Espacio de trabajo del cliente
El espacio de trabajo del cliente reune en un solo lugar todo lo que se refiere al cliente: oportunidades, tareas, archivos, documentos y acceso externo. Esto permite llevar y controlar el trabajo del cliente sin recopilarlo manualmente desde distintos modulos y chats personales. Para el responsable, es la pantalla principal que responde a la pregunta "que esta pasando con este cliente".
El espacio de trabajo se abre desde la ficha del cliente (/clients/:tipo/:id).
Para que sirve
Sin un espacio unico, la informacion del cliente se dispersa: la oportunidad en el CRM, las tareas en tareas, el contrato en documentos, la conversacion en los chats. Encontrar la imagen completa se vuelve dificil, y un nuevo participante pierde tiempo reuniendo el contexto.
El espacio de trabajo resuelve esto: al abrir el cliente, ves de inmediato sus oportunidades, tareas, archivos, documentos y el estado del acceso externo, y ademas puedes crear nuevo trabajo directamente desde aqui, con un vinculo con el cliente que se guarda automaticamente.
Pestanas del espacio de trabajo
El espacio del cliente esta dividido en pestanas. Las pestanas tienen contadores que muestran de inmediato el volumen de trabajo del cliente.
- Oportunidades — solicitudes y oportunidades de este cliente. Se ve en que etapa avanza el trabajo y donde se ha detenido. Una nueva oportunidad se puede crear desde el contexto del cliente.
- Tareas — tareas vinculadas al cliente, con la posibilidad de crear una tarea aqui mismo. Esto es util cuando el cliente requiere una ejecucion concreta: preparar una propuesta, revisar un contrato, llamar.
- Archivos — materiales adjuntos al cliente.
- Documentos — contratos, facturas, actas y otros documentos vinculados al cliente, con un contador de los listos y los pendientes.
- Acceso externo (extranet) — invitaciones y acceso del cliente al portal de clientes: para empresas y contactos, desde aqui se gestionan las invitaciones, los enlaces y la politica de acceso.
Como usar el espacio del cliente en el trabajo
- Crea la tarea o la oportunidad desde el espacio de trabajo del cliente, y no por separado: el vinculo con el cliente se asignara solo, y no tendras que asociar el trabajo manualmente despues.
- Usa los contadores de las pestanas como indicador rapido: muchas tareas u oportunidades abiertas sin movimiento son motivo para investigar.
- Manten los documentos del cliente en su espacio, y no en carpetas personales: asi el contrato y la factura se encuentran en segundos, y no rebuscando en la conversacion.
- Antes de conectar al cliente al acceso externo, comprueba que hacia fuera llegara solo lo que el cliente debe ver.
Espacio de trabajo del proyecto de cliente
Si el trabajo del cliente se divide en direcciones o proyectos separados, se usa el espacio de trabajo del proyecto de cliente (/client-projects/:id). Esta organizado igual — reune tareas, oportunidades y materiales, pero dentro de los limites de un proyecto concreto del cliente. Esto ayuda a no mezclar en un mismo monton las distintas direcciones de trabajo con un cliente.
Crea un proyecto de cliente cuando el cliente tenga una direccion autonoma con sus propias tareas y resultado. Si el trabajo es puntual, no hace falta un proyecto separado: basta con una oportunidad o una tarea en el espacio general del cliente.
Acceso
Lo que se ve en el espacio de trabajo depende de los permisos. Parte de los datos puede estar oculta, y algunas acciones pueden no estar disponibles si no tienes permisos o no eres participante del grupo de trabajo vinculado. Esto es normal: solicita acceso al propietario del espacio, en lugar de eludir la restriccion reenviando datos. El modelo de acceso se describe con mas detalle en el articulo sobre los clientes.
Que debe revisar el responsable en el espacio del cliente
El espacio de trabajo del cliente es un punto comodo de control sobre un cliente concreto. Al revisar un cliente, comprueba:
- oportunidades: si hay oportunidades abiertas sin un siguiente paso o estancadas en una etapa;
- tareas: si no hay tareas vencidas del cliente y si cada una tiene responsable;
- documentos: si los documentos clave estan en su sitio (contrato, factura, acta) y si la version final esta fijada;
- acceso externo: quien del cliente esta conectado al acceso externo y si eso sigue siendo apropiado ahora;
- concentracion del trabajo: si el trabajo se lleva en el espacio del cliente o se dispersa por chats personales y carpetas.
Los contadores de las pestanas dan un corte rapido: si en oportunidades o tareas la cifra parece inesperadamente alta o nula, abre la pestana y averigua el motivo. Una revision regular del espacio del cliente ayuda a detectar el trabajo detenido y los compromisos olvidados antes de que el cliente te los recuerde.
Estados que se pueden ver
- la pestana se esta cargando o actualizando;
- la pestana esta vacia — el cliente aun no tiene oportunidades, tareas, archivos ni documentos;
- el contador muestra el volumen de trabajo y los documentos pendientes;
- la accion no esta disponible por permisos o por no participar en el grupo de trabajo;
- parte de los datos esta oculta por permisos.
La pestana de acceso externo (extranet) en el espacio de trabajo muestra ahora las etiquetas solo en ruso, independientemente del idioma de la interfaz. Es una limitacion conocida del producto. No afecta al sentido de este articulo, pero las capturas localizadas de la pestana de acceso externo no se publican hasta que se corrija.
Buenas practicas
- Lleva todo el trabajo del cliente en su espacio, y no en modulos dispersos.
- Crea las tareas y las oportunidades desde el contexto del cliente, para que el vinculo se guarde automaticamente.
- Vigila los contadores de las pestanas como indicador del estado del cliente.
- Separa las direcciones mediante proyectos de cliente cuando el trabajo lo requiera.
- Antes del acceso externo, comprueba que es exactamente lo que vera el cliente.
Errores frecuentes
Llevar el trabajo del cliente fuera de su espacio. La imagen se dispersa y nadie ve la historia completa.
Crear una tarea o una oportunidad por separado y olvidar el vinculo. Luego hay que reconstruir manualmente a que cliente pertenece.
Amontonar todas las direcciones del cliente en un mismo monton. Sin proyectos de cliente, los distintos procesos se estorban entre si.
Abrir el acceso externo sin mirar. El cliente puede ver algo que no esta destinado a el.
Como comprobar el resultado
- desde el cliente se abre el espacio de trabajo con las oportunidades, tareas, archivos y documentos vinculados;
- las tareas y oportunidades creadas desde el contexto estan realmente vinculadas al cliente;
- los contadores de las pestanas reflejan el volumen real de trabajo;
- el acceso externo abre al cliente solo lo que debe ver;
- los datos ocultos por permisos se entienden como una restriccion de acceso.