Instancias del proceso
Una instancia del proceso es una ejecución concreta de una plantilla para una oportunidad, una tarea u otro objeto. Si el flujo de trabajo describe el reglamento, la instancia es su recorrido aquí y ahora: dónde se encuentra el proceso en este momento, qué pasos ya se han ejecutado, qué está esperando y cómo terminó. Las instancias son el puesto de control: a través de ellas el responsable ve que la automatización realmente funciona y no se queda detenida a mitad de camino.
Los procesos en ejecución están disponibles en la sección /automation/workflows.
Qué es una instancia
Cuando un proceso publicado se inicia —manualmente o desde una automatización— se crea una instancia vinculada a un objeto concreto. Recorre el grafo de la plantilla: los pasos automáticos se ejecutan solos, las tareas manuales se asignan a personas y los nodos de espera mantienen la pausa hasta un momento o un evento. Cada instancia tiene su propio historial y su propio paso actual.
Una misma plantilla puede tener muchas instancias a la vez: una por cada objeto para el que se inició el proceso.
Dónde consultarlo
En la sección /automation/workflows las instancias se agrupan en la pestaña de procesos en ejecución. Desde allí se puede abrir la ficha de una instancia concreta en la dirección /automation/workflows/instances/:id. En la lista se ve el estado, el objeto vinculado y la hora de inicio; la ficha despliega el historial detallado.
Estados de la instancia
La instancia atraviesa los siguientes estados:
- en curso — el proceso se está ejecutando;
- en espera — está detenido en una tarea manual o en un nodo de espera (es una pausa normal, no un error);
- completado — llegó al final;
- con error — un paso no se ejecutó y el proceso no puede continuar;
- interrumpido — detenido manualmente con un motivo.
El estado es lo primero que se mira al controlar: separa una pausa normal de un proceso atascado o roto.
Ficha de la instancia: historial de pasos
En la ficha de la instancia se ven el objeto vinculado, la hora de inicio y de finalización, el paso actual y el historial de pasos en una línea de tiempo. A través del historial se lee todo el recorrido: qué nodos se han superado, qué se ejecutó automáticamente, dónde el proceso esperó a una persona y cuánto tiempo tardó.
Use el historial para responder a estas preguntas: si el proceso realmente se inició, en qué paso se encuentra ahora, quién debe realizar la acción manual y por qué terminó o se detuvo.
Pasos pendientes de ejecutar
Parte de los pasos de los procesos se ejecutan según un horario o al cumplirse un plazo. La ejecución de estos pasos diferidos («pasos pendientes de ejecutar») los reúne y los procesa en una sola pasada, y luego muestra un resumen: cuántos pasos se han procesados, cuántos con éxito y cuántos con error.
Lea el resumen como el balance de la pasada: un número de errores distinto de cero significa que parte de los pasos diferidos no se ejecutaron, y hay que revisarlos en las instancias correspondientes.
Interrupción de la instancia con motivo
Una instancia atascada o iniciada por error se puede interrumpir. Al detenerla, indique un motivo claro: más adelante ayuda a distinguir una decisión de gestión correcta de un error de configuración. No use la interrupción para ocultar una plantilla incorrecta; es mejor corregir la plantilla y dejar rastro en el historial.
La interrupción afecta a una instancia concreta y no modifica la plantilla: los nuevos inicios seguirán el grafo anterior hasta que edite y vuelva a publicar el proceso.
Estados y limitaciones
- una instancia en estado «en espera» es una pausa en una tarea o un evento, no un fallo;
- una instancia en estado «con error» significa que un paso no se ejecutó y el proceso se detuvo;
- una instancia interrumpida no se reanuda; si es necesario, se inicia una nueva;
- si el resumen de los «pasos pendientes de ejecutar» tiene errores, parte de los pasos diferidos no se completó;
- sin permisos para iniciar o interrumpir, las acciones correspondientes no están disponibles.
Buenas prácticas
- Revise periódicamente las instancias en ejecución y sus estados.
- Distinga «en espera» (normal) de «con error»/atasco (requiere revisión).
- Indique un motivo claro al interrumpir.
- Revise los errores del resumen de «pasos pendientes de ejecutar» en las instancias concretas.
- Los errores recurrentes en un mismo paso se corrigen en la plantilla, no con soluciones manuales.
Errores frecuentes
Confundir «en espera» con una avería. Un proceso en una tarea manual parece «atascado», aunque simplemente está esperando a una persona.
Interrumpir sin motivo. Después es imposible saber si fue una decisión o un error.
Ignorar los errores del resumen de la pasada. Los pasos diferidos no se ejecutan en silencio y el reglamento se rompe.
Arreglar el síntoma con acciones manuales. Si las instancias fallan en un mismo paso, el problema está en la plantilla.
Cómo comprobar el resultado
- el estado de la instancia coincide con lo esperado (en curso, en espera, completado);
- el historial de pasos muestra el recorrido realizado sin paradas inesperadas;
- el resumen de «pasos pendientes de ejecutar» finalizó sin errores o los errores se resolvieron;
- las instancias interrumpidas tienen un motivo claro;
- los fallos recurrentes se han resuelto en la plantilla.