Control del director y panel
El CRM le sirve al director no por almacenar datos, sino por mostrar el estado real del trabajo: donde esta el dinero en proceso, que se ha atascado, quien no tiene siguiente paso y que compromisos estan vencidos. Esta pagina explica como llevar un control regular y como usar el panel.
El panel del CRM se abre en la direccion /crm/dashboard. Es una pantalla de resumen para el dueno y el director del area.
Que muestra el panel
El panel reune la imagen del proceso con clientes en varios bloques:
- Metricas clave: importe de las oportunidades en proceso, conversion (proporcion de ganadas entre las cerradas), tareas y actividades de hoy. Es la respuesta rapida a la pregunta «como van las cosas».
- Vista previa del embudo: las primeras etapas del embudo con el importe por etapa, la probabilidad media y algunas oportunidades; se ve donde se acumula el trabajo.
- Acciones rapidas: crear una oportunidad, anadir un contacto, programar una reunion y otras operaciones frecuentes.
- Asuntos de hoy: lista de actividades con tema, contexto, fecha limite y responsable.
El panel es el punto de entrada del control: desde el conviene empezar y luego profundizar en el tablero de oportunidades o en la area de trabajo del cliente.
Control regular
El panel muestra un corte, pero el control de verdad es un recorrido regular de los asuntos de trabajo. Al director le conviene revisar periodicamente:
- oportunidades sin siguiente paso: es la primera senal de que el trabajo esta a punto de detenerse;
- etapas atascadas, donde las oportunidades llevan parado mas tiempo de lo habitual;
- oportunidades sin responsable: en la practica nadie responde por ellas;
- oportunidades y tareas con clientes vencidas;
- oportunidades cerradas sin una razon clara: se pierden los datos sobre los motivos de las perdidas;
- reglas automaticas que generan trabajo de mas o ruido.
La mejor herramienta para los primeros puntos es el filtro de atencion en el tablero de oportunidades: reune lo que requiere reaccion (vencido, para hoy, proximo, no leido) y se puede mirar de todo el equipo o solo de uno mismo. El control conviene empezarlo por el, no por el desplazamiento de todo el tablero.
Si las metricas no coinciden con la realidad
Si el panel o el tablero dejan de reflejar la realidad, el problema casi siempre esta en el proceso y los datos, no en el informe. Primero ponga orden en los datos primarios: actualice las etapas, asigne responsables y siguientes pasos, registre los resultados de las oportunidades cerradas. El informe se volvera veridico automaticamente cuando los datos sean veridicos.
No intente «ajustar» la imagen para tener un corte bonito: el panel es util exactamente en la medida en que se le pueda creer.
Como leer las metricas correctamente
Las metricas solo son utiles si todos las entienden de la misma manera. Algunos errores de lectura habituales:
- La conversion se calcula entre las cerradas, no entre todas las oportunidades. Es la proporcion de ganadas entre las finalizadas (ganadas + perdidas), no entre todas las oportunidades en proceso. Las oportunidades abiertas aun no entran en la conversion.
- El importe «en proceso» no es ingreso. El importe de las oportunidades abiertas muestra el volumen en el embudo, no el dinero ya cobrado ni garantizado. Para la prevision tenga en cuenta la probabilidad y la etapa.
- Los asuntos de hoy no son lo mismo que toda la mora. El bloque «de hoy» muestra lo programado para el dia; lo vencido y lo olvidado se busca con el filtro de atencion, no en este bloque.
- La vista previa del embudo es un corte, no una lista completa. Muestra las primeras etapas y algunas oportunidades; la imagen completa se ve en el tablero de oportunidades.
Acuerden en el equipo como se lee cada metrica; de lo contrario, un mismo grafico se entendera de forma distinta y las decisiones se tomaran sobre bases diferentes.
Estados que se pueden ver
- no hay acceso al modulo CRM: el panel no esta disponible;
- las metricas y la vista previa del embudo se estan cargando;
- el embudo no tiene etapas ni oportunidades: los bloques estan vacios;
- no hay actividades para hoy: la lista esta vacia;
- parte de los datos esta oculta por permisos.
El bloque de filtros del panel muestra por ahora valores de demostracion y no realiza una filtracion efectiva: es una vista previa, no una herramienta de trabajo. Para cortes reales use los filtros y el filtro de atencion en el tablero de oportunidades. Es una limitacion conocida del producto; los capturas de pantalla localizadas del panel no se publican hasta que se mejore.
Buenas practicas
- Empiece el control por el filtro de atencion, no por el desplazamiento de todo el tablero.
- Revise con regularidad las oportunidades sin siguiente paso y sin responsable.
- Vigile las etapas atascadas y los vencimientos con clientes.
- Exija resultado y razon en las oportunidades cerradas: son los datos para sacar conclusiones.
- Corrija el proceso y los datos primarios, no el informe.
- Revise las reglas automaticas que generan ruido.
Errores frecuentes
Tomar el panel por el control completo. El corte muestra la imagen, pero las decisiones se toman al analizar oportunidades concretas.
Esperar a que el problema salga a la luz por si solo. Sin un recorrido regular, los vencimientos y las oportunidades atascadas se notan tarde.
Dejar oportunidades sin responsable y sin siguiente paso. El trabajo esta parado, y en el panel eso no se ve enseguida.
Ajustar los datos para tener un informe bonito. El CRM deja de reflejar la realidad y el control pierde sentido.
Como verificar el resultado
- por el panel se entiende cuanto dinero hay en proceso y cual es la conversion;
- el filtro de atencion no muestra oportunidades vencidas olvidadas sin accion;
- las oportunidades activas tienen responsable y siguiente paso;
- las oportunidades cerradas tienen resultado y razon;
- las metricas corresponden al estado real del trabajo, no al deseado.