Adjuntar archivos a una tarea

En LadVen OS, los archivos de una tarea guardan materiales de trabajo y pruebas del resultado: instrucciones iniciales, contratos, tablas, capturas de pantalla, diseños, versiones finales de documentos y otros artefactos sin los cuales sería difícil ejecutar o aceptar la tarea.

El flujo separa material general, evidencia de pasos, discusión y documentos fuente.

Use los archivos como parte del contexto de trabajo, no como un almacén general. Cualquier participante debe abrir la tarea y entender rápido qué materiales necesita para trabajar, qué archivos prueban pasos concretos y dónde está el resultado final.

Cuándo adjuntar archivos

Adjunte un archivo si sin él no se puede ejecutar, revisar o reconstruir el contexto de la tarea.

Un archivo es útil cuando:

• es material inicial: instrucciones, contrato, exportación, tabla o especificación;
• sirve para revisar el resultado: captura, informe, versión aprobada o documento final;
• pertenece a esta tarea y no al archivo general del proyecto;
• tiene un nombre claro o una explicación en la descripción, comentario o punto de la lista de verificación;
• está disponible para las personas que deben trabajar con él;
• no contiene datos privados, personales o comerciales innecesarios.

No adjunte un archivo solo porque "podría servir". Los adjuntos de más complican la aceptación: el equipo debe averiguar qué archivo está vigente, cuál es solo referencia y cuál ya quedó obsoleto.

Para la jefatura, un archivo de tarea debe responder una pregunta simple: ayuda a hacer el trabajo, revisar el resultado o reconstruir después cómo se tomó la decisión. Si no ayuda a ninguna de esas acciones, es mejor no añadirlo.

Un buen archivo ahorra tiempo:

• la persona asignada no busca materiales iniciales en chats;
• quien revisa ve de inmediato el resultado final;
• la jefatura entiende en qué se basó la decisión;
• una persona nueva puede entrar en la tarea sin pedir otro resumen.

Dónde pueden estar los archivos

En las tareas hay varios escenarios relacionados con archivos.

Dónde está el archivo	Cuándo usarlo
Archivos de la tarea	Materiales generales necesarios para ejecutar o revisar toda la tarea.
Archivos de un punto de la lista de verificación	Prueba o material relacionado con un paso concreto.
Archivos en comentarios	Material para discutir, una versión intermedia, una respuesta o una aclaración.
Documentos relacionados y enlaces externos	Documentos que viven en otro almacenamiento, CRM, disco u otro contexto de trabajo.

Guarde los documentos generales en los archivos de la tarea. Adjunte capturas puntuales, resultados intermedios y pruebas de una acción concreta al punto correspondiente de la lista de verificación. Si el archivo solo sirve para discutir algo, agréguelo al comentario y explique brevemente qué debe hacerse con él.

Elija el lugar por la finalidad del archivo:

• si lo necesitan todos durante toda la tarea, adjúntelo a la tarea;
• si confirma un paso, adjúntelo al punto de la lista de verificación;
• si sirve para una pregunta o discusión, adjúntelo al comentario;
• si vive en otro sistema como documento principal, agregue un enlace o documento relacionado cuando ese escenario esté disponible.

Dónde debe quedar el resultado final

El resultado final debe quedar donde la persona que revisa y la jefatura esperan encontrarlo durante la aceptación.

Resultado	Mejor lugar
Archivo final de toda la tarea	Archivos de la tarea y un comentario breve indicando que es la versión final.
Prueba de un paso	Archivo del punto correspondiente de la lista de verificación.
Material para una pregunta o aprobación	Comentario con la decisión que falta.
Documento mantenido en otro sistema	Documento relacionado o enlace, más un comentario en la tarea con el estado actual.

Si el resultado influye en el cierre de la tarea, no lo deje solo en medio de la conversación. Agregue un enlace claro, un archivo de la tarea o un comentario final para que la aceptación no dependa de buscar en mensajes.

