Administración del portal
La administración del portal son los ajustes que definen cómo trabaja toda la empresa en LadVen OS: las reglas de los módulos, el acceso, el correo y el inicio de sesión. Los cambia el propietario o el administrador; para ello se necesitan permisos administrativos.
Esta página es un panorama de lo que se puede configurar. El modelo de acceso está descrito en detalle en la sección Acceso y roles, y el segundo factor de inicio de sesión en la sección Autenticación de dos factores (2FA).
Reglas de funcionamiento de los módulos
El administrador establece reglas por módulo, es decir, cómo se comporta el portal por defecto para todos:
- Tareas — reglas de distribución del trabajo (si se pueden asignar tareas hacia abajo, hacia arriba o entre departamentos), modo de automatización para los empleados ordinarios, requisitos por defecto (verificación del resultado, estimación previa).
- CRM — modo de acceso por defecto (estricto o abierto) y permisos de los roles sobre los datos de clientes.
- Chats — a quién se le permite la mensajería personal: a los empleados activos, a los compañeros de su departamento o de uno vinculado, solo dentro de un proyecto.
- AI — si el módulo está activado y a quién le son accesibles las conexiones de AI.
- Documentos y archivos — reglas de trabajo con los documentos y archivos de la empresa.
Cambia las reglas de un módulo como una política de toda la empresa, no para una situación concreta: afectan a todos los usuarios a la vez.
Espacios de trabajo
Los espacios de trabajo delimitan los grandes contornos dentro del portal. Para cada uno se pueden definir sus participantes y sus roles, así como el modo de cumplimiento de las reglas: desactivado, suave (avisa) o estricto (prohíbe la infracción). Activa el modo estricto cuando los límites del espacio deban respetarse de forma rígida.
Seguridad
En la sección de seguridad el administrador establece:
- el modo de acceso por defecto de los módulos (consulta Acceso y roles);
- la visibilidad de los departamentos: si el empleado ve toda la estructura de la empresa o solo su rama;
- la política de autenticación de dos factores para los empleados y los participantes externos (consulta Autenticación de dos factores (2FA)).
Correo del sistema
El correo del sistema es la forma en que el portal envía los correos (notificaciones, invitaciones, correos de procesos). El administrador configura los perfiles de envío, las plantillas y los asuntos de los correos, y vigila la entrega. Un correo del sistema bien configurado es necesario para que las invitaciones y las notificaciones lleguen a los empleados y clientes.
Campos personalizados
El administrador puede añadir a los perfiles de los empleados campos adicionales: por ejemplo, el cargo en formato libre, un identificador interno, la fecha de incorporación. Se admiten distintos tipos: texto, número, fecha, lista de valores, referencia a un usuario o departamento; un campo se puede hacer obligatorio o múltiple.
Antes de dar de alta campos de forma masiva, acordad para qué sirve cada uno y quién lo rellena: dónde exactamente se muestra el campo a los empleados depende de la configuración del portal, así que introduce los campos de forma consciente y no por si acaso.
Inicio de sesión corporativo (SSO)
LadVen OS admite el inicio de sesión mediante un proveedor de identidad externo (SSO corporativo). Por ahora, esa conexión se configura junto con el equipo de LadVen OS, y no a través de una interfaz autónoma en el portal. Si tu empresa necesita un inicio de sesión corporativo único, comenta la conexión con el proveedor del portal; no intentes configurarlo como una integración corriente.
Buenas prácticas
- Cambia las reglas de los módulos como una política de toda la empresa, pensando de antemano su impacto en todos.
- Para los módulos sensibles mantén el modo de acceso estricto por defecto.
- Configura y comprueba el correo del sistema antes de las invitaciones masivas y del lanzamiento de procesos.
- Introduce campos personalizados para una necesidad concreta, no por si acaso.
- Acompaña los cambios de políticas y reglas con una razón clara: queda en el historial.
Errores frecuentes
- Cambiar la regla de un módulo para un solo caso, olvidando que rige para todos.
- Dejar el modo de acceso abierto donde hay datos de clientes o financieros.
- Enviar invitaciones antes de configurar el correo del sistema: los correos no llegan.
- Dar de alta campos personalizados sin propósito, y el perfil se convierte en un vertedero.
- Esperar que el SSO corporativo se configure como una integración corriente: se conecta con el equipo del portal.