Agencia de traducción: pedidos, archivos, responsables y plazos

Esta página describe el flujo de trabajo de una agencia de traducción: el cliente envía los archivos fuente, el gestor confirma idioma y plazo, el traductor recibe una tarea, el editor revisa el resultado y el cliente acepta la versión final. LadVen OS no sustituye una plataforma CAT/TMS, memoria de traducción, traducción automática ni certificación legal de una traducción. Mantiene pedido, archivos, responsables, comentarios y plazos en un solo lugar.

Qué problema resuelve

En proyectos de traducción, a menudo no se pierde el texto, sino la gestión del pedido. El archivo fuente llega por correo, los requisitos del cliente quedan en un chat, el traductor recibe una aclaración verbal, el editor no ve la última versión y el gestor descubre el riesgo de plazo el día de entrega.

El escenario lo resuelve convirtiendo cada pedido en una tarea o cadena de tareas: los archivos fuente y versiones quedan junto al trabajo, el par de idiomas y el plazo son visibles para todos los participantes, y la revisión y aceptación siguen una lista de verificación.

Cómo funciona en LadVen OS

El escenario se arma con funciones ya documentadas:

• Clientes y pedidos — la ficha del cliente conserva contactos, historial y tareas vinculadas.
• Tareas — traducción, edición, maquetación, revisión y entrega tienen responsable y plazo.
• Archivos — fuentes, referencias, versiones de trabajo y archivos finales quedan junto a la tarea.
• Listas de verificación — requisitos de traducción, formato, revisión terminológica y entrega final se fijan de antemano.
• Comentarios — aclaraciones del cliente, preguntas del traductor y decisiones del editor quedan en el historial.
• Listas y control — la dirección ve pedidos activos, espera del cliente, atrasos y carga de responsables.

Pedido entrante y requisitos del resultado

Un pedido debe pasar rápido de un correo o mensaje a una ficha de trabajo clara: cliente, par de idiomas, archivo fuente, formato del resultado, plazo, gestor responsable y siguiente paso. Si se necesita glosario, versiones anteriores, requisitos de formato o certificación legal, conviene registrarlo de inmediato y no dejarlo en la conversación.

En pedidos urgentes ayuda separar requisitos confirmados de expectativas preliminares. Si el cliente aún no envió el archivo completo, no confirmó el idioma o no aprobó el formato de entrega, la tarea debe mostrar espera del cliente y riesgo de plazo, no parecer trabajo normal en curso.

Roles, calidad y traspaso entre etapas

Una agencia de traducción debe ver no solo al traductor, sino todo el camino de calidad: el gestor acepta el pedido, el traductor prepara la versión de trabajo, el editor o corrector revisa el resultado, maquetación/DTP lleva el archivo al formato requerido y el cliente acepta la versión final como traspaso operativo en la tarea. Una persona puede combinar roles, pero la responsabilidad en cada paso debe quedar explícita.

Cuando el resultado vuelve a corrección, el motivo debe quedar junto al archivo: terminología, formato, fuente incompleta, comentario del editor o nuevo requisito del cliente. Así el siguiente responsable no ve solo un estado de devolución, sino la acción concreta que debe realizar.

Plantillas, automatización y control directivo

Los pedidos típicos se gestionan mejor con plantillas de tareas: traducción, edición, maquetación, revisión y entrega final. La plantilla puede incluir archivos obligatorios, par de idiomas, lista de calidad, comentario final y la regla «no cerrar sin archivo de resultado».

La dirección necesita vistas separadas: «espera del cliente», «en edición», «sin archivo», «para entregar hoy», «vencido» y «sin movimiento». Las reglas automáticas pueden recordar plazos o elevar riesgos al gestor, pero no sustituyen la revisión profesional de la traducción.

Pedidos, pares de idiomas y responsables

Cada pedido necesita una ruta clara: qué texto se traduce, de qué idioma a qué idioma, quién traduce, quién revisa, qué requisitos del cliente son obligatorios y cuándo se entrega. Un certificado breve, contrato, sitio web, presentación o paquete de archivos puede seguir rutas diferentes, pero la responsabilidad debe seguir visible.

Si el cliente envía un archivo nuevo o cambia requisitos, la tarea se actualiza. Si el traductor hace una pregunta, la respuesta se registra en comentarios. Si el editor devuelve el resultado para corrección, el motivo queda en el historial y el siguiente paso es visible para el responsable.

Archivos, listas y aceptación

Un pedido de traducción casi siempre depende de archivos: fuente, glosario, versiones anteriores, referencias y documento final. Si esos archivos se reparten entre correo y carpetas personales, el equipo puede traducir el archivo equivocado o enviar al cliente una versión incorrecta.

Los archivos quedan junto al pedido: gestor, traductor, editor y sustituto ven el mismo conjunto de materiales.

La lista ayuda a verificar de antemano el par de idiomas, los requisitos del cliente, el archivo resultado, la edición y el comentario final.

Qué obtiene la agencia

• cada pedido muestra responsable, plazo y lo que aún no está listo;
• fuentes, referencias y versiones finales no se pierden entre canales;
• preguntas del traductor y decisiones del cliente quedan en el historial;
• edición y revisión final siguen una lista;
• la dirección ve atrasos, espera del cliente y carga del equipo.

Lista de implementación

1. Separe tipos de pedido: documento, contrato, sitio web, presentación, paquete de archivos, traducción urgente.
2. Defina campos obligatorios: cliente, par de idiomas, plazo, formato de salida, responsable, editor.
3. Cree plantillas de tareas para traducción, edición, maquetación, revisión y entrega.
4. Acuerde cómo se nombran fuentes, versiones de trabajo y archivos finales.
5. Configure vistas de dirección: urgente, espera del cliente, en edición, entrega hoy, vencido.
6. Revise accesos: archivos del cliente, comentarios internos y versiones deben verlos solo los participantes correctos.

Qué evitar

• No acepte requisitos del cliente solo en un chat privado.
• No guarde versiones finales sin vínculo con el pedido y la tarea.
• No cierre el pedido sin archivo resultado o comentario de entrega.
• No prometa memoria de traducción automática, traducción automática o certificación legal salvo que lo gestione un proceso configurado aparte.
• No mezcle notas internas del editor y mensajes para el cliente sin control de acceso.

Cómo medir el resultado

• porcentaje de pedidos entregados a tiempo;
• número de pedidos que esperan al cliente, traductor o editor;
• cantidad de devoluciones por versión incorrecta o requisitos incompletos;
• tiempo para encontrar la fuente actual, el glosario o el archivo final;
• carga de traductores y editores por tareas activas.

Por dónde empezar

• Clientes en CRM — conservar contactos e historial de pedidos.
• Tratos y solicitudes — gestionar preparación y entrega sin perder responsabilidad.
• Enlaces entre CRM, tareas y documentos — conectar pedido, archivos y encargos.
• Crear una tarea — preparar traducción, edición o entrega con responsable y plazo.
• Campos de la tarea y contexto de trabajo — conectar el trabajo con cliente, par de idiomas, archivo y resultado.
• Lista de verificación en la tarea — revisar requisitos, edición y preparación del resultado.
• Archivos en la tarea — mantener fuentes, glosarios y versiones finales junto al trabajo.
• Comentarios en la tarea — registrar preguntas, respuestas y decisiones.
• Plantillas y automatización de tareas — repetir etapas típicas sin armado manual.
• Listas y vistas de tareas — controlar plazos, responsables y espera del cliente.
• Revisar y cerrar una tarea — aceptar el resultado sin perder archivo ni criterio de preparación.

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