Archivos al crear una tarea

Al crear una tarea, los archivos ayudan a la persona asignada a empezar sin búsquedas adicionales. Agregue solo los materiales que realmente se necesitan al inicio.

Antes de guardar, revise:

• que los archivos elegidos correspondan al resultado esperado;
• que el archivo no esté obsoleto ni duplique una versión más actual;
• que la descripción explique qué hacer con cada adjunto importante;
• que la persona asignada, coejecutores y revisores tengan acceso a los materiales;
• que la carga haya terminado o que el archivo se vea como seleccionado para adjuntar.

Si el navegador restaura un borrador después de cerrar el formulario o actualizar la página, no considere los archivos locales como ya adjuntos. LadVen OS puede recuperar texto, lista de verificación y otros campos, pero el navegador no puede volver a seleccionar un archivo del dispositivo. Abra la lista de materiales seleccionados, vuelva a elegir los archivos marcados como no disponibles y solo después guarde la tarea.

Si la tarea se crea con lista de verificación, separe contexto general y pruebas de pasos. Por ejemplo, las instrucciones del cliente van a los archivos de la tarea, y la captura que confirma un punto concreto va a ese punto de la lista.

No cargue en una tarea nueva un archivo completo "por si acaso". Al inicio bastan los materiales fuente, los criterios y las plantillas obligatorias. El resto conviene añadirlo durante el trabajo, cuando ya se entiende para qué sirve.

Archivos en vista y edición

En la tarjeta de la tarea, el bloque de archivos muestra los materiales ya adjuntos y, si el usuario tiene permisos, permite agregar nuevos o eliminar los innecesarios. En modo vista suelen verse tarjetas de archivos, filtros por origen y acciones de descarga. En edición, o con permisos de cambio, están disponibles agregar y borrar.

Los filtros ayudan a separar materiales de la tarea y archivos de la lista de verificación:

• Todos muestra el conjunto completo;
• Tarea muestra adjuntos de la tarea completa;
• Lista de verificación muestra archivos añadidos a sus puntos.

Cuando hay muchos materiales, use los filtros y las explicaciones junto a los archivos para no convertir el bloque en un archivo desordenado. La persona que acepta la tarea debe encontrar la versión final sin leer todos los adjuntos.

Si el bloque está vacío, no siempre es un error. Tal vez todavía no se añadieron materiales, usted no tiene permisos de cambio o el filtro elegido no contiene archivos.

Lea el bloque de archivos siempre en el mismo orden: primero revise el filtro elegido (Todos, Tarea, Lista de verificación), después el origen del archivo, las acciones disponibles y el estado de carga. Si no ve archivos, no saque una conclusión de inmediato: cambie el filtro, revise permisos y confirme que el material debe estar en archivos de la tarea, y no en un comentario, un punto de lista de verificación o un documento vinculado.

Antes de dar por listo el bloque de archivos, revise que la pantalla muestre:

• un nombre de archivo claro, o una abreviatura suficiente para distinguirlo de otros archivos;
• el tipo o la extensión, el tamaño y la hora de agregado ayudan a comprobar el material, pero no sustituyen un nombre de archivo significativo;
• el origen del archivo: conjunto completo, tarea completa o punto de la lista de verificación;
• una acción disponible para ver, descargar o eliminar cuando los permisos lo permitan;
• un estado claro de error de carga con opción de reintentar o quitar el archivo;
• un bloque vacío o de solo lectura que explique por qué no hay archivos o por qué no se pueden modificar.

Cómo reconocer estados de archivos

El bloque de archivos puede verse algo distinto según el tema, el ancho de pantalla o los permisos. El sentido de trabajo no cambia: archivo seleccionado, adjunto, solo lectura, error de carga o archivo vinculado a un punto de la lista.

