Errores, restricciones y acciones no disponibles
En LadVen OS, las restricciones en tareas no existen solo para seguridad. Protegen el proceso: no permiten cerrar sin resultado, cambiar acuerdos ajenos sin permisos, perder archivos, sobrescribir la edición de otro participante o modificar masivamente tareas sin acceso.
Si el sistema no permite una acción, no siempre es un error técnico. A menudo es una señal: faltan datos, la acción requiere otro rol, el proceso prohíbe la transición o primero hay que resolver un conflicto.
Regla principal: no evite la restricción con mensajes privados, tareas duplicadas o acuerdos verbales. Primero entienda qué está bloqueado, por qué importa y quién puede decidir.
Cómo leer un mensaje de error
Ante cualquier error o acción no disponible, pregunte:
- Qué acción intenté hacer.
- Qué exactamente falló: abrir, guardar, cargar, cerrar, asignar, cambiar estado.
- Es restricción de permisos, proceso, datos o fallo temporal.
- Qué hacer: completar campo, pedir acceso, actualizar página, escribir comentario, acudir al gerente o administrador.
Si el aviso es breve, reconstruya contexto por la tarjeta: estado, rol, participantes, archivos, checklist, comentarios, actividad y permisos de objetos relacionados.
Sin acceso a la tarea
Sin acceso significa que el usuario no puede abrir la tarea o la ve limitada. Puede ocurrir porque la tarea está en proyecto, grupo, cliente o CRM restringido; el usuario no participa; el enlace es antiguo; el rol no permite ver datos; un participante externo no tiene acceso interno; o el documento/cliente relacionado no está disponible para todos.
Qué hacer:
- Revise si el enlace no está obsoleto.
- Aclare con iniciador o gerente si debe participar.
- Si necesita acceso para trabajar, pida que lo agreguen con rol correcto.
- Si necesita archivo, cliente o CRM, pida acceso a ese objeto concreto.
- Si es gerente, revise si el proceso oculta tareas a personas que deberían verlas.
No pida reenviar el contenido a un chat privado como solución permanente. La tarea dejará de ser la fuente única del acuerdo.
Botón o acción no disponible
Una acción puede estar oculta o bloqueada por rol, estado o proceso: no hay permisos, la tarea está cerrada/cancelada, está en revisión y solo el iniciador puede actuar, falta resultado obligatorio, archivo, comentario o checklist cerrado, hay una verificación protectora o una acción masiva no aplica a parte de las tareas.
Qué hacer:
- lea la pista si existe;
- revise estado y rol;
- compruebe campos obligatorios;
- mire comentarios e historial por si otro participante ya actuó;
- si la acción es necesaria, escriba en la tarea y pida al dueño del proceso ejecutarla o permitirla.
No puedo cerrar la tarea: el sistema pide archivo final. Adjunté la versión actual en un comentario; pido al iniciador revisar y confirmar el cierre.
No se puede pulsar, ciérrenla de alguna forma.
El segundo comentario no explica qué bloquea el proceso.
Comprobación de protección antes de cerrar o cambiar estado
Una comprobación de protección bloquea la acción si la tarea no está preparada para la siguiente etapa. Por ejemplo, no se puede cerrar sin resultado, enviar a revisión sin archivo, completar una tarea de cliente sin comentario o cambiar estado sin un campo obligatorio.
La comprobación existe para que la calidad del proceso no dependa solo de la atención de cada participante.
En la interfaz se ve como una acción bloqueada: el usuario pulsa cerrar, enviar a revisión, cambiar estado o iniciar una regla, y LadVen OS muestra un mensaje claro. Un buen mensaje no solo dice "no se puede", sino que explica:
- qué acción se detuvo;
- qué condición no se cumplió;
- qué hay que añadir o corregir;
- quién puede ayudar si el usuario no tiene permiso para corregirlo;
- que después de corregir hay que repetir la misma acción.
Si la comprobación se activó:
- Lea qué condición no se cumplió.
- Busque en la ficha el elemento faltante: archivo, comentario, checklist, estimación, responsable, relación, campo o confirmación.
- Corrija la tarea usted mismo si entra en su rol.
- Si debe corregir otra persona, escriba un comentario en la tarea e indique exactamente qué falta.
- Si la condición no encaja con el caso actual, contacte al propietario del proceso o responsable; no evite la comprobación con un duplicado.
- Tras guardar la corrección, repita la misma acción y compruebe que el estado cambió o que la tarea pasó a la siguiente etapa.
Archivo no se abre o no se descarga
Puede faltar permiso al archivo, el enlace puede estar roto, el archivo fue eliminado o movido, la carga no terminó, el formato no es compatible o la conexión falló. Revise si otros participantes pueden abrirlo, pida acceso al objeto original y agregue comentario con qué archivo concreto no está disponible. No sustituya el archivo por una captura o reenvío privado si el resultado debe quedar en la tarea.
