Revisar y cerrar una tarea

En LadVen OS, cerrar una tarea significa que el resultado fue revisado, los criterios de aceptación se cumplieron y ya no se requieren acciones dentro de esa tarea. No es un cambio formal de estado, sino un punto de aceptación: los participantes entienden qué se aceptó, dónde está el resultado y por qué la tarea ya no está en ejecución.

Un buen cierre protege al negocio de dos problemas: el trabajo incompleto no se considera aceptado y las nuevas obligaciones no se pierden en comentarios de una tarea ya cerrada. Si durante la aceptación aparece una nueva solicitud, debe fijarse explícitamente: devolver la tarea actual a corrección, crear una tarea relacionada o explicar por qué la nueva solicitud no entra en el resultado.

Ruta de aceptación

1. El ejecutor muestra que el trabajo está listo: resultado final, archivo, enlace, comentario de resumen y criterios cumplidos están dentro de la tarea.
2. El solicitante, revisor o gerente compara el resultado con el acuerdo, la lista de verificación, los archivos, el plazo y las preguntas abiertas.
3. La decisión queda registrada en la tarea: aceptar y cerrar, devolver con correcciones concretas o mover el nuevo alcance a una tarea relacionada.

Esta ruta separa "el ejecutor terminó el trabajo" de "el negocio aceptó el resultado". Cuando la decisión queda visible en la tarea, un nuevo participante entiende la versión final sin chats privados ni explicaciones verbales.

Ruta base: el ejecutor muestra que el trabajo está listo, el resultado se revisa y la decisión acepta la tarea, la devuelve a corrección o mueve el nuevo alcance a una tarea separada.

Rol	Qué debe verse antes de decidir
Ejecutor	Qué está listo exactamente, dónde queda el resultado final, qué criterios se cumplieron y qué limitaciones quedan.
Revisor o solicitante	El resultado coincide con el acuerdo, los archivos y la lista de verificación están disponibles, y las preguntas abiertas están cerradas o devueltas a corrección.
Gerente	Plazo, riesgo, esfuerzo y nuevo alcance son comprensibles; si apareció una solicitud separada, tiene una tarea relacionada.
Dueño del proceso	El cierre no oculta una etapa pendiente, promesa al cliente, riesgo presupuestario u obligación que debe gestionarse aparte.

Buena práctica

No cierre una tarea inmediatamente después del mensaje "listo". Primero revise resultado, archivos, comentarios, lista de verificación, tiempo registrado y preguntas abiertas. Si el trabajo requiere aceptación, el ejecutor termina su parte o envía la tarea a revisión, y el solicitante acepta el resultado o lo devuelve con un comentario claro.

El estado se cambia solo después de un resultado comprensible o una razón de devolución. Si se necesita una corrección, descríbala en un comentario dentro de la tarea para que la decisión no se pierda en mensajes privados.

Para el gerente, cerrar una tarea no es solo marcar "hecho", sino controlar plazo, resultado, riesgos y tiempo invertido. Antes del cierre final debe estar claro qué se aceptó, qué no se aceptó, qué nuevas obligaciones aparecieron y dónde se harán.

Estados de tarea

Estado	Qué significa	Cuándo usarlo
Nueva	La tarea fue creada, pero el trabajo aún no empezó.	Después de crearla o devolverla al estado inicial si el ejecutor aún no la tomó.
En curso	La tarea se está ejecutando.	Cuando el responsable empezó, aclara detalles, lleva la lista de verificación, adjunta archivos intermedios o registra tiempo.
En revisión	El resultado está listo y espera revisión.	Cuando el ejecutor considera cumplidos los criterios y entrega el trabajo al solicitante o revisor.
En control	La tarea espera control o confirmación final.	Cuando se necesita una etapa de control separada: gerente, cliente o dueño del proceso confirma el resultado.
Completada	El trabajo fue aceptado y cerrado.	Cuando el resultado fue revisado, los materiales obligatorios adjuntados, las preguntas cerradas y el temporizador detenido.
Pospuesta	La tarea está pospuesta.	Cuando el trabajo no es actual temporalmente, pero no debe cancelarse: se espera un evento, decisión o nuevo plazo.
Cancelada	La tarea está cancelada.	Cuando el resultado ya no se necesita. Conviene fijar la razón en un comentario.
No completada	La tarea no se completó con el resultado necesario.	Cuando el trabajo terminó sin éxito y debe distinguirse de cancelación o aplazamiento. Indique razón y siguientes acciones.

