Portal de cliente de la extranet
Esta pagina describe la extranet con los ojos del cliente. Ayuda al equipo a explicar que recibe exactamente el participante externo despues de la invitacion: donde ve las solicitudes, como escribe en el chat, donde acepta documentos y que acciones no le dan acceso al trabajo interno de la empresa.
Como conceder el acceso y gestionar las politicas se describe en la pagina Extranet para empleados.
Que recibe el cliente
El cliente entra por invitacion y ve solo su contorno de trabajo:
- las solicitudes y sus estados;
- el chat de la solicitud y, si esta permitido, el chat general con el equipo;
- los documentos publicados para su empresa o contacto;
- los archivos y comentarios vinculados a las solicitudes disponibles;
- las notificaciones sobre mensajes nuevos, cambios de estado y acciones con documentos.
La extranet no muestra al cliente tareas internas, empresas ajenas, comentarios internos, ajustes de servicio ni el trabajo de otros clientes.
Primer acceso
- El cliente recibe la invitacion por el canal acordado.
- Abre el enlace, define una contrasena y entra al portal.
- Comprueba la empresa por defecto, el nombre y las secciones disponibles.
- Si ve algo de mas o no ve lo necesario, avisa al gestor: el empleado revisa el enlace de usuario y la politica efectiva.
No pida al cliente reenviar la invitacion a otra persona. Cada participante necesita su propia cuenta para que el historial de mensajes, firmas y acciones siga siendo verificable.
Solicitudes y chat
La solicitud es el objeto de trabajo principal del cliente. En ella se ven el tema, el estado, el responsable del lado del equipo, la conversacion, los archivos y los siguientes pasos.
Buenas practicas para el cliente:
- escribir la pregunta en el chat de la solicitud concreta y no en el canal general;
- adjuntar los archivos a la solicitud donde se necesitan;
- responder a las aclaraciones en la misma conversacion para que el historial no se disperse;
- mirar el estado antes de repetir la pregunta: a menudo el siguiente paso ya esta indicado.
Documentos y archivos
El cliente ve solo los documentos publicados para el. Antes de publicar, el empleado debe comprobar que el documento pertenece a la empresa correcta, que no contiene notas internas y que el cliente entiende la accion esperada: leer, aprobar, firmar o adjuntar un archivo.
Si el documento requiere firma o aprobacion, la accion debe estar disponible directamente en la tarjeta del documento. No lo sustituya por el reenvio por correo: se pierde el control de version y el historial de la decision.
Seguridad
El acceso del cliente esta limitado por la politica de empresa y de contacto. Si el empleado necesita ampliar el acceso, cambia la politica y comprueba el resultado efectivo. Si la colaboracion ha terminado, hay que revocar el enlace de usuario, las invitaciones y los canales externos.
Preguntas frecuentes del cliente
- Por que no veo la solicitud? Lo mas probable es que pertenezca a otra empresa, otro pipeline u otro contacto. Pida al gestor que revise el enlace de usuario.
- Se puede agregar a un colega? Se puede, pero mediante una invitacion y una cuenta separadas.
- Donde esta el documento final? En la seccion de documentos o en la solicitud donde se tomo la decision.
- Por que el enlace ya no se abre? La invitacion o el acceso externo pudieron vencer o ser revocados.