Workflows
Los workflows mantienen el trabajo repetido en un orden claro: quien inicia el proceso, que pasos se ejecutan automaticamente, donde debe actuar una persona y como un responsable ve el avance. Sirven para ventas, traspasos a cliente, solicitudes, reglas internas y cadenas de tareas.
Un workflow no sustituye una tarea, una ficha CRM ni un documento. Los conecta en una secuencia controlada con plantilla, ejecucion, tareas actuales, historial y resultado.
Donde Esta
La entrada principal es Automatizacion → Workflows (/automation/workflows). Un workflow puede estar enfocado en CRM o en tareas.
Segun los permisos, el apartado muestra plantillas, filtros por modulo y disparador, editor de plantillas, tareas asignadas a personas, instancias, historial y procesamiento de pasos planificados.
Si una accion no aparece, revise los permisos de workflow y el alcance donde se ejecuta el proceso.
Cuando Usarlo
Use un workflow cuando varios pasos deban mantenerse estandarizados: procesar una nueva solicitud u oportunidad, pasar trabajo entre equipos, crear una tarea desde un evento, esperar un estado o fecha limite, asignar un paso manual o ver donde se detuvo el proceso.
Si solo necesita una lista repetida dentro de una tarea, use una plantilla de tarea. Si solo necesita reglas para una etapa CRM, puede bastar la automatizacion CRM. Use workflow cuando importe la cadena completa y su visibilidad.
Plantillas
Una plantilla define cuando empieza el proceso y que hace. Antes de activarla, revise nombre, objetivo, modulo, alcance, disparador, responsables manuales, acciones automaticas, regla de cierre y dueno del proceso.
No active una plantilla si nadie responde por errores, pasos vencidos o excepciones.
Tareas del Proceso
Una tarea del proceso es un paso manual asignado a una persona. Tratele como trabajo real: revise descripcion, fecha limite, objeto relacionado y resultado esperado.
Complete el paso solo cuando el trabajo este hecho. Si no puede realizarse, cancelelo o devuelvalo al dueno del proceso con contexto.
Instancias y Control
Una instancia es una ejecucion concreta de una plantilla para una oportunidad, tarea u otro objeto de trabajo. Sirve para ver si arranco, que paso esta activo, quien debe actuar, por que termino o fue detenida, y si la plantilla genera trabajo innecesario.
Detenga una instancia solo con una razon clara para que la revision posterior sea comprensible.
Buenas Practicas
- Mantenga cada workflow enfocado en un objetivo de negocio.
- Nombre los pasos manuales por el resultado esperado.
- Pruebe nuevos workflows primero en escenarios seguros.
- No automatice decisiones de gestion que requieren una persona.
- Revise con frecuencia tareas de workflow e instancias detenidas.