Gestión de carpetas de correo
Las carpetas ayudan a mantener el buzon en orden: separar la correspondencia activa del archivo, clasificar los correos por cliente, proyecto o tema y encontrar rapido lo necesario. En LadVen OS las carpetas del buzon conectado se sincronizan con el proveedor de correo, por lo que la estructura queda unificada tanto en el portal como en el propio correo.
Como conectar un buzon se explica en la seccion Correo.
Carpetas del buzon
En el buzon puede:
- crear una carpeta: para un cliente, proyecto, tipo de correo o etapa de trabajo;
- renombrar una carpeta: cuando cambia su proposito;
- eliminar una carpeta: cuando ya no hace falta;
- mover correos: clasificar los mensajes en carpetas a mano.
Una estructura de carpetas clara ahorra tiempo a todo el equipo que trabaja con un buzon compartido: los correos no se pierden y las personas nuevas se orientan mas rapido.
Carpetas de sistema
Parte de las carpetas son de sistema: «Entrada», «Enviados», «Borradores», «Papelera», «Spam», «Archivo». Estan protegidas: no se pueden eliminar ni renombrar, porque de ellas depende el funcionamiento del correo. Cree sus propias carpetas junto a las de sistema, no en su lugar.
Mover correos y elegir carpeta
Al mover un correo o al configurar una regla, el portal ofrece elegir una carpeta. En el selector de carpetas es comodo buscar la que necesita por su nombre, y la jerarquia muestra el anidamiento. Las carpetas de sistema se ven en el selector, pero estan protegidas contra cambios de estructura.
La clasificacion automatica de correos en carpetas se configura mediante las reglas de procesamiento de entrantes: asi los correos caen en la carpeta correcta sin traslado manual.
Acciones masivas con los correos
Cuando hay que procesar varios correos a la vez, seleccionelos y aplique una accion a todos:
- mover a una carpeta;
- marcar como leidos o no leidos;
- archivar;
- eliminar.
Las acciones masivas aceleran el repaso del correo acumulado. Pero revise la seleccion antes de aplicar: una eliminacion o un traslado masivo afecta a todos los correos seleccionados a la vez.
Buenas practicas
- Mantenga la estructura de carpetas simple y clara para todo el equipo, no solo para usted.
- Separe la correspondencia activa del archivo, para que «Entrada» no se convierta en un vertedero.
- Para la clasificacion repetida, configure reglas de entrantes en lugar del traslado manual.
- No cree carpetas en lugar de las de sistema: uselas junto a ellas.
- Antes de una accion masiva, compruebe que correos estan seleccionados.
Errores frecuentes
- Demasiadas carpetas: buscar se vuelve mas dificil que en una sola lista.
- Clasificar a mano lo que se puede automatizar con una regla de entrantes.
- Accion masiva sobre una seleccion erronea: se ven afectados correos que no eran.
- Intentar ordenar eliminando carpetas de sistema en lugar de crear las propias.