Clientes, empresas y contactos
La base de clientes es el cimiento del CRM. Si los registros se mantienen con cuidado, todo el resto del trabajo (oportunidades, tareas, documentos, correspondencia) se organiza alrededor del cliente correcto, y el responsable ve una imagen completa. Si la base tiene duplicados y datos sin verificar, la historia se reparte entre distintas tarjetas y las decisiones se toman a ciegas.
Esta pagina explica como dar de alta y mantener clientes, empresas y contactos de forma que la base siga siendo manejable.
Donde esta
CRM guarda a los participantes de la relacion en varias secciones vinculadas:
- Clientes (
/clients) - entrada unica a los registros de cliente y sus espacios de trabajo. Es comodo empezar aqui: encontrar al cliente y pasar a su espacio de trabajo. - Empresas (
/crm/accounts) - organizaciones contraparte: tarjeta de empresa, datos fiscales, contactos y oportunidades vinculados. - Contactos (
/crm/contacts) - personas concretas: nombre completo, cargo, vias de contacto, pertenencia a una empresa. - Entidades legales (
/crm/legal-entities) - personas juridicas con datos fiscales para documentos y liquidaciones.
El conjunto de secciones y acciones disponibles depende de sus permisos. Si un elemento de CRM no aparece en la navegacion, su rol no tiene acceso al modulo: no es un error, sino una configuracion de permisos.
El registro de cliente responde preguntas sencillas
Un buen registro de cliente da respuesta sin aclaraciones verbales:
- quien es el cliente: cliente particular o empresa;
- quien es la persona de contacto y como comunicarse con ella;
- que empresa y entidad legal participan en la relacion;
- quien dentro del equipo responde por el cliente;
- que limitaciones de acceso a los datos existen.
No convierta la tarjeta en un deposito de notas. Todo lo relacionado con un trabajo concreto llevelo en la oportunidad, la tarea o un comentario, y en el registro de cliente mantenga los datos estables del cliente.
Como dar de alta a un cliente sin duplicados
Un cliente duplicado es uno de los errores mas caros del CRM: la correspondencia, los documentos, las oportunidades y las tareas se reparten entre distintas tarjetas, y ni el responsable ni el director ven la historia completa.
En LadVen OS no hay bloqueo automatico de duplicados al crear, por eso la verificacion es una practica de trabajo, no un boton:
- Antes de crear un registro nuevo, use la busqueda.
- Compruebe al cliente por varios criterios: nombre o nombre completo, telefono, correo, empresa vinculada.
- Si ya existe un registro parecido, trabaje en el en lugar de crear un segundo.
- Si los datos del cliente cambiaron, actualice la tarjeta existente en vez de dar de alta una nueva.
- Si aun asi aparece un duplicado, reuna el trabajo en un solo registro lo antes posible y acuerden en el equipo cual tarjeta se considera la principal.
Ingrese los datos de contacto solo despues de verificarlos. Si la informacion no esta confirmada, marquelo en un comentario o en el siguiente paso, en vez de convertir una suposicion en un hecho dentro de la tarjeta del cliente.
Empresas, contactos y entidades legales
Separe los roles de los registros:
- La empresa describe la organizacion en su conjunto: con quien trabajamos, que contactos y oportunidades tiene.
- El contacto describe a la persona: con quien hablamos exactamente, que rol tiene en la toma de decisiones.
- La entidad legal es necesaria para documentos y liquidaciones: los datos fiscales con los que se emiten contratos, facturas y actas.
Una empresa puede tener varios contactos y estar vinculada a una entidad legal. Antes de enviar un documento al cliente, compruebe que se ha elegido la entidad legal correcta y que los datos fiscales corresponden precisamente a esa empresa.
La lista de contactos se puede exportar a Excel cuando se necesita un extracto para un informe o un envio. Antes de la exportacion, asegurese de que no se incluyan datos que no pueden compartirse hacia fuera.
Espacio de trabajo del cliente
Desde el registro de cliente se abre el espacio de trabajo: un unico lugar donde se reunen las oportunidades, tareas, archivos, documentos y el acceso externo de ese cliente. Esto permite llevar y controlar todo el trabajo del cliente sin reunirlo manualmente desde distintos modulos.
Use el espacio de trabajo como punto de ensamblaje: cree una tarea u oportunidad directamente desde el contexto del cliente, para que el vinculo se conserve automaticamente y no haya que reconstruirlo despues de memoria.
Acceso y datos personales
CRM guarda datos sensibles, por eso el acceso a ellos se gestiona con permisos, y no todo es visible para todos.
