Reglas de procesamiento de correos entrantes
Las reglas de entrada convierten el correo de una clasificacion manual en un proceso gestionado. En lugar de leer, ordenar y registrar en el CRM cada mensaje a mano, usted describe una vez las condiciones y las acciones, y el portal las aplica automaticamente a cada correo nuevo.
Esto es especialmente valioso para los equipos de ventas y de soporte: una solicitud del sitio o un mensaje de un cliente se convierte al instante en una oportunidad de CRM con responsable, y los correos habituales reciben una autorrespuesta sin esperar a que haya un gestor libre.
Las reglas se configuran para el buzon conectado en sus ajustes. Como conectar un buzon se explica en la seccion Correo.
Como funciona una regla
Cada regla consta de dos partes:
- Condiciones: con que correos se activa la regla;
- Acciones: que hace el portal con el mensaje que encaja.
Cuando llega un correo nuevo, el portal comprueba las reglas en orden y aplica la primera que encaja. Por eso el orden de las reglas importa: mantenga las reglas mas estrechas y prioritarias por encima de las generales.
Condiciones
Las condiciones describen que correos entran en la regla. Condiciones disponibles:
| Condicion | Cuando usarla |
|---|---|
| Remitente | correos de una direccion concreta, por ejemplo de un cliente habitual o de un socio. |
| Dominio del remitente | todos los correos de una misma empresa (por la parte de la direccion despues de @). |
| Destinatario | correos que llegan a una direccion concreta de un buzon compartido (ventas, soporte, facturas). |
| Asunto | correos con una palabra clave en el asunto: «solicitud», «factura», «reclamacion». |
| Carpeta | correos que han caido en una carpeta concreta del buzon. |
| Presencia de adjuntos | correos con archivos, por ejemplo contratos o documentos para revisar. |
Combine las condiciones para que la regla se active justo sobre el flujo que necesita y no sobre todo el correo indiscriminadamente. Una condicion demasiado amplia convierte la automatizacion en una fuente de errores.
Acciones
Las acciones describen que ocurre con el correo que encaja. Acciones disponibles:
- Crear una oportunidad de CRM: el correo se convierte en una oportunidad con la que sigue trabajando el equipo; se conservan el origen y el contenido.
- Asignar responsable: la oportunidad o el hilo recibe un dueño de inmediato, en lugar de esperar a un reparto manual.
- Establecer el estado del hilo: llevar la correspondencia al estado necesario (por ejemplo, «en curso» o «requiere respuesta»).
- Marcar que se requiere respuesta: destacar el correo que necesita respuesta, o retirar esa marca.
- Etiquetar el correo: resaltar visualmente los correos importantes.
- Mover a una carpeta: clasificar los correos en carpetas de forma automatica.
- Enviar una autorrespuesta: responder al instante al remitente con una plantilla (vease mas abajo).
- Dejar el correo en local: procesar el correo sin promoverlo al CRM, cuando no hace falta crear una oportunidad.
Una misma regla puede ejecutar varias acciones: por ejemplo, crear una oportunidad, asignar responsable y enviar una autorrespuesta al cliente.
Autorrespuesta
La autorrespuesta envia al remitente una respuesta preparada de antemano en cuanto el correo encaja con la regla. Es util para confirmar la recepcion de una solicitud: «Hemos recibido su mensaje y le responderemos en el dia».
Al configurar la autorrespuesta, tenga en cuenta:
- Texto o plantilla: que recibira exactamente el remitente. Mantenga el texto breve y util.
- Periodo de enfriamiento: cuanto tiempo no volver a enviar una autorrespuesta al mismo remitente, para no inundar a la persona con mensajes identicos durante el intercambio.
- Limite de intentos: cuantas veces puede enviarse en total una autorrespuesta a un mismo remitente.
No convierta la autorrespuesta en una imitacion de respuesta real. Su tarea es confirmar la recepcion y fijar la expectativa de plazos, no sustituir el trabajo del gestor.
Prioridad de las reglas
El portal aplica la primera regla que encaja, por lo que el orden decide el resultado:
- mantenga las reglas estrechas (remitente concreto, asunto concreto) por encima de las amplias (todo el dominio, cualquier correo);
- compruebe que una regla general no intercepte correos que deberian caer en una regla especifica;
- desactive las reglas obsoletas en lugar de dejarlas influir sobre el flujo sin que se note.
Comprobacion con un ejemplo
Antes de activar una regla sobre el flujo real, compruebela con un correo de ejemplo. La comprobacion muestra si se activarian las condiciones y que acciones se ejecutarian, de modo que detecte condiciones demasiado amplias y conflictos entre reglas antes de que afecten a clientes reales.
Buenas practicas
- Empiece por un flujo claro: solicitudes del sitio, correos a la direccion de soporte, facturas de proveedores.
- Haga las condiciones lo bastante estrechas para que la regla no capture correos de mas.
- Asigne responsable en la regla para que la oportunidad no quede sin dueño.
- Compruebe la regla nueva con un correo de ejemplo antes de activarla.
- Use la autorrespuesta para confirmar la recepcion, no como sustituto de la respuesta del gestor.
- Revise las reglas con regularidad: desactive las obsoletas y ajuste las que se activan de forma incorrecta.
Errores frecuentes
- Condicion demasiado amplia: la regla crea oportunidades a partir de todo el correo, incluidos boletines y spam.
- Sin responsable en la accion: las oportunidades se acumulan sin dueño.
- Varias reglas en conflicto: una regla general intercepta correos antes que la especifica por culpa del orden.
- Autorrespuesta sin periodo de enfriamiento: el remitente recibe mensajes identicos por cada correo que envia.
- Regla activada sin comprobacion con un ejemplo: los errores solo se ven sobre clientes reales.