Portal del cliente para la aprobación de documentos
Esta página trata de una tarea de trabajo real: aprobar contratos y documentos con un cliente externo sin reenviar versiones por correo, sin perder cambios y viendo en qué etapa está la aprobación. A continuación, cómo se monta esto en LadVen OS a través del portal del cliente (extranet).
Qué tarea resuelve
Cuando los documentos se aprueban por correo, empieza el caos de versiones: «final_2_cambios.docx», correcciones en distintos correos, comentarios perdidos y nadie sabe a quién le toca ahora. El cliente no ve la imagen completa y la empresa pierde tiempo reuniendo respuestas dispersas.
El escenario lo resuelve así: el documento se publica en un portal del cliente seguro, el cliente ve la versión actual, deja sus comentarios en un solo lugar y la empresa ve el estado de la aprobación y quién dijo qué.
Cómo funciona en LadVen OS
El escenario se compone de bloques que ya funcionan juntos:
- Extranet — portal externo al que se invita al cliente mediante un enlace seguro.
- Documentos y archivos — las versiones actuales están disponibles para el cliente sin reenvíos por correo.
- Debate — los comentarios y acuerdos quedan registrados junto al documento.
- Vínculo con el cliente y la operación — la aprobación se asocia a la ficha del cliente en el CRM.
- Acceso por invitación — el cliente solo ve lo que se le ha abierto.
- Control del estado — se ve en qué etapa está la aprobación y a quién le toca.
Qué ve el cliente en el portal
El cliente entra al portal mediante una invitación y ve únicamente los documentos y debates que le corresponden, sin acceso a la base interna de la empresa. No necesita una cuenta en el portal principal: trabaja en un espacio externo restringido donde están los archivos necesarios y la correspondencia sobre ellos.
Aprobación y debate
Los comentarios y acuerdos sobre el documento quedan junto a él y no se pierden en el correo. La empresa ve quién dijo qué y en qué etapa está la aprobación. Cuando el documento se actualiza, el cliente ve la versión actual, sin correos del tipo «aquí va la edición final».
Importante: el portal sirve para el acceso compartido a los documentos, el debate y la aprobación. La firma electrónica y el intercambio de documentos con valor jurídico mediante el intercambio electrónico de documentos son funcionalidades aparte; no las considere parte de este escenario salvo que estén conectadas y confirmadas por separado.
Acceso y seguridad
El acceso al portal del cliente se concede mediante invitación y está limitado por permisos: el cliente solo ve los documentos y debates que se le han abierto. Esto permite trabajar con personas externas sin abrirles la base interna de la empresa.
Qué obtiene la empresa
- una única versión actual del documento en lugar del caos en el correo;
- los comentarios y acuerdos reunidos junto al documento;
- visibilidad de en qué etapa está la aprobación y a quién le toca;
- el cliente trabaja en un portal restringido, sin acceso a la base interna.
Por dónde empezar
- Extranet — portal externo para clientes y socios.
- Documentos — almacenamiento y acceso compartido a los documentos.
- Clientes — registros de clientes a los que se asocia la aprobación.
- Área de trabajo del cliente — documentos y debates por cliente.
Solicitar una demo
¿Quiere ver cómo se realiza la aprobación de documentos a través del portal del cliente en un entorno de demostración listo? Solicite una demo: le mostraremos el escenario configurado y le ayudaremos a trasladar a él su trabajo con clientes.