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Documentos

Los documentos en LadVen OS mantienen los archivos de trabajo junto al proceso: una tarea, una ficha de CRM, un cliente, un grupo de trabajo o un workflow. No son solo almacenamiento de archivos. Un documento debe dejar claro qué material es, a qué caso pertenece, qué versión está vigente, quién debe revisarlo o firmarlo y cuál es el siguiente paso.

Use los documentos como una capa de trabajo controlada, no como una carpeta de adjuntos sueltos.

Dónde está​

Áreas principales:

  • Documentos (/documents) - lista y tarjetas de trabajo;
  • Tarjeta de documento (/documents/:documentId) - archivos, estado, vínculos, acciones, historial y comentarios;
  • Plantillas de paquetes (/documents/templates) - conjuntos repetibles para tareas, CRM, clientes y grupos de trabajo;
  • Intercambio entrante (/documents/exchange/inbound) - tratamiento de documentos recibidos por intercambio externo;
  • bloques relacionados dentro de tareas, CRM, extranet y espacios de trabajo.

Las acciones disponibles dependen de permisos, tipo de documento, objeto vinculado y reglas de firma o intercambio.

Flujo de trabajo​

  1. Cree o abra el documento desde el contexto correcto: tarea, oportunidad, cliente, proyecto o lista de documentos.
  2. Use un título y tipo claros: contrato, factura, acta, propuesta, materiales del caso, poder u otro tipo de negocio.
  3. Adjunte los archivos actuales e indique a qué objeto pertenecen.
  4. Compruebe la versión antes de aprobar, enviar al cliente o publicar en extranet.
  5. Deje un comentario: qué cambió, quién debe revisarlo y cuál es el siguiente paso.
  6. Si el conjunto se repite, use una plantilla de paquete.

Tarjeta de documento​

La tarjeta debe mostrar el contexto de trabajo: título, tipo, estado, archivos vinculados, cliente o tarea, responsables e historial de acciones. Si el documento está vinculado con CRM, tareas o extranet, el usuario debe entender por qué existe y quién espera el resultado.

Evite nombres como scan.pdf o final_new_2. Un buen título ayuda a encontrar el documento sin abrir el archivo.

Editor de documentos: texto, formato y tablas​

El texto del documento se puede preparar directamente en LadVen OS, sin salir a un editor de oficina aparte. El editor integrado admite formato (encabezados, listas, resaltado, enlaces) y tablas, y eso basta para armar una propuesta, un acta, un instructivo o un reglamento interno en el mismo lugar que el resto del trabajo sobre el documento.

Si el documento ya está preparado en Word, se puede importar desde un archivo .docx: el texto, el formato y las tablas se trasladan al editor, y a partir de ahí el documento vive en el portal junto con su estado, sus versiones, sus vínculos y su aprobación. Resulta cómodo cuando el borrador llegó en Word, pero a partir de ahí hay que gestionarlo como un documento de trabajo y no como un adjunto.

La barra de formato está localizada en todos los idiomas del portal. El mismo formato está disponible en los comentarios, así que una aclaración sobre un documento o una tarea se puede presentar de forma legible (con listas, acentos y enlaces) y no como un bloque de texto corrido.

Qué evitar. No traslade al editor maquetaciones complejas de Word para lograr una copia exacta: el portal guarda un documento de trabajo, no la maqueta de un formulario impreso. Si lo que necesita es precisamente la maquetación o el diseño original, adjunte el archivo original como anexo y consérvelo como versión principal.

Antes de enviar fuera o firmar, compruebe que está abierta la versión vigente. Si el documento tiene varios archivos, identifique el archivo principal y los anexos.

No elimine una versión anterior si hace falta para el historial de aprobación. Deje un comentario claro que explique por qué apareció una nueva versión.

Plantillas de paquetes​

Una plantilla de paquete describe un conjunto repetible: qué documentos hacen falta, cuáles son obligatorios, dónde se aplica y qué reglas de aprobación o firma se usan.

Úselas para procesos recurrentes: paquete de venta, paquete contractual, solicitud de servicio, caso legal, onboarding o inicio de proyecto. No cree una plantilla para un caso único que el equipo no repetirá.

Vínculos con tareas y CRM​

Un documento debe estar vinculado a un objeto de trabajo cuando la ejecución depende de él. En una tarea aporta materiales de entrada y resultado esperado. En CRM fija la base comercial o legal del trabajo.

Si el documento debe prepararse, revisarse o enviarse, cree una tarea con responsable y fecha límite. Si pertenece a un cliente, compruebe el vínculo de CRM y los permisos de acceso.

Firma e intercambio​

Para documentos que van a intercambio externo o firma, importan especialmente la contraparte, la entidad legal, la versión vigente y el estado. Antes de enviar, compruebe que el documento pertenece al cliente correcto, no contiene comentarios internos y está listo para la acción externa.

Si el intercambio externo requiere atención, no lo sustituya por un envío manual sin registrar. Fije el estado y el siguiente paso para que el equipo vea dónde se detuvo el documento.

Cómo enviar un documento a firma, llevar el seguimiento de los firmantes y abrir acceso externo mediante enlace se explica en la sección Firma y acceso externo a documentos.

Documentos entrantes​

Un documento recibido desde fuera debe clasificarse primero: identificar cliente u oportunidad, comprobar duplicados, vincularlo con una tarea o ficha de CRM y asignar responsable. No mueva un archivo entrante a la lista general sin contexto.

Si contiene datos personales, financieros o contractuales, revise el acceso antes de comentarlo en una tarea, chat o espacio de extranet.

Control del responsable​

Los responsables deben revisar con regularidad:

  • documentos sin tarea, cliente o ficha de CRM;
  • paquetes donde falta un documento obligatorio;
  • documentos pendientes de aprobación, firma o intercambio externo;
  • versiones antiguas que el equipo sigue usando;
  • plantillas que crean documentos innecesarios o poco claros;
  • archivos publicados fuera o en extranet sin revisar acceso.

Buenas prácticas​

  • Nombre los documentos por sentido de negocio: cliente, tipo, periodo o resultado.
  • No ponga datos privados en descripciones públicas.
  • Compruebe la versión antes de enviar, firmar o publicar en extranet.
  • Vincule documentos con tareas, CRM, cliente o grupo de trabajo.
  • Use plantillas para paquetes repetibles.

Escenarios para el negocio​

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