Escenarios principales

Finalizar el trabajo

El ejecutor finaliza el trabajo cuando el resultado está listo por su parte. Antes debe compararlo con la descripción, los criterios de aceptación y la lista de verificación. Si no se requiere revisión separada, la finalización puede llevar al cierre. Si la revisión está activada, la tarea debe pasar a espera de revisión o control.

Antes de finalizar, revise que:

• el resultado se pueda abrir, leer, ejecutar o verificar de otra forma;
• la versión final del archivo, documento, enlace o respuesta esté adjunta;
• los puntos obligatorios de la lista de verificación estén marcados;
• los comentarios contengan decisiones, limitaciones y qué se hizo;
• el temporizador activo esté detenido y el tiempo manual agregado si se necesita comparar lo planificado y lo real.

Enviar a revisión

Envíe la tarea a revisión si el solicitante u otro participante debe aceptar el resultado. El resultado debe verse en la tarea: adjunte archivo final, enlace, captura, documento, comentario de resumen u otro artefacto verificable.

Un buen comentario de entrega responde tres preguntas:

• qué está listo;
• dónde revisarlo;
• si hay limitaciones, puntos discutibles o preguntas.

Si la revisión es parte obligatoria del proceso, no la evite con un cierre directo. El estado "En revisión" separa "el ejecutor terminó" de "el trabajo fue aceptado".

Enviar a control

El control se necesita cuando no basta con revisar el resultado dentro de la tarea. Puede requerirse confirmación de un gerente, dueño del proceso, cliente o responsable de calidad.

Antes de enviar a control, asegúrese de que el revisor no tenga que reconstruir contexto: criterios en descripción o comentarios, resultado adjunto o vinculado, decisiones discutibles descritas, tareas o entidades relacionadas agregadas y participante de control incluido con acceso a materiales.

Aceptar la tarea

Acepte una tarea cuando el resultado coincide con el acuerdo y no requiere correcciones. Si había criterios de aceptación, revise según ellos y no por impresión general.

Antes de cerrar, compruebe:

• el resultado coincide con descripción y expectativa;
• el plazo queda claro: a tiempo, con retraso explicado o con traslado acordado;
• la lista de verificación obligatoria está cerrada o se explicó por qué algunos puntos ya no aplican;
• archivos y enlaces finales son accesibles;
• los comentarios contienen la decisión final si importa para la historia;
• no quedan preguntas abiertas entre solicitante, responsable y coejecutores;
• temporizadores activos están detenidos y el tiempo no queda pendiente;
• la desviación entre lo planificado y lo real es explicable si la tarea importa para reporte, cliente o presupuesto;
• el cierre no oculta una etapa incompleta del proceso.

Si el resultado se acepta parcialmente, no cierre en silencio. Devuelva la tarea a corrección con una lista concreta o cree una tarea relacionada para un nuevo resultado independiente.

Antes de aceptar, el gerente debe poder ver el estado de revisión, los archivos finales, la lista de verificación cerrada y la acción que acepta el resultado.

Una buena aceptación fija no solo el hecho de que está "listo", sino también el resultado de gestión: por qué criterios se acepta, qué versión del archivo es final, qué limitaciones quedan y dónde se movió el nuevo alcance.

Antes de aceptar, formule para sí mismo la frase de cierre: "acepto esta versión porque cumple estos criterios". Si no puede nombrar la versión final, el criterio revisado y el lugar donde quedaron nuevas obligaciones, todavía no hay aceptación completa. Para tareas de cliente o presupuesto, añada también si el retraso o la diferencia entre tiempo planificado y real ya fue explicada.

