Firma y acceso externo a documentos
Cuando un documento está listo, a menudo hay que mostrarlo o firmarlo fuera: con un cliente, una contraparte o un socio. LadVen OS permite enviar un documento a firma y abrir un acceso externo seguro directamente desde su tarjeta, sin reenviar archivos por correo y con seguimiento de quién hizo qué.
Cómo trabajar con el documento y sus versiones se explica en la sección Documentos. Aquí tratamos la firma y el acceso externo.
Solicitud de firma
Desde la tarjeta del documento se puede crear una solicitud de firma: elegir a los firmantes, el método de firma y el plazo. A partir de ahí el portal lleva el proceso y muestra el estado de cada firmante.
A quién se puede designar como firmante:
- un cliente a través de la extranet: el firmante de la ficha de CRM vinculada firma en el portal de cliente;
- una persona externa mediante enlace público: firma cualquiera que reciba un enlace personal.
Para cada firmante el portal mantiene un estado: invitado, enviado, visto, firmado, rechazado o plazo vencido. Así se ve quién ya firmó y a quién hay que dar prisa.
Métodos de firma
LadVen OS admite varios métodos de firma; cuáles están disponibles depende de la configuración del módulo de documentos de su portal:
- confirmación en el portal: el firmante pulsa «acepto» en la página del documento;
- firma dibujada: el firmante dibuja la firma directamente en la pantalla;
- carga de un archivo firmado: el firmante sube un escaneo o un PDF firmado;
- servicio de firma externo: si el administrador lo tiene conectado.
Elija el método según los requisitos del documento: para una aprobación interna basta con la confirmación; para documentos con validez legal use el método aceptado en su empresa.
Enlaces personales de los firmantes
Cada firmante recibe su propio enlace personal a la página de firma. El enlace se puede copiar y enviar al firmante por el medio que resulte cómodo. Con ese enlace la persona abre el documento, lo revisa y lo firma con el método elegido, sin entrar en el portal interno.
No reenvíe un mismo enlace a varias personas: el enlace está asociado a un firmante concreto y por él se sigue precisamente su acción.
Publicación: visualización y firma externas
Además de la solicitud de firma, un documento se puede publicar, es decir, abrir acceso externo mediante enlace:
- para visualización: el participante externo ve y descarga el documento;
- para firma: el participante externo completa la firma.
La publicación tiene parámetros de seguridad:
- cómo se concede el acceso: por enlace protegido o por el email concreto del destinatario;
- vigencia: cuando termina, el enlace deja de funcionar;
- límite de aperturas: el acceso se cierra tras un número determinado de accesos.
La publicación se puede revocar en cualquier momento: el enlace deja de abrir el documento de inmediato. Revoque el acceso cuando ya no se necesite o se haya concedido por error.
Intercambio electrónico (EDI): límites honestos
LadVen OS trabaja con sistemas externos de intercambio electrónico de documentos, pero no es un cliente de EDI completo. Conviene entender los límites:
- el portal recibe documentos entrantes del intercambio electrónico y ayuda a clasificarlos (véase Documentos);
- el portal sigue el estado del documento en el intercambio externo;
- el portal ofrece un enlace al gabinete del sistema externo para el trabajo detallado.
El ciclo completo de EDI (generación, envío y firma de documentos con validez legal a través de un operador) ocurre en el propio sistema de intercambio electrónico, no en el portal. No dé por hecho que la firma electrónica y el EDI están activados automáticamente: son funciones aparte que dependen de la configuración y del operador conectado.
Buenas prácticas
- Antes de enviar a firma, compruebe que está abierta la versión vigente y que el documento pertenece al cliente correcto.
- Asegúrese de que el documento no tiene comentarios internos ni notas de servicio antes de abrir el acceso externo.
- Designe al firmante con el método aceptado para ese tipo de documento.
- Envíe a cada firmante su enlace personal, no uno común.
- Fije una vigencia y revoque la publicación cuando el acceso ya no se necesite.
- En el EDI, registre el estado y el siguiente paso en el portal, aunque la acción termine en el gabinete externo.
Errores frecuentes
- Enviar a firma una versión obsoleta del documento.
- Abrir acceso externo sin quitar los comentarios internos.
- Reenviar un mismo enlace a varios firmantes, con lo que se pierde el seguimiento.
- No fijar vigencia ni revocar la publicación, de modo que el acceso queda abierto más tiempo del necesario.
- Dar por activados el EDI y la firma electrónica por defecto, cuando dependen de la configuración.