Plantillas de mensaje
Una plantilla de mensaje es un borrador de correo con variables que la automatización rellena y envía en tu nombre. Cuando el robot se dispara, toma la plantilla, sustituye los datos de la oportunidad concreta (nombre del cliente, título, importe) y envía el correo ya listo. Esto permite mantener un estilo uniforme en las comunicaciones externas y no escribir correos repetitivos a mano.
Las plantillas se configuran en la dirección /crm/email-templates.
Para qué sirven las plantillas de mensaje
Las plantillas son necesarias allí donde el portal envía correos por ti según las reglas de automatización:
- confirmación de recepción de una solicitud;
- correo al pasar la oportunidad a una etapa (por ejemplo, «hemos enviado la factura»);
- recordatorio al cliente según la programación del robot;
- respuesta estándar con los datos o un enlace.
La plantilla separa el texto del correo de la lógica de la automatización: el robot decide cuándo enviar, y la plantilla determina qué escribir.
Dónde configurar
Abre /crm/email-templates. En la lista se ven todas las plantillas con su asunto y estado (activo o archivado); la búsqueda funciona por nombre, asunto o texto. Para crear y modificar se necesitan los permisos correspondientes; sin ellos las plantillas solo están disponibles para lectura.
De qué se compone una plantilla
Una plantilla se construye a partir de varios campos:
- nombre — nombre interno por el que se selecciona la plantilla en la acción del robot;
- asunto — el asunto del correo;
- versión de texto y/o versión HTML — el propio contenido del correo.
Para una plantilla activa son obligatorios el asunto y al menos una versión del contenido (de texto o HTML). El nombre sirve para la búsqueda y la selección; el destinatario no lo ve.
Variables
En el asunto y en el texto se pueden usar variables: tokens como {{ opportunity.title }} o {{ name }}. Al enviar, el portal sustituye en ellos los datos reales de la oportunidad por la que se disparó el robot. Así un mismo correo se adapta a cada destinatario sin edición manual.
Usa solo las variables que realmente existen en el contexto de la oportunidad: un token desconocido quedará vacío o se sustituirá de forma incorrecta.
Vista previa
Antes de usarla, pasa la plantilla por la vista previa: el portal sustituirá el contexto de la oportunidad y mostrará cómo se verán el asunto y el texto con los valores reales. La vista previa es la principal forma de detectar una errata en un token antes de que el correo llegue al cliente.
Comprueba en la vista previa no solo el texto, sino también la sustitución: si todas las variables se resolvieron, si no quedan tokens «vacíos» en el correo final.
Plantillas activas y archivadas
Una plantilla puede estar activa o archivada. La plantilla activa está disponible para seleccionarla en la acción del robot y se usa realmente en el envío. La archivada se conserva como historial, pero no se ofrece en la automatización. Archiva las plantillas obsoletas en lugar de eliminarlas, para no perder el texto ni romper los robots que se referían a ellas.
Cómo se usa la plantilla en la automatización
La plantilla no envía correos por sí misma: se conecta en la acción «enviar correo» de un robot de CRM. El robot se dispara por un evento de la oportunidad, toma la plantilla activa por su nombre, sustituye las variables y envía el correo. Por eso la combinación funciona solo cuando hay una plantilla activa y un robot habilitado con esta acción.
Estados y limitaciones
- la plantilla archivada no se ofrece en la acción del robot;
- una plantilla activa sin asunto o sin contenido no se puede guardar como activa;
- la vista previa no se ejecutó: revisa los tokens y el contexto;
- en el correo quedó un token «vacío»: la variable no está en el contexto de la oportunidad;
- sin permisos de gestión: las plantillas solo están disponibles para lectura.
Buenas prácticas
- Da a las plantillas nombres claros para seleccionarlas fácilmente en el robot.
- Comprueba siempre la sustitución de variables en la vista previa.
- Usa solo las variables disponibles en el contexto de la oportunidad.
- Archiva las plantillas obsoletas en lugar de eliminarlas.
- Mantén la versión HTML cuidada: el correo lo verá un destinatario externo.
Errores frecuentes
Errata en un token. La variable no se resuelve y el cliente recibe un correo con un {{ ... }} «vacío».
Activar una plantilla sin vista previa. Un error en el asunto o en la sustitución llega de inmediato a todos los destinatarios del robot.
Eliminar en lugar de archivar. Los robots que se referían a la plantilla dejan de enviar correos.
Poner en la plantilla datos que no están en el contexto. El token queda vacío y el correo parece incompleto.
Cómo comprobar el resultado
- la vista previa muestra el asunto y el texto correctos con los datos sustituidos;
- en el correo final no hay tokens sin resolver;
- la plantilla activa está disponible para seleccionarla en la acción del robot;
- el robot con la acción «enviar correo» envía el correo según esta plantilla;
- las plantillas archivadas no estorban ni se ofrecen en la automatización.