Si el resultado ya se envió fuera

Si el ejecutor ya envió el resultado a un cliente, contratista u otra parte externa, eso no sustituye la aceptación en LadVen OS. Antes de cerrar, compruebe que la tarea conserva el rastro de trabajo: archivo final o enlace, quién revisó el resultado, cuándo se entregó y si el acceso externo sigue activo.

Quien cierra la tarea debe entender:

• qué archivo o documento se envió fuera;
• si coincide con la versión final en la tarea;
• si un enlace público sigue activo más tiempo de lo acordado;
• si una carpeta compartida con cambios continuos puede exponer materiales internos futuros;
• si existe una tarea relacionada cuando después de la entrega apareció una nueva solicitud independiente.

Si el resultado se entregó mediante Disco o un enlace público, deje un comentario breve: qué se envió, dónde está la versión final y cuándo debe revocarse el acceso. Así la tarea sigue siendo el punto de aceptación, no solo un mensaje de que el archivo "se envió a algún lugar".

Si después del envío externo se detecta un error o se envió una versión incorrecta, no cierre la tarea como de costumbre. Fije en un comentario qué versión salió fuera, quién avisa al destinatario, dónde está el archivo corregido y cuándo debe cerrarse el enlace o acceso anterior.

Si la entrega externa generó una solicitud adicional, no la deje dentro de una tarea ya aceptada. Cree una tarea relacionada con su propio responsable, plazo y criterio, y en el cierre indique que el resultado original fue aceptado y que el nuevo compromiso vive aparte.

Si el cierre está bloqueado por una comprobación

A veces LadVen OS no permite cerrar una tarea o pasarla a la siguiente etapa. No es un fallo técnico que haya que evitar, sino una comprobación de protección del proceso: falta una condición obligatoria para la aceptación.

El usuario debe ver una explicación clara:

• qué acción está bloqueada: cierre, envío a revisión, paso a control o cambio de estado;
• qué falta: archivo final, enlace al resultado, lista de verificación cerrada, comentario final, responsable, relación con cliente u otro campo obligatorio;
• quién lo corrige: ejecutor, solicitante, propietario del proceso, responsable o administrador de LadVen OS;
• cómo continuar: añadir lo que falta, guardar la tarea y repetir la misma acción.

No cierre la tarea mediante duplicado, acuerdo privado o estado alternativo. Si la comprobación pide archivo final, adjunte archivo o enlace. Si pide lista de verificación cerrada, cierre los puntos obligatorios o explique la excepción en comentario. Si la condición es incorrecta para este proceso, pida al propietario del proceso que cambie la comprobación, no que rompa una tarea manualmente.

Después de corregir, repita la misma acción y compruebe que la tarea pasó al estado necesario. Si el bloqueo se repite, compare el mensaje con la ficha: quizá se corrigió otro punto, el archivo se adjuntó en el lugar equivocado, el comentario no se guardó o el usuario no tiene permisos sobre el campo necesario.

Para el gerente, una comprobación de cierre bloqueada es una señal de calidad del proceso. Debe verse quién corrige la condición, si el plazo cambia por esa corrección y si el resultado ya se puede aceptar en parte. Si la regla bloquea trabajo válido de forma repetida, cambie la plantilla o la regla con el propietario del proceso; no cree un hábito de rodearla por acuerdos privados.

Una buena pantalla de bloqueo muestra el siguiente paso. En la ficha debe verse la acción limitada, la causa, los detalles adicionales y el botón que lleva al lugar donde corregir la condición. Para una comprobación normal use Abrir detalles; si la acción se bloquea por falta de estimación planificada, use Indicar estimación. La ruta es una sola: abrir el bloque necesario, añadir el archivo, comentario, estimación, relación o punto de lista que falta, guardar y repetir la acción original.

