Tareas periódicas
Una tarea periódica es una plantilla de tarea más una programación según la cual el portal crea una nueva tarea por sí mismo: cada lunes, el primer día del mes, una vez cada dos semanas. Esto elimina la creación manual del trabajo repetitivo —informes, reuniones de planificación, comprobaciones reglamentarias— y garantiza que la tarea no se pierda.
Las tareas periódicas se configuran en la página de automatización de tareas en la dirección /tasks/automation, pestaña «Periódicas».
Cuándo se necesitan las tareas periódicas
Conviene crear una tarea periódica donde el mismo trabajo se repite según el calendario:
- informe semanal por área;
- análisis mensual de indicadores;
- comprobación periódica de equipos o documentos;
- reunión de planificación recurrente con preparación de la agenda.
Si el trabajo surge por un evento y no por el calendario (por ejemplo, «cuando la oportunidad pasó a una etapa»), no es una tarea periódica, sino una regla de tarea o un robot de CRM.
Dónde configurar
Abra /tasks/automation y vaya a la pestaña «Periódicas». En la lista se ven todas las tareas periódicas configuradas: nombre, programación, próxima ejecución, propietario y estado. Para crear y modificar se necesitan permisos de automatización de tareas; sin ellos, las tareas periódicas solo están disponibles para lectura.
De qué se compone una tarea periódica
Una tarea periódica se compone de dos partes:
- Plantilla de tarea: qué se va a crear exactamente: nombre, descripción, responsable, proyecto, lista de verificación, prioridad.
- Programación: cuándo y con qué frecuencia crear la tarea.
Primero prepare una plantilla de calidad: la tarea que el portal crea por sí mismo debe ser comprensible de inmediato para el ejecutor, sin ajustes manuales después de la creación.
Programación
La programación se define mediante varios campos:
- frecuencia: diaria, semanal o mensual;
- intervalo: cada N-ésimo día/semana/mes (por ejemplo, una vez cada dos semanas);
- días de la semana: para una programación semanal se pueden elegir días concretos;
- fecha de inicio: a partir de qué momento la programación empieza a regir;
- número de repeticiones: límite opcional de cuántas veces crear la tarea.
El portal muestra un resumen claro de la programación en texto, para que se pueda comprobar la configuración antes de activarla.
Zona horaria
La programación tiene una zona horaria: determina en qué momento de la hora local se crea la tarea. Esto es importante para los equipos distribuidos: compruebe que la zona corresponda a quien realmente trabaja en esa tarea, de lo contrario la tarea aparecerá a una hora del día equivocada.
Ejecución manual
Una tarea periódica se puede ejecutar manualmente, sin esperar a la programación: esto resulta útil para probar la plantilla o para una creación puntual fuera de plan. La ejecución manual crea una tarea con la misma plantilla y se refleja en el historial de ejecuciones.
Activación y propiedad
Una tarea periódica empieza a crear tareas solo después de activarse. Cada tarea periódica debe tener un propietario: quien responde por la vigencia de la plantilla y la programación. En la lista se ve quién cambió la configuración y cuándo.
Una tarea periódica desactivada se conserva, pero no crea nuevas tareas: es la forma normal de pausar temporalmente un procedimiento sin perder la plantilla.
Protección contra duplicados
El portal está protegido contra la creación accidental de duplicados: una ejecución repetida con los mismos parámetros no genera tareas iguales. Aun así, no configure dos tareas periódicas para el mismo proceso: esto crea confusión y duplicados paralelos con diferentes plantillas.
Estados y limitaciones
- la tarea periódica está desactivada: no se crean nuevas tareas;
- la programación aún no ha llegado: la próxima ejecución se muestra en la lista;
- se ha definido un número de repeticiones y se ha agotado: ya no se crean tareas;
- no hay permisos de gestión: la tarea periódica solo está disponible para lectura;
- la ejecución se refleja en el historial; las ejecuciones fallidas y omitidas también se ven allí.
Buenas prácticas
- Primero afine la plantilla, luego active la programación.
- Compruebe el resumen en texto de la programación antes de activarla.
- Indique la zona horaria correcta para el ejecutor.
- Realice una ejecución manual para asegurarse de que la tarea se crea como debe.
- Asigne un propietario y revise periódicamente la vigencia del procedimiento.
- No duplique un mismo proceso con varias tareas periódicas.
Errores frecuentes
Activar la programación con una plantilla sin terminar. El ejecutor recibe una tarea poco clara y cada vez la completa manualmente.
Ignorar la zona horaria. La tarea aparece de noche o en fin de semana en manos de la persona equivocada.
Crear duplicados para un mismo procedimiento. Varias tareas periódicas parecidas generan trabajo paralelo y confusión.
Olvidar desactivar un procedimiento obsoleto. El portal sigue creando tareas que ya no necesita nadie.
Cómo verificar el resultado
- en la lista se ven la próxima ejecución y el resumen correcto de la programación;
- la ejecución manual creó una tarea con la plantilla esperada;
- la tarea creada es comprensible de inmediato para el ejecutor sin ajustes;
- el historial de ejecuciones muestra que las tareas se crean en las fechas necesarias.