Estado	Cómo reconocerlo	Qué hacer
Seleccionado, pero aún no adjunto	El archivo se ve antes de guardar la tarea nueva o antes de que termine la carga.	Revise el nombre, quite archivos accidentales y espere a que se guarde o cargue.
Adjunto a la tarea	El archivo permanece en la tarjeta después de actualizar y está disponible para participantes según permisos.	Úselo como material de trabajo o resultado final.
Solo lectura o bloque vacío	No hay acción de cambio, o el bloque explica que no hay materiales.	No lo trate como error: revise permisos, filtro y si realmente hace falta un archivo.
Error de carga	El archivo claramente no entró en la tarea o necesita reintento.	Repita la carga, vuelva a elegir el archivo o elimínelo de la lista.
Archivo de un punto de lista	El material está ligado a un paso verificable concreto, no a toda la tarea.	Revíselo junto con el punto de la lista que demuestra.

Cómo mantener el orden en los archivos

El orden es importante cuando revisan la tarea la jefatura, equipos relacionados o clientes. Cuantos más adjuntos haya, más claro debe ser qué versión está vigente y para qué sirve cada material.

Mantenga el orden así:

• nombre los archivos para que su función sea clara sin abrirlos;
• separe materiales fuente del resultado final;
• elimine duplicados accidentales si no son necesarios para la historia de decisiones;
• deje una explicación en un comentario cuando reemplace un archivo importante;
• adjunte pruebas a puntos de la lista de verificación, no mezcladas con materiales generales;
• antes de cerrar, revise que la versión final sea fácil de encontrar.

Responsabilidad sobre los archivos

Los archivos de una tarea deben tener dueño. Si no, el bloque de adjuntos se convierte rápido en una colección casual de documentos y la jefatura no entiende con qué aceptar el resultado.

Use esta distribución simple:

Rol	De qué se encarga
Solicitante	Adjunta materiales iniciales, plantillas, criterios y restricciones.
Persona asignada	Añade resultados de trabajo y confirma que la versión final es visible para quien revisa.
Coejecutores	Adjuntan materiales solo a su paso o comentario cuando no son necesarios para toda la tarea.
Observador o jefatura	Comprueba que con los archivos se puede aceptar el trabajo sin buscar en chats o correo.
Revisor	Compara los archivos finales con los criterios de preparación y la lista de verificación.

Para LadVen OS es un hábito operativo importante: la tarea debe guardar no solo conversación, sino un conjunto controlado de materiales de trabajo. Si alguien se suma más tarde, debe entender la historia por la descripción, lista de verificación, comentarios y archivos, sin pedir un relato aparte.

Conjunto listo de archivos

Antes de enviar una tarea a revisión o cerrarla, reúna un conjunto claro de materiales. En una buena tarea se ven tres capas:

1. Fuentes: qué se tomó para trabajar.
2. Pruebas de pasos: qué confirma los puntos concretos.
3. Resultado: qué archivo o conjunto de archivos debe aceptarse como entrega.

El conjunto mínimo depende del tipo de tarea:

Tipo de tarea	Qué conviene adjuntar
Preparar un documento	Instrucciones iniciales, plantilla, versión final y, si hace falta, lista de cambios.
Revisar una configuración	Capturas antes/después, exportación de ajustes y archivo con el resultado de la revisión.
Aprobar un contrato	Versión actual del contrato, comentarios sobre puntos discutibles y versión final aprobada.
Entregar un informe	Datos fuente, informe final y explicación de metodología o restricciones.
Corregir un error	Captura del problema, archivo de ejemplo y confirmación de la corrección si se revisa visualmente.

Si la tarea es grande, no sustituya la estructura de la lista de verificación por una carpeta de archivos. En LadVen OS es mejor vincular las pruebas con los puntos: así quien revisa ve qué archivo confirma cada acción.

Lista de control antes de la aceptación

Use esta lista antes de pasar la tarea a revisión, cerrarla o entregarla a la jefatura.