El diagrama muestra la ruta segura: leer la causa del bloqueo, añadir la prueba faltante, guardar la tarea y repetir la acción original.

Si falta el archivo final

Cuando la comprobación de cierre pide un archivo final, no adjunte un documento cualquiera solo para avanzar el estado. La tarea debe contener una prueba que pueda aceptarse después: archivo final, enlace a documento aprobado, captura de confirmación, informe u otro material que demuestre el resultado.

Trabaje en este orden:

1. Abra el mensaje de la comprobación y confirme que pide exactamente el archivo final o el enlace al resultado.
2. Vaya al bloque de archivos, al comentario de resultado o al punto de la lista donde el proceso exige guardar el material.
3. Adjunte el archivo final, añada el enlace o explique dónde está el resultado si vive en un almacenamiento externo gestionado.
4. Compruebe que el material queda visible en la ficha después de guardar o actualizar.
5. Añada un comentario breve: qué versión es la final y qué debe revisar el solicitante.
6. Repita la acción original: enviar a revisión, aceptar o cerrar la tarea.

Si el resultado del trabajo no es un archivo, describa la prueba en el comentario de cierre: dónde se comprueba el cambio, qué punto de la lista de verificación lo confirma y qué persona lo aceptó. Si este tipo de trabajo no debería pedir archivo, solicite al dueño del proceso cambiar la regla de cierre en la plantilla o el flujo. No cree una tarea duplicada solo para evitar la comprobación.

Si el archivo final existe fuera de LadVen OS, primero devuélvalo al contexto de la tarea: enlace gestionado, documento relacionado, archivo adjunto o comentario que explique ubicación y acceso. La aceptación debe poder repetirse después sin depender de un correo privado, una carpeta personal o una promesa verbal.

Si el archivo no se adjuntó, no continúe el cierre como si el resultado existiera. Revise el error en el bloque de archivos: nombre, tamaño, formato, accesos y la acción Reintentar o Quitar. El orden detallado está en Archivos y documentos.

Para un responsable, este bloqueo es una señal útil de control de calidad. Muestra que el proceso exige un artefacto verificable, no una promesa verbal. Si el bloqueo aparece con demasiada frecuencia, revise la plantilla de la tarea: quizá deba indicar de antemano qué archivo cuenta como final, quién lo prepara y dónde adjuntarlo.

Devolver a ejecución o corrección

Devuelva la tarea a ejecución cuando el resultado no cumple criterios, faltan archivos, hay preguntas abiertas o la revisión encontró un error. La devolución debe explicar qué corregir.

Mal:

No sirve, rehacer.

Bien:

Devuelvo a corrección: en la tabla final falta la columna "Fecha de pago", y en la descripción está marcada como obligatoria. Agreguen la columna, completen las filas por clientes de la lista y envíen de nuevo a revisión.

Si la tarea estaba en revisión o control, después de devolverla normalmente vuelve a trabajo. Si el trabajo ya no se necesita, cancélela. Si está detenido por una causa externa, pospóngala. Si el resultado no se puede obtener y debe fijarse como fracaso, use el estado de no completada.

La corrección solo es útil cuando la tarea muestra qué arreglar, dónde comprobar la corrección y qué resultado se necesita para una nueva aceptación.

Control del gerente al cerrar

El gerente o dueño del proceso mira no solo el estado final, sino también la calidad de la huella de gestión. En una tarea cerrada debe entenderse por qué se aceptó el trabajo y qué decisiones se tomaron sobre plazos, riesgos y nuevos requisitos.

Preste atención especial si:

• el plazo se movió o la tarea se cerró tarde;
• el ejecutor gastó mucho más tiempo que el planificado;
• el resultado afecta a un cliente, dinero, documentos legales o el trabajo de otro departamento;
• aparecieron nuevas solicitudes sin una tarea relacionada;
• hubo varias devoluciones a corrección;
• se quitó parte de la lista de verificación antes del cierre;
• la tarea la cierra alguien distinto del solicitante o revisor esperado.

