no se puede corregir, fije el problema en un comentario y páselo al responsable del proceso o administrador.

No haga varios clics rápidos en inicio, pausa o stop. Espere el resultado de la acción anterior; si no, el registro puede quedar poco claro y requerir revisión manual.

Cómo hacerlo en LadVen OS

Planificar tiempo

1. Abra la creación o edición de la tarea.
2. Busque el campo de tiempo planificado o esfuerzo planificado.
3. Indique la estimación en el formato aceptado por la interfaz: horas, minutos u otra representación disponible.
4. Si la tarea requiere estimación previa, acuerde la estimación antes de empezar.
5. Guarde la tarea.
6. Compruebe que el tiempo planificado se ve en los detalles de la tarea y, si hace falta, en la columna de la lista.

Iniciar el temporizador

1. Abra la tarea desde lista, kanban, planificación o bloque de temporizadores activos.
2. Revise nombre, responsable, estado y resultado esperado.
3. Asegúrese de que no haya una estimación obligatoria sin acordar.
4. Pulse inicio del temporizador.
5. Compruebe que la interfaz muestra un temporizador activo.
6. Trabaje en la tarea.
7. En una pausa, pulse pausa.
8. Cuando el tramo termine, pulse stop.
9. Compruebe que el registro apareció en el historial y que el real total se actualizó.

Añadir tiempo manual

1. Abra la tarea.
2. Vaya al bloque de tiempo o pestaña de tiempo si está separada.
3. Elija añadir tiempo manual si la acción está disponible.
4. Indique duración y, si está disponible, fecha o comentario.
5. Guarde el registro.
6. Revise el historial de tiempo y el real total.

Revisar temporizadores activos

1. Abra la lista de tareas.
2. Mire el bloque de temporizadores activos sobre la lista si existe.
3. Active el filtro de temporizador activo si hace falta.
4. Abra la tarea con registro activo.
5. Continúe el trabajo, ponga el temporizador en pausa o deténgalo.
6. Actualice la lista y compruebe que el temporizador activo desapareció o queda solo donde el trabajo continúa.

Comprobación del resultado

Después de registrar tiempo, revise no solo la cifra, sino también el estado de la tarea.

• el tiempo planificado está guardado y visible en los detalles;
• el tiempo real cambió después de detener el temporizador o añadir registro manual;
• el temporizador activo se muestra solo en la tarea donde realmente se trabaja;
• el historial contiene los registros, empleados y duraciones esperados;
• los registros erróneos o duplicados están corregidos;
• plan/real es explicable para ejecutor, solicitante e informe;
• después de actualizar, la lista muestra el mismo real que la ficha;
• antes del cierre no hay temporizador activo ni registros de tiempo sin guardar;
• la lista de informe contiene las columnas necesarias de tiempo planificado y dedicado.

Buenas prácticas

• Separe plazo y esfuerzo: el plazo sirve para disciplina de calendario; el tiempo planificado, para carga y coste.
• Inicie el temporizador solo cuando realmente empezó a trabajar en la tarea.
• Ponga el temporizador en pausa al cambiar de contexto.
• Deténgalo antes de cerrar la tarea, enviarla a revisión o hacer una pausa larga.
• Añada tiempo manual justo después del trabajo, mientras la duración se puede reconstruir con precisión.
• Explique desviaciones grandes de plan/real en un comentario.
• Actualice el plan o fije la causa de la desviación si el alcance cambió antes de terminar.
• Revise tareas con plazo cercano y mucho plan restante antes de que venzan.
• Saque nuevos requisitos a tareas vinculadas separadas si cambian el alcance inicial.
• Revise temporizadores activos en la lista al final del día o antes del informe.
• No mezcle trabajo de tareas distintas en un mismo registro de tiempo.
• Use el tiempo planificado para acordar alcance, no para presionar al ejecutor.
• Para tareas repetidas, use el real anterior como referencia para futuras estimaciones.
• Antes de exportar, actualice la lista y revise tareas con real inesperado.

Errores frecuentes

Iniciar el temporizador en la tarea equivocada. Antes de empezar, revise nombre, contexto, cliente o proyecto. Si ya ocurrió, detenga el temporizador y corrija el registro.

Dejar el temporizador encendido después del trabajo. El temporizador activo seguirá aumentando el real y distorsionará el informe. Revise el bloque de temporizadores activos en la lista.

Registrar espera como trabajo. Si espera una respuesta y no ejecuta la tarea, ponga el temporizador en pausa. La espera calendario y el esfuerzo son cosas distintas.

No añadir tiempo manual después de trabajo fuera de LadVen OS. Una reunión, llamada o revisión de documento también puede ser trabajo real si la tarea participa en informes.

Ajustar el real al plan. Plan/real sirve para análisis. Si la estimación fue incorrecta, fije la causa en lugar de distorsionar el tiempo.

Cerrar la tarea con temporizador activo. Antes de terminar, cancelar o aceptar definitivamente, el registro de tiempo debe estar detenido o corregido.

Ignorar errores de guardado. Si stop, pausa o registro manual no se guardaron, después de actualizar el real puede diferir de lo que el usuario vio localmente.

Mezclar el trabajo de varias personas en un registro. Si el informe va por empleados, cada participante debe registrar su propio tiempo con el método admitido.

No revisar el contexto del informe. El tiempo de una tarea sin proyecto, cliente o responsable correcto puede no entrar en el corte necesario.

Confundir plazo y tiempo planificado. Un plazo dentro de una semana no significa que la tarea tome una semana de trabajo. Y una tarea de ocho horas con deadline hoy casi siempre requiere decisión de gestión.

Esperar al vencimiento en lugar de controlar antes. Si el real ya superó el plan y el resultado no está listo, el riesgo es claro antes del plazo. Comente el alcance y los siguientes pasos de inmediato.

Cerrar una desviación en silencio. Si plan/real importa para informe o cliente, la causa debe quedar en el comentario de la tarea, no en una explicación oral.

Añadir nuevo alcance a la vieja estimación sin fijarlo. Cuando aparece una nueva petición durante el trabajo, hay que acordarla por separado: actualizar el plan, crear una tarea vinculada o explicar por qué entra en el resultado actual.

Capturas necesarias

Para la documentación pública conviene preparar estas capturas:

• ficha de tarea con campo de tiempo planificado, plazo y responsable;
• bloque del temporizador en la tarea: estado antes de iniciar y temporizador activo;
• historial de tiempo con varios registros de distintos participantes;
• lista de tareas con columnas de plazo, tiempo planificado y real;
• filtro o bloque de temporizadores activos en la lista de tareas;
• ejemplo de tarea donde el real superó el plan y el comentario explica la causa;
• pantalla antes de cerrar la tarea, donde se ve que el temporizador está detenido y el real guardado;
• lista de informe o exportación con plan/real por tareas.

Escenarios relacionados

• Crear una tarea
• Lista de tareas, filtros y vistas
• Revisar y cerrar una tarea