Extranet
La extranet da a clientes, contratistas y otros participantes externos una entrada de trabajo separada a LadVen OS. Solo ven el contexto permitido: solicitudes, canal general, documentos y acciones abiertas por su politica de acceso.
Usela cuando un cliente deba participar en el trabajo sin recibir acceso al portal interno de la empresa.
Donde esta
Los participantes externos trabajan en el portal de cliente Extranet (/extranet/*). Segun la politica de acceso, puede incluir solicitudes, canal general y documentos.
Empleados y administradores gestionan el acceso en Extranet Governance (/extranet-governance). Alli se mantienen enlaces entre usuarios, contactos y empresas, invitaciones, politicas de acceso, pipelines permitidos y ajustes de seguridad.
Cuando usarla
La extranet sirve cuando el cliente necesita ver avance y entregar materiales, pero no debe ver tareas internas, discusiones privadas ni datos de otros clientes.
Escenarios habituales:
- el cliente crea una solicitud mediante un formulario permitido;
- el equipo comenta la solicitud e intercambia archivos;
- el cliente recibe documentos, ofertas, facturas o materiales del caso;
- el cliente ve el estado actual y el siguiente paso esperado;
- una persona responsable gestiona acceso, invitaciones y contexto CRM.
Solicitudes
Una solicitud registra la necesidad del participante externo. Segun la configuracion del pipeline, el cliente puede completar un formulario, adjuntar archivos, leer el historial, escribir en el chat de la solicitud y ver un estado claro.
Antes de enviarla, el cliente debe revisar titulo, descripcion, adjuntos y contexto de contacto. El empleado no debe pedir al cliente que repita en el chat datos que ya estan en el formulario.
Canal general
El canal general sirve para comunicacion continua con un cliente o socio fuera de una solicitud concreta. Uselo para temas organizativos, aclaraciones y aprobaciones breves.
No mueva decisiones internas al canal general si el cliente no debe verlas. Si la conversacion pertenece a una solicitud o documento concreto, mantengala en ese contexto.
Documentos
El area de documentos muestra al participante externo solo los materiales destinados a el. Una tarjeta puede mostrar estado, siguiente paso, archivos, vista previa, descarga o accion de firma cuando esta permitida.
Antes de publicar un documento, compruebe que pertenece a la empresa o contacto correcto, que no contiene comentarios internos y que no expone datos de otro cliente.
Gestion de acceso
El acceso de extranet debe estar vinculado a un contacto real, una empresa y areas de trabajo permitidas. No use el acceso externo como atajo generico al portal.
Compruebe:
- que usuario esta vinculado a que contacto;
- que empresas estan disponibles para el participante externo;
- que empresa se selecciona por defecto;
- que solicitudes, chats, llamadas, documentos y pipelines estan permitidos;
- si las invitaciones estan activas y no vencidas;
- si las politicas de contrasena y sesion encajan con el riesgo.
Si el cliente ve demasiado o no ve el objeto correcto, no lo resuelva con un enlace directo. Revise enlace de usuario, empresa, politica y visibilidad del objeto.
Buenas practicas
- Separe contexto externo e interno: el portal de cliente no debe mostrar notas internas, tareas internas ni datos tecnicos.
- Use nombres claros para solicitudes y documentos.
- Revise el acceso despues de cambiar empresa, contacto o politica.
- Revoque invitaciones y enlaces antiguos cuando termine la colaboracion.
- Para capturas y formacion use solo datos demo preparados, no solicitudes ni personas reales.