En esos casos, el comentario de cierre debe responder: qué se aceptó, qué cambió frente al planteamiento inicial, por qué la desviación es aceptable y dónde se cumplirán nuevas obligaciones.

Cierre sin perder nuevas obligaciones

Durante la aceptación suelen aparecer solicitudes adicionales. Use una regla simple:

Qué apareció en la aceptación	Qué hacer
Corrección del resultado original	Devolver la tarea actual a corrección con una lista concreta.
Nuevo resultado independiente	Crear una tarea relacionada o hija.
Idea futura sin obligación	Fijarla en un comentario como idea o decisión de no hacer ahora.
Dependencia externa	Posponer la tarea o crear una tarea separada para obtener datos de entrada.
Cambio de acuerdo con cliente o gerente	Fijar la decisión en comentario y vincular la nueva tarea con la original.

Una tarea cerrada debe seguir siendo un punto limpio de aceptación. No continúe trabajo nuevo en ella si el resultado original ya fue aceptado: así se controlan peor plazos, responsables y la comparación entre lo planificado y lo real.

Relación con criterios de aceptación

Los criterios de aceptación son la referencia principal. Deben estar en descripción, lista de verificación o comentario si aparecieron durante el trabajo. Sin ellos, la revisión se convierte en discusión sobre expectativas.

Dónde mirar	Qué revisar
Descripción	Qué resultado se prometió y qué limitaciones se indicaron.
Lista de verificación	Si todos los pasos obligatorios están hechos y no quedan puntos pendientes.
Archivos y enlaces	Si la versión final está adjunta y disponible para participantes.
Comentarios	Si están fijadas decisiones, aclaraciones, aprobaciones y razones de desviaciones.
Tiempo	Si el temporizador está detenido y el tiempo real registrado cuando se necesita.
Relaciones	Si hay tarea padre, hija o relacionada cuando parte del resultado se separó.

Si un criterio quedó obsoleto, no lo ignore al cerrar. Fije en un comentario por qué ya no es necesario y luego acepte el resultado.

Cómo hacerlo en LadVen OS

1. Abra la tarea.
2. Revise descripción, criterios y resultado esperado.
3. Mire últimos comentarios, decisiones y preguntas.
4. Abra archivos, enlaces, documentos y entidades relacionadas necesarios.
5. Asegúrese de que la lista de verificación obligatoria esté completa.
6. Revise el plazo y la explicación si hubo retraso o traslado.
7. Revise temporizador y tiempo: antes del cierre final el temporizador activo debe estar detenido.
8. Compare lo planificado y lo real si participa en reportes o control de carga.
9. Si usted es ejecutor y el resultado está listo, finalice o envíe a revisión.
10. Si se necesita control separado, envíe a control.
11. Si acepta el trabajo y cumple criterios, complete la tarea.
12. Si aparece una advertencia de comprobación protectora integrada, lea la condición, abra con el botón el bloque necesario, corrija los datos, guarde la tarea y repita la misma acción de cierre o revisión.
13. Si hacen falta correcciones, deje comentario concreto y devuelva a trabajo.
14. Si apareció una solicitud independiente, cree tarea relacionada antes o justo después del cierre.
15. Si el trabajo ya no se necesita, cancele; si debe esperar, posponga; si no se logró el resultado, fije no completada.

Qué revisar

• resultado conforme al acuerdo inicial;
• criterios cumplidos o cambio explicado;
• plazo respetado o desviación fijada;
• archivos obligatorios adjuntos;
• decisiones importantes en comentarios;
• lista de verificación sin puntos obligatorios pendientes;
• temporizador detenido y tiempo registrado;
• desviación entre lo planificado y lo real comprensible para el gerente;
• tareas, documentos o CRM relacionados agregados si el contexto se perdería;
• no hay una comprobación protectora integrada activa que bloquee el cierre;
• no queda el error Archivo no adjuntado si el archivo final es obligatorio para aceptar;
• nuevas obligaciones separadas en tareas relacionadas o rechazadas explícitamente;
• participantes sin preguntas abiertas;
• el cierre no oculta una etapa incompleta.