- Visibilidad del modulo. Si el rol no tiene permisos sobre CRM, la seccion queda oculta de la navegacion por completo.
- Acceso restringido. Algunos usuarios solo ven determinados pipelines, clientes o campos. Si el acceso esta restringido, ciertas acciones solo quedan disponibles tras elegir un objeto concreto.
- Campos ocultos. Algunos campos, en especial los datos personales y los datos fiscales de entidades legales (NIF, CIF, registro mercantil), pueden mostrarse como «Oculto por permisos». Esto significa que ve el registro, pero no tiene acceso a esos datos.
- Participacion en el grupo de trabajo. A veces el registro es visible pero la accion no esta disponible porque usted no es participante del grupo de trabajo vinculado. En ese caso pida al propietario que lo agregue como participante, en lugar de rodear la restriccion.
- Participantes externos. Un cliente puede estar conectado al acceso externo (portal del cliente) mediante un mecanismo de invitaciones aparte. Es un escenario gestionado, no la concesion habitual de permisos a un empleado.
No intente rodear una restriccion de permisos reenviando datos fuera del CRM. Si el acceso es realmente necesario, debe configurarlo el administrador o el propietario del espacio.
Como poner orden en los duplicados
Si los duplicados ya aparecieron, sepárelos cuanto antes: cuanto más tiempo se trabaje sobre dos tarjetas, más difícil será luego reunir la historia.
Orden para poner orden:
- Encuentre todos los registros de un mismo cliente buscando por nombre, teléfono, correo y empresa vinculada.
- Elija el registro principal: normalmente aquel con más historia y con los datos más actuales.
- Traslade el trabajo al registro principal: vincule a él las oportunidades, las tareas y los documentos, y traspase los contactos y los datos fiscales actuales.
- Acuerden en el equipo cuál es el registro principal, para que las nuevas oportunidades y la correspondencia vayan a él.
- Cierre o marque como no vigente el registro sobrante, para que nadie vuelva a trabajar sobre él.
Es mejor no llegar siquiera a tener duplicados: la disciplina de buscar antes de crear sale más barata que reconstruir una historia que se ha ido separando. Si los duplicados aparecen de forma habitual, es una señal para corregir el proceso de alta de clientes, y no para combatir las consecuencias a mano cada vez.
Estados que se pueden ver
- el registro se esta cargando o la lista se actualiza despues de la busqueda;
- no se encontro nada con la consulta: revise la formulacion y el filtro antes de crear un registro nuevo;
- un campo se muestra como «Oculto por permisos»: no tiene acceso a esos datos;
- una accion no esta disponible: faltan permisos, no se ha elegido un objeto con acceso restringido o usted no es participante del grupo de trabajo;
- otro usuario modifico los datos: actualice la tarjeta antes de repetir la accion.
Buenas practicas
- Antes de crear un cliente, busque siempre un registro existente.
- Ingrese solo datos de contacto verificados; mantenga las hipotesis en un comentario o en el siguiente paso.
- Lleve a un cliente en un solo registro, y su trabajo en su espacio de trabajo.
- Antes de enviar un documento, compruebe la empresa, la entidad legal y los datos fiscales.
- No exporte contactos con datos que no pueden compartirse hacia fuera.
- Si un campo esta oculto por permisos, solicite acceso en lugar de buscar atajos.
Errores frecuentes
Crear un segundo cliente en vez de buscar el primero. La historia de trabajo se dispersa y nadie ve la imagen completa.
Registrar datos sin verificar como si fueran hechos. El equipo empieza a actuar con un telefono, correo o datos fiscales erroneos.
Mantener las decisiones sobre el cliente en chats privados. Un nuevo participante no ve el contexto y el director no puede verificar los acuerdos.
Ignorar la advertencia de permisos. Rodear la restriccion reenviando datos crea riesgo de fuga y hace imposible el control.
Enviar un documento con datos fiscales ajenos. Confundir la entidad legal provoca errores juridicos y de liquidacion.
Como comprobar el resultado
- el cliente se encuentra por busqueda y no se duplica;
- se ve quien es el contacto, que empresa y entidad legal estan vinculadas y quien responde por el cliente;
- desde el registro se abre el espacio de trabajo con las oportunidades, tareas y documentos vinculados;
- los campos ocultos por permisos se entienden como una restriccion de acceso, no como datos vacios;
- los datos sensibles no aparecen en las exportaciones ni salen hacia fuera sin necesidad.