Adjuntar archivos a una tarea
En LadVen OS, los archivos de una tarea guardan materiales de trabajo y pruebas del resultado: briefs, contratos, tablas, capturas, diseños, versiones finales de documentos y otros artefactos sin los cuales la tarea sería difícil de ejecutar o aceptar.
Use archivos como parte del contexto de trabajo, no como almacén general. El participante debe abrir la tarea y entender rápido qué materiales sirven para trabajar, qué archivos prueban pasos concretos y dónde está el resultado final.
Cuándo adjuntar archivos
Adjunte un archivo si sin él no se puede ejecutar, revisar o reconstruir el contexto de la tarea.
Un archivo es útil cuando:
- es material inicial: brief, contrato, descarga, tabla, especificación;
- sirve para revisar el resultado: captura, reporte, versión aprobada, documento final;
- pertenece a esta tarea y no al archivo general del proyecto;
- tiene nombre o explicación clara en descripción, comentario o punto del checklist;
- está disponible para quienes deben trabajar con él;
- no contiene datos privados, personales o comerciales innecesarios.
No adjunte un archivo solo porque "puede servir". Los adjuntos de más complican la aceptación: hay que averiguar qué archivo es actual, cuál es referencia y cuál ya está obsoleto.
Dónde pueden estar los archivos
| Dónde está el archivo | Cuándo usarlo |
|---|---|
| Archivos de la tarea | Materiales generales necesarios para ejecutar o revisar toda la tarea. |
| Archivos de un punto del checklist | Prueba o material de un paso concreto. |
| Archivos en comentarios | Material para discusión, versión intermedia, respuesta a una pregunta o aclaración. |
| Documentos relacionados y enlaces externos | Documentos que viven en otro almacenamiento, CRM, disco u otro contexto de trabajo. |
Elija el lugar por la finalidad del archivo: para todos y toda la tarea, adjúntelo a la tarea; para un paso, al checklist; para una pregunta, al comentario; si vive en otro sistema como documento principal, agregue enlace o documento relacionado.
Archivos al crear una tarea
Al crear una tarea, agregue solo materiales necesarios para empezar. Antes de guardar, revise que los archivos correspondan al resultado esperado, no estén obsoletos, la descripción explique qué hacer con cada adjunto importante, los participantes tengan acceso y la carga se haya completado.
Si la tarea se crea con checklist, separe contexto general y pruebas de pasos. Por ejemplo, el brief del cliente va a archivos de la tarea y la captura de comprobación de un punto va a ese punto del checklist.
Archivos en vista y edición
En la tarjeta, el bloque de archivos muestra materiales adjuntos y, si hay permisos, permite agregar o eliminar. En vista suelen verse tarjetas de archivos, filtros por origen y descarga; en edición o con permisos de cambio, agregar y borrar.
Los filtros ayudan a separar archivos de tarea, checklist y comentarios. Si el resultado final está en un comentario, deje un comentario claro o mueva/vincule el archivo para que el revisor no lo busque entre discusiones.
Cómo mantener orden
- nombre los archivos de forma comprensible;
- explique versiones finales y borradores;
- no mezcle fuentes, borradores y resultados sin comentario;
- elimine o marque obsoletos los materiales que ya no deben usarse;
- mantenga archivos finales en un lugar visible para aceptación;
- revise permisos antes de enviar a revisión.
Cómo hacerlo en LadVen OS
- Abra la tarea.
- Vaya al bloque de archivos, comentario o punto del checklist según la finalidad.
- Adjunte el archivo con el botón o drag and drop.
- Espere a que termine la carga.
- Agregue explicación si el nombre no basta.
- Revise que el archivo se abre para participantes necesarios.
- Guarde cambios si está en modo edición.
Drag and drop
Arrastre archivos al área de carga solo si pertenecen al bloque correcto. Si por error arrastró el archivo al comentario en vez de a la tarea, corrija antes de cerrar o aceptar.