• La tarea tiene todos los materiales fuente necesarios para reconstruir el contexto.
• El archivo final o conjunto final se distingue fácilmente de los borradores.
• Las pruebas de pasos están adjuntas a puntos de la lista de verificación, no perdidas entre adjuntos generales.
• En un comentario o descripción se indica qué versión debe revisarse.
• Las personas que aceptan el resultado pueden abrir o descargar los archivos.
• Los duplicados obsoletos se eliminaron o quedaron claramente como historia de decisión.
• No hay datos privados innecesarios para los participantes de la tarea.
• Después de actualizar la página, los adjuntos siguen en su lugar y no quedan cargando ni en error.
• Si la tarea se restauró desde borrador, todos los archivos locales se eligieron de nuevo.
• En el bloque de archivos no aparece Archivo no adjuntado; si aparece, ese archivo todavía no forma parte del resultado.

Si falta un punto, es mejor no cerrar la tarea. El resultado puede estar formalmente hecho, pero ser inútil en operación: el siguiente participante no entenderá qué archivo está vigente ni con qué se aceptó la decisión.

Cómo hacerlo en LadVen OS

1. Abra una tarea o empiece a crear una nueva.
2. Vaya al bloque de archivos.
3. Agregue el archivo con el botón de adjuntar o arrástrelo al área de carga.
4. Si eligió varios archivos, revise la lista de materiales seleccionados antes de adjuntar.
5. Quite archivos accidentales u obsoletos.
6. Pulse la acción de adjuntar si LadVen OS espera confirmación explícita.
7. Espere a que termine la carga y confirme que el archivo aparece en la tarjeta.
8. Abra la vista previa o descargue el archivo si necesita verificar el adjunto.
9. Agregue explicación en la descripción, lista de verificación o comentario si el nombre no basta.

No cierre la tarea ni la envíe a revisión mientras los archivos obligatorios sigan cargando o estén en error.

Arrastrar archivos

Arrastrar archivos es cómodo cuando necesita agregar uno o varios materiales desde una carpeta. Arrástrelos al área de carga de la tarea o de un punto de la lista de verificación y espere a que LadVen OS muestre los materiales seleccionados.

Después de arrastrarlos, revise:

• que se añadieron los archivos correctos, no toda la carpeta ni un borrador de más;
• que la cantidad coincide con lo esperado;
• que imágenes y documentos tienen nombres comprensibles;
• que no hay indicador de error de carga;
• que el archivo aparece en el lugar correcto: tarea, comentario o punto de la lista.

Si arrastrar no funciona, use el botón de adjuntar. Esto ayuda especialmente en móvil, navegadores limitados o archivos de almacenamiento en la nube.

Botón de adjuntar

El botón de adjuntar abre el selector de archivos del dispositivo. Úselo cuando arrastrar sea incómodo o no esté disponible.

Conviene usar el botón para:

• móvil;
• elegir desde el diálogo del sistema;
• añadir con cuidado un documento importante;
• reintentar después de un error al arrastrar;
• escenarios donde hace falta elegir explícitamente el archivo.

Si LadVen OS muestra archivos seleccionados antes del adjunto final, revise la lista y solo entonces confirme la carga.

Si el archivo no se adjuntó

El archivo permanece en el contexto de la tarea: la persona lee el motivo, reintenta o quita el archivo seleccionado y vuelve a la acción original.

Un error al adjuntar un archivo no es motivo para sacar la tarea a un chat privado o a un almacenamiento externo sin rastro. Si el archivo hace falta para trabajar o aceptar el resultado, debe quedar en el contexto de LadVen OS: archivos de la tarea, comentario o punto de la lista de verificación.

Cuando el adjunto no termina, LadVen OS muestra un mensaje junto al bloque de archivos: Archivo no adjuntado, el nombre del archivo y la causa. Revise:

• qué archivo no se adjuntó;
• por qué no terminó la acción: red, formato, tamaño, acceso u otra causa;
• si tiene sentido reintentar sin cambios;
• si primero hay que reemplazar, renombrar, reducir el tamaño o pedir acceso;
• si quedaron materiales seleccionados en espera.