Comentarios al cerrar

El comentario de cierre no siempre es obligatorio, pero ayuda si la tarea importa para historia, cliente, reporte o transferencia del resultado. Escriba breve y concreto: qué se aceptó, dónde está la versión final y qué se decidió no hacer.

Use esta fórmula práctica: resultado del cierre + archivo o enlace final + seguimiento pendiente o "sin acciones siguientes" explícito + quién toma el siguiente paso si hace falta.

Aceptado. La versión final del contrato está adjunta a la tarea; se incorporaron las correcciones de los comentarios.

Cierro como cancelada: el cliente trasladó el lanzamiento y la preparación actual ya no es necesaria. Volveremos a la tarea después de la nueva fecha.

Fijo no completada: no se obtuvo acceso a la fuente y sin él no se puede preparar la descarga. Se creó una tarea separada para obtener acceso.

Cuándo se necesita una nueva tarea relacionada

No convierta una devolución a corrección en una tarea infinita. Cree una tarea relacionada si apareció nuevo alcance no incluido en el acuerdo original, se necesita otro responsable, la corrección depende de otro proceso o el resultado actual ya puede aceptarse y el nuevo requisito debe llevarse aparte. Devuelva la tarea actual si la corrección pertenece a los mismos criterios y sin ella no se puede aceptar el resultado.

Buenas prácticas

• Acepte por criterios de aceptación, no por "parece listo".
• Devuelva a corrección solo con lista concreta de cambios y resultado esperado.
• Revise plazo, tiempo planificado y tiempo real antes de cerrar tareas que afectan cliente, presupuesto o carga.
• Fije decisiones de gestión en comentarios: traslado de plazo, retirada de la lista de verificación, aceptación parcial.
• Cree tarea relacionada para nuevo alcance independiente.
• No cierre con temporizador activo o tiempo sin guardar.
• Use control del gerente para tareas importantes donde la aceptación debe separarse de la ejecución.
• Después de varias devoluciones, revise el planteamiento inicial: quizá los criterios eran incompletos o cambió el alcance.

Errores frecuentes

• cerrar sin revisar el resultado;
• finalizar sin archivo, enlace o comentario final;
• completar cuando debe pasar revisión o control;
• devolver sin lista concreta de correcciones;
• pedir correcciones en privado en vez de comentario;
• aceptar con retraso sin explicación;
• cerrar con gran desviación entre lo planificado y lo real sin comentario;
• tratar una nueva solicitud como "pequeña corrección" aunque tiene plazo o responsable propios;
• dejar temporizador activo después del cierre;
• cancelar en vez de posponer cuando el trabajo puede volver;
• crear nueva tarea para una corrección que bastaba devolver a trabajo;
• continuar la tarea actual cuando apareció un resultado independiente;
• cerrar tras acuerdo verbal sin dejar decisión en la tarjeta.

Qué comprobar antes de cerrar

Antes del cierre, la tarea debe mostrar no solo el estado final, sino también el camino de aceptación. En la tarjeta debe quedar claro qué resultado está listo, dónde están los archivos o enlaces, quién revisó el trabajo, qué observaciones quedaron cerradas y por qué ya no hacen falta acciones dentro de esta tarea.

Compruebe: descripción, lista de verificación, archivos y últimos comentarios antes de la aceptación; entrega del resultado al solicitante o revisor; comentario del ejecutor con qué está listo y dónde revisarlo; devolución con lista concreta de correcciones si el resultado no se acepta; control del gerente cuando la tarea requiere revisión separada; temporizador detenido y comparación planificado frente a real comprensible; tarea relacionada o hija para una nueva obligación; comentario final tras el cierre con materiales accesibles.

Secciones relacionadas

• Crear una tarea
• Añadir una lista de verificación
• Asignar participantes