Botón de adjuntar
El botón de adjuntar sirve cuando quiere elegir archivos desde el dispositivo o almacenamiento permitido. Después de seleccionar, revise lista, nombres y estado de carga.
Vista previa
Use la vista previa para comprobar que se adjuntó el archivo correcto, que no está vacío o dañado y que el contenido corresponde a la tarea. La vista previa no sustituye permisos: el revisor también debe poder abrir el material.
Descarga
Descargue archivos cuando necesite trabajar localmente o comprobar el resultado. Si después genera una nueva versión, adjúntela de nuevo y explique cuál es actual.
Eliminación de archivos
Elimine solo archivos erróneos, duplicados, obsoletos o adjuntados por accidente. No borre materiales que explican una decisión sin dejar contexto. Si un archivo se retira por seguridad o permisos, indique la razón.
Versiones y reemplazo de archivo
Al reemplazar una versión, escriba qué cambió y cuál usar:
Adjuntada versión final del contrato del 16 de mayo. La versión anterior queda solo para historia.
No deje varias versiones indistinguibles. Para aceptación, el revisor debe entender qué archivo es final.
Derechos de acceso
Un archivo visible en la tarea no siempre significa que todos puedan abrir el documento de origen. Revise permisos de documento, carpeta, CRM o cliente. No compense falta de permisos reenviando archivos por canales externos si el trabajo debe quedar en LadVen OS.
Archivos útiles
| Situación | Dónde adjuntar | Qué agregar |
|---|---|---|
| Preparar una propuesta | Archivos de la tarea | Brief del cliente y plantilla de propuesta. |
| Revisar un contrato | Archivos de la tarea | Versión actual del contrato y lista de puntos discutibles en descripción. |
| Confirmar una configuración | Punto del checklist | Captura de la configuración realizada. |
| Discutir un borrador | Comentario | Archivo borrador y pregunta concreta. |
| Entregar resultado | Archivos de la tarea | Versión final y comentario de resumen. |
Nombres y explicaciones
Use nombres que ayuden a distinguir fuente, versión, fecha y finalidad. Si el nombre no basta, agregue texto: qué contiene, para qué se usa y si es final.
Errores de carga
Si la carga falló, revise conexión, tamaño, formato, permisos y duplicados. No cierre la tarea hasta que el material obligatorio esté cargado o enlazado correctamente.
Archivos en comentarios
Adjunte archivos a comentarios para discusión, aclaraciones o versiones intermedias. Si un comentario contiene el resultado final, indíquelo explícitamente para que el revisor lo encuentre.
Archivos en checklist
Adjunte al punto del checklist pruebas de ese paso: captura, documento parcial, confirmación. No use el checklist como depósito de archivos generales de la tarea.
Errores que conviene evitar
- adjuntar todos los materiales "por si acaso";
- no indicar versión final;
- dejar archivos obsoletos sin explicación;
- cargar el resultado final en un comentario sin resumen;
- no revisar permisos;
- eliminar archivos que explican la historia;
- usar nombres genéricos como
documento_final_nuevo; - cerrar sin comprobar que el archivo abre.
Revisión del resultado
Antes de aceptar, compruebe que los archivos obligatorios están adjuntos, son actuales, se abren, tienen permisos correctos, coinciden con criterios de aceptación y no hay versiones finales contradictorias.
Buenas prácticas
- Adjunte solo archivos necesarios para trabajo, revisión o historia.
- Mantenga el resultado final visible en archivos de la tarea o claramente enlazado.
- Explique cambios de versión.
- Separe materiales generales, pruebas de checklist y discusiones.
- Revise acceso antes de enviar a revisión.
- Use comentarios para explicar por qué un archivo se agrega, reemplaza o elimina.
Capturas necesarias para la documentación
- bloque de archivos de tarea;
- filtros de adjuntos por origen;
- carga por drag and drop;
- adjunto en comentario;
- archivo en punto del checklist;
- vista previa y descarga;
- eliminación o estado de error;
- ejemplo de versión final visible para aceptación.