Si el error es temporal, use Reintentar: LadVen OS intentará adjuntar de nuevo los mismos archivos seleccionados. Si eligió un archivo equivocado o ya está claro que no puede adjuntarse así, pulse Quitar: limpia el archivo erróneo de la cola, pero no elimina archivos ya adjuntos a la tarea. No deje la tarea en estado "casi adjunto": para quien revisa equivale a no tener resultado.

Antes de reintentar, conviene revisar:

Qué comprobar	Qué hacer
Archivo demasiado grande	Comprimirlo, dividir el archivo o adjuntar un enlace a almacenamiento gestionado si el proceso lo permite.
Formato no válido	Reemplazarlo por un formato compatible o explicar con qué abrirlo.
Conexión interrumpida	Repetir la carga después de recuperar la conexión.
Falta acceso	Pedir acceso al archivo fuente o solicitar al dueño que adjunte el material.
Archivo elegido por accidente	Quitar de la lista para que no entre en la tarea en el siguiente adjunto.

Para la jefatura, este error es una señal del proceso. Si el equipo no puede adjuntar archivos finales con frecuencia, revise no solo límites técnicos, sino también dónde se guardan resultados, quién responde por la versión final y qué formato se considera aceptable para la entrega.

Si el error apareció por una verificación de protección al cerrar la tarea, primero recupere el material y luego repita la acción original en la tarjeta. No cree un duplicado de la tarea ni mueva el archivo a un chat privado: quien revisa debe ver en LadVen OS qué artefacto quedó como final y por qué la tarea vuelve a estar lista para aceptación.

Para la aceptación, acuerde una regla simple: cada tarea con resultado obligatorio tiene un lugar claro para el material final. Puede ser el bloque de archivos, un comentario de resultado o un punto de la lista de verificación. Si el equipo usa los tres lugares sin regla, a la jefatura le cuesta entender qué archivo aceptar y la persona asignada puede adjuntar el material en el lugar equivocado.

Vista previa

La vista previa ayuda a revisar rápido una imagen o documento compatible sin descargarlo. Es útil para capturas, diseños, fotografías, PDF y otros archivos donde importa ver el contenido.

Ábrala si:

• necesita confirmar que el archivo no se confundió;
• quien revisa debe ver rápido la prueba de ejecución;
• hay varias imágenes parecidas en la tarea;
• el archivo se agregó arrastrándolo y conviene verificar el resultado.

Si la vista previa no está disponible, descargue el archivo o ábralo en una aplicación externa. Que no haya vista previa no significa por sí mismo que el archivo no esté adjunto: algunos formatos solo se muestran como tarjeta o marcador.

Descarga

Descargue un archivo desde su tarjeta cuando necesite abrirlo localmente, pasarlo a otra aplicación o comprobar la versión final.

Si el bloque ofrece descargar todo o ZIP, úselo para varios archivos. ZIP sirve para transferir el conjunto completo: fuentes, capturas, contratos, documentos finales o adjuntos de puntos de la lista de verificación.

Antes de descargar en masa, revise el filtro actual. Si está abierto Lista de verificación, el ZIP puede contener archivos de sus puntos, no todos los materiales de la tarea. Si necesita el conjunto completo, use Todos o una acción específica de descarga total si existe en la interfaz.

Eliminación de archivos

Elimine un archivo cuando se adjuntó por error, quedó obsoleto, contiene datos de más o ya no pertenece a la tarea. Borrar un archivo puede afectar a quienes lo usan para ejecutar o revisar, así que primero asegúrese de que el material no se necesita.

Antes de eliminar, compruebe:

• que no es la única prueba de un paso terminado;
• que no está indicado como obligatorio en descripción, comentario o criterios;
• que ya hay una versión actual si el resultado debe conservarse;
• que los participantes entienden por qué desaparece si ya se discutió.

Si el archivo pertenece a un punto de la lista de verificación, elimínelo allí. El filtro de archivos de la tarea puede mostrar esos adjuntos para facilitar la vista, pero el origen sigue siendo el punto.