Error al cargar archivo
Si un archivo no carga, revise tamaño, formato, conexión, permisos y si la tarea sigue disponible para edición. Vuelva a intentar solo después de confirmar que no se creó un duplicado. Si el archivo es resultado final, no cierre la tarea hasta que quede adjunto o enlazado de forma accesible.
Conflicto al guardar
Un conflicto aparece cuando otro usuario cambió la tarea mientras usted editaba. No guarde encima automáticamente. Compare cambios, deje solo el acuerdo actual combinado y explique en comentario si afecta plazo, alcance o responsabilidad.
Acción masiva completada parcialmente
En acciones masivas, parte de las tareas puede no cambiar por permisos, estado, validaciones o conflictos. Revise el resumen, abra tareas con error, corrija causas y repita solo para las tareas pendientes. No suponga que todo cambió si el sistema informó éxito parcial.
Un resultado parcial significa que la acción no se aplicó a todas las tareas seleccionadas. Causas habituales:
- algunas tareas están cerradas o en un estado inadecuado;
- el usuario no tiene permisos sobre algunas tareas;
- una comprobación de protección bloqueó parte de los cambios;
- algunas tareas fueron cambiadas por otro participante;
- una o varias tareas no cumplieron condiciones obligatorias;
- parte de los objetos relacionados no está disponible.
Qué hacer:
- Mire a qué tareas se aplicó la acción.
- Abra por separado las tareas donde no funcionó.
- No repita la acción masiva sobre todo el conjunto sin revisar.
- Corrija causas: acceso, estado, campos obligatorios, conflicto o comprobación de protección.
- Repita la acción solo para las tareas restantes si realmente es la misma decisión.
Una acción masiva no debe sustituir una decisión de gestión. Si las tareas son distintas por contexto, plazo o responsable, revíselas por separado.
Restricciones del proceso
Algunas reglas impiden cerrar, enviar a revisión o cambiar estado sin campos, archivos, checklist o comentario. La restricción protege la calidad del proceso. Si parece excesiva, discútala con el dueño del proceso, pero no la evite con acuerdos fuera de la tarea.
La automatización no se ejecutó o se ejecutó de otra manera
La automatización puede crear una tarea, cambiar un campo, añadir un comentario, asignar un participante, iniciar un proceso recurrente o bloquear una acción. Si el resultado no coincide con lo esperado, mire no solo la ficha actual, sino también el historial.
Compruebe:
- si la regla o tarea recurrente está activada;
- si la tarea cumple las condiciones de la regla;
- si la automatización está desactivada para este proceso;
- si un duplicado impidió crear una nueva tarea;
- si hay registro en el historial de automatización;
- si una persona cambió la tarea después de la acción automática;
- si el comentario o evento creado por la regla es comprensible para el usuario.
Si se trata de una regla antes de activarla, abra primero el preview. No promete que "todo irá bien"; muestra consecuencias futuras: qué tareas entrarán en la regla, qué acciones se ejecutarán, qué tareas se omitirán y por qué. Si el preview muestra tareas de más, no active la regla hasta precisar el alcance.
Si se trata de una tarea recurrente, revísela como proceso:
- calendario y zona horaria;
- propietario del proceso;
- plantilla desde la que se crea la tarea;
- plazo de la nueva tarea;
- política de duplicados;
- historial de lanzamientos: creado, omitido, bloqueado, ejecutado con error.
Si una tarea recurrente no apareció por un duplicado activo, revise primero la tarea anterior. Si apareció una vez de más, revise calendario y política de duplicados, y deje un comentario en la tarea sobrante antes de cancelarla.
Qué hacer si el error se repite
Fije en comentario qué intentó hacer, qué mensaje apareció, qué datos están completos y qué decisión se necesita. Si parece fallo técnico, prepare contexto para soporte: tarea, acción, momento, navegador, archivo o campo afectado, y si otros usuarios reproducen el problema.
Buenas prácticas
- Lea el error junto con estado, rol y proceso.
- Pida acceso al objeto exacto que falta.
- No cierre ni acepte sin resultado disponible.
- No sobrescriba cambios ajenos al resolver conflictos.
- Revise resultados de acciones masivas.
- Explique en comentarios las decisiones tomadas por restricciones.
- Si una restricción bloquea trabajo real, escálela al dueño del proceso.
Errores frecuentes
- reenviar materiales fuera de la tarea en vez de pedir acceso;
- crear duplicado para evitar permisos;
- cerrar verbalmente cuando el sistema exige resultado;
- repetir carga hasta crear varias versiones;
- ignorar éxito parcial de acción masiva;
- guardar encima de cambios de otro usuario;
- tratar una validación de proceso como fallo técnico;
- no dejar comentario cuando una restricción cambió el plan.