Versiones y reemplazo de archivo

Si la tarjeta o el menú del archivo permite reemplazarlo, use esa acción para corregir el mismo documento: por ejemplo, actualizar un contrato, tabla o informe final sin crear confusión con varios adjuntos parecidos.

Si no hay reemplazo o historial de versiones, adjunte la versión nueva y márquela claramente en un comentario o descripción. Elimine la anterior solo cuando ya no sea necesaria para la historia de decisiones.

Buenas prácticas de versiones:

• incluya fecha, número de versión o estado en el nombre: final, approved, draft;
• escriba en un comentario qué cambió frente a la versión anterior;
• no borre un archivo viejo si se tomó una decisión o se dejaron observaciones sobre él;
• destaque la versión final en criterios de preparación o comentario de cierre.

Derechos de acceso

El archivo debe estar disponible para quienes ejecutan, revisan y aprueban la tarea. No evite restricciones reenviando el archivo fuera de LadVen OS: conversación, historia y permisos se separan.

Revise el acceso si:

• un participante ve la tarea, pero no puede abrir el archivo;
• el archivo está vinculado con proyecto, grupo de trabajo, registro CRM o disco con permisos propios;
• alguien se agregó a la tarea después de adjuntar materiales;
• la tarea contiene datos privados, personales o comerciales;
• el archivo lo necesita un revisor externo o un equipo relacionado.

Si no hay acceso, ajuste permisos en el contexto original del archivo o pida ayuda al administrador o dueño del espacio. No agregue observadores de más solo para abrir un documento: primero revise por qué el archivo no está disponible.

Entregar el resultado fuera

Si el archivo final debe enviarse a cliente, contratista u otra parte externa, primero fije la versión final en la tarea. Debe quedar claro qué archivo se aceptó, quién lo revisó y dónde queda guardado al terminar el trabajo.

Para archivos con importes, facturas, datos personales o condiciones de cliente, revise además moneda, periodo, destinatario y datos ocultos: hojas de cálculo, comentarios del documento, metadatos y versiones antiguas. Si parte de los datos solo es necesaria para el equipo interno, prepare una versión externa separada del archivo.

Para la entrega externa use un contexto gestionado: archivo de tarea, documento relacionado, Disco o enlace público con vencimiento, contraseña y acceso limitado. No envíe la única copia por chat privado o enlace no gestionado: después la jefatura no podrá reconstruir qué se envió ni por qué se cerró la tarea.

Antes de enviar fuera, compruebe:

• que el archivo final se distingue de borradores por nombre, versión o comentario final;
• que el enlace público apunta solo a un archivo de prueba o trabajo que el destinatario puede ver;
• que una carpeta compartida no expone materiales internos futuros;
• que el archivo no contiene hojas ocultas, páginas extra, datos personales ni notas de servicio;
• que después de la entrega el enlace se revocará o quedará activo solo por el plazo acordado.

Si el resultado se entrega desde Disco, deje en la tarea un enlace o comentario con la ubicación exacta del material final. Así la tarea sigue siendo la fuente de verdad y Disco queda como almacenamiento gestionado.

Archivos útiles

Un archivo útil reduce aclaraciones. Debe responder una de estas preguntas: qué tomar como base, qué revisar, qué se obtuvo, con qué se confirma la ejecución.

Situación	Dónde adjuntar	Qué agregar
Preparar una propuesta	Archivos de la tarea	Instrucciones del cliente y plantilla de propuesta.
Revisar un contrato	Archivos de la tarea	Versión actual del contrato y lista de puntos discutibles en la descripción.
Confirmar una configuración	Punto de la lista de verificación	Captura de la configuración realizada.
Discutir un borrador	Comentario	Archivo borrador y pregunta concreta.
Entregar resultado	Archivos de la tarea	Versión final y comentario de resumen.

Si el archivo no responde ninguna pregunta de trabajo, probablemente no debe adjuntarse a la tarea.

Nombres y explicaciones

El nombre del archivo debe ayudar a distinguir materiales. Es especialmente importante cuando hay varios contratos, diseños, exportaciones o capturas parecidas.

Buenos nombres:

• contrato-cliente-aprobado-2026-05-19.pdf;
• documento-requisitos-lanzamiento-campana.xlsx;
• captura-configuracion-pagos-lista.png;
• informe-t2-final.pdf.

Malos nombres:

• documento.pdf;
• nuevo final final.pdf;
• imagen.png;
• escaneo 1.jpg.

Si no puede o no conviene renombrar antes de cargar, agregue una explicación en comentario, descripción o punto de la lista. Debe decir qué es el archivo y qué hacer con él.

Errores de carga

Los errores de carga pueden venir por tamaño, formato, red, permisos o un fallo temporal del servicio. LadVen OS debe mostrar un mensaje claro en el bloque de archivos, la tarjeta del archivo seleccionado, una notificación o junto a la acción de carga.

Para adjuntar directamente a la tarea, guíese por el estado integrado Archivo no adjuntado: muestra el nombre del archivo, la causa y las acciones Reintentar y Quitar.

Qué hacer:

1. Compruebe que el archivo no quedó en estado de carga.
2. Pulse Reintentar si el archivo es correcto y el error parece temporal.
3. Revise tamaño, formato y nombre del archivo.
4. Asegúrese de tener permisos para cambiar la tarea o el punto de la lista de verificación.
5. Actualice la tarea y verifique si el archivo se adjuntó tras una demora.
6. Pulse Quitar si el archivo se eligió por accidente, no sirve por formato o debe reemplazarse.
7. Si el error se repite, registre qué archivo falló, dónde intentó adjuntarlo y qué mensaje mostró LadVen OS.

No considere adjuntado un archivo hasta que aparezca en la tarjeta de la tarea, comentario o punto de la lista después de actualizar.

Si la carga era necesaria para cerrar la tarea, vuelva a la tarjeta después del adjunto correcto y repita la acción original. La carga exitosa por sí sola no siempre cambia el estado: solo elimina la causa por la que la verificación de protección detuvo la aceptación.

Archivos en comentarios

Los archivos en comentarios sirven para discutir: mostrar una versión intermedia, adjuntar una respuesta de cliente, pasar una captura del problema o pedir opinión sobre un borrador.

Use un comentario cuando el archivo requiera reacción o explicación. No esconda el resultado final en medio de una conversación larga: si el archivo es el resultado de la tarea, adjúntelo a los archivos de la tarea o indique claramente en el comentario final dónde está la versión final.

Buen comentario con archivo:

Adjunté el contrato actualizado. Revisen, por favor, la sección 4 y la nueva redacción sobre los plazos de pago.

Mal comentario:

Archivo.

Archivos en listas de verificación

Los archivos de puntos de la lista de verificación son pruebas puntuales. Ayudan a quien revisa a entender qué material corresponde a qué paso, sin recorrer todo el bloque de archivos.

Adjunte un archivo al punto si confirma precisamente ese punto:

• captura de revisión;
• resultado intermedio de una etapa;
• versión aprobada de un documento para un paso concreto;
• imagen, exportación o informe necesario solo para ese punto.

Si el archivo sirve a toda la tarea, adjúntelo a la tarea completa. Si sirve para discusión, agréguelo a un comentario.

La práctica de "prueba del paso" evita mezclar materiales:

• el archivo del punto confirma una acción concreta;
• el archivo final en archivos de la tarea muestra el resultado que acepta la jefatura;
• el comentario explica qué cambió, qué versión revisar y qué queda fuera de esta tarea.

Errores que conviene evitar

No convierta el bloque de archivos en archivo general del proyecto. La tarea debe contener solo materiales relacionados con su ejecución o aceptación.

No guarde el resultado final solo entre comentarios intermedios. Si la tarea se cierra por un archivo, quien revisa debe encontrarlo rápido en archivos de la tarea o en un comentario final claro.

No adjunte una captura sin contexto. Indique qué muestra y qué punto confirma. Una captura "por si acaso" rara vez ayuda a aceptar la tarea.

No elimine un archivo importante en silencio. Si sobre una versión antigua hubo decisiones, observaciones o aprobaciones, deje explicación de qué cambió y cuál es la versión actual.

No use archivos para evitar permisos. Si alguien no puede abrir un documento, corrija el acceso en el lugar original en vez de crear copias no gestionadas.

Revisión del resultado

Después de adjuntar archivos, revise:

• que el archivo apareció en el lugar correcto: tarea, punto de la lista o comentario;
• que nombre, tamaño y tipo se ven esperados;
• que la vista previa abre para formatos compatibles;
• que funciona la descarga de un archivo;
• que ZIP o descarga masiva funcionan si están disponibles;
• que los filtros Todos, Tarea, Lista de verificación muestran el conjunto esperado;
• que se eliminaron archivos de más u obsoletos;
• que las personas necesarias tienen acceso;
• que no quedan cargas incompletas, errores ni duplicados repetidos;
• que no aparece Archivo no adjuntado en materiales necesarios para la aceptación;
• que después de actualizar la página los archivos siguen en su lugar.

Para tareas en aceptación, revise además que el archivo final esté vinculado con los criterios de preparación: el participante debe entender qué archivo revisar.

Buenas prácticas

• Adjunte solo materiales que ayudan a ejecutar o revisar la tarea.
• Guarde documentos generales en archivos de la tarea y pruebas de pasos en la lista de verificación.
• Agregue explicación si el nombre no deja clara la función del archivo.
• Revise la vigencia de la versión antes de adjuntar.
• Use ZIP o descarga masiva para el conjunto completo si la interfaz lo permite.
• No borre sin explicación un archivo sobre el que ya se tomó una decisión.
• Revise accesos después de cambiar roles, proyecto, cliente o grupo de trabajo.
• No guarde datos privados innecesarios en la tarea.
• Antes de cerrar, abra o descargue el archivo final y confirme que es la versión correcta.

Errores frecuentes

Adjuntar todo. Demasiados archivos hacen la tarea menos clara y retrasan la aceptación.

No explicar la finalidad. Si el nombre no basta, agregue explicación en descripción, lista de verificación o comentario.

Guardar el resultado final solo en un comentario. Un resultado importante debe encontrarse fácilmente en archivos de la tarea o estar indicado en el comentario final.

Confundir archivos de tarea y de punto de lista. Los materiales generales van a la tarea; las pruebas de un paso, al punto.

Cerrar antes de que termine la carga. El archivo puede no guardarse y quien revisa no verá el resultado.

Borrar una versión antigua sin historia. Si se discutió una decisión sobre el archivo, conserve contexto o explique el reemplazo.

No revisar derechos de acceso. Un participante puede ver la tarea, pero no tener acceso al documento, disco, proyecto o contexto CRM.

Descargar ZIP con el filtro equivocado. Antes de descargar en masa, revise qué archivos entran en el conjunto actual.

Cómo saber que el conjunto de archivos está listo

El conjunto de archivos ayuda a aceptar la tarea solo cuando el revisor ve qué se adjuntó, para qué sirve y qué material es final. La tarea debe tener nombres claros, lugar correcto de adjunto, acceso para los participantes y una ruta funcional para previsualizar o descargar.

Compruebe: el bloque vacío no oculta materiales obligatorios; el archivo nuevo se añadió con el botón o arrastre y quedó guardado; las tarjetas tienen nombres y acciones claras; los filtros Todos, Tarea, Lista de verificación separan materiales generales de evidencias por punto; el archivo de lista está adjunto al punto correcto; vista previa y descarga abren; un error de carga se resolvió con reintento; informe final, plantilla, instrucciones o prueba de configuración no contienen contratos reales, datos personales, precios internos, enlaces privados ni datos de clientes.

Secciones relacionadas

• Crear una tarea
• Agregar lista de verificación
• Asignar participantes
• Revisar y cerrar una tarea