Verificaciones de protección
Una verificación de protección es una regla que impide ejecutar una operación hasta que se cumpla una condición. Por ejemplo: no se puede pasar una oportunidad a la etapa «Contrato» hasta que se haya completado el importe; no se puede cerrar una tarea hasta que se haya completado la lista de verificación. La verificación se activa en el momento de la operación, muestra un mensaje claro e indica qué hay que corregir exactamente.
Las verificaciones de protección son el «fusible» del proceso: convierten el reglamento de un acuerdo verbal en una regla que el portal aplica por igual a todos.
Se configuran en la dirección /automation/operation-guards, así como desde la automatización de CRM en la sección de verificaciones.
Cuándo se necesitan las verificaciones de protección
Conviene crear una verificación allí donde los empleados «saltan» regularmente un paso obligatorio:
- cierran una tarea con la lista de verificación sin completar;
- avanzan una oportunidad por el embudo sin rellenar los campos obligatorios;
- cierran una oportunidad como ganada sin importe ni cliente;
- ejecutan una acción sin indicar el motivo obligatorio.
Si el paso es deseable, pero no obligatorio, es mejor usar una sugerencia o una regla de tarea que un bloqueo estricto.
De qué se compone una verificación
Una verificación se construye a partir de tres partes:
- Operación — qué es exactamente lo que protegemos (transición de etapa/estado o acción).
- Condición — qué debe cumplirse para que la operación se realice.
- Mensaje — qué verá el usuario si la condición no se cumple.
Primero formule la regla con palabras: «no se puede hacer X hasta que se cumpla Y», y solo después configure la verificación.
Qué operaciones se pueden proteger
La verificación se asocia a uno de dos tipos de operaciones:
- transición — cambio de etapa de una oportunidad o de estado de una tarea;
- acción — botón u operación sobre una entidad (tarea, oportunidad, proyecto).
Así se pueden cubrir los puntos más arriesgados: «no se puede ganar la oportunidad», «no se puede cerrar la tarea», «no se puede pasar a la etapa».
Alcance
Una verificación tiene un alcance: toda la empresa o un embudo concreto. El alcance determina dónde se aplica la regla. Una verificación puntual en un solo embudo no entorpece el trabajo de los demás departamentos, mientras que una verificación a nivel de empresa establece un estándar obligatorio común.
Condiciones de la verificación
Una condición compara un campo o un estado de la entidad. Están disponibles, en particular:
- campo completado / no completado;
- lista de verificación completada;
- el valor del campo está en una lista / no está en una lista;
- comparación numérica (por ejemplo, importe mayor que cero).
Se pueden combinar varias condiciones para que la operación solo se realice cuando se cumplan todos los requisitos necesarios.
Mensaje de bloqueo y sugerencia
Si la condición no se cumple, la operación no se realiza y el usuario ve un mensaje de bloqueo. Un buen mensaje no explica «no se puede», sino qué hacer: «Complete el importe de la oportunidad antes de pasar a la etapa „Contrato"». La verificación puede resaltar el campo necesario o abrir la sección correspondiente para que el usuario entienda enseguida adónde ir a corregir.
El mensaje es la interfaz del reglamento. Un confuso «Operación no permitida» irrita; una sugerencia clara ahorra tiempo.
Activación y propiedad
Una verificación solo actúa después de activarse. Cada verificación debe tener un propietario responsable del reglamento: las verificaciones impiden directamente que las personas trabajen, por lo que una verificación olvidada o demasiado estricta bloquea el proceso. En la lista se ve quién modificó la regla y cuándo.
Estados y limitaciones
- verificación desactivada — la operación se realiza sin restricción;
- condición cumplida — la operación se realiza con normalidad;
- condición no cumplida — la operación está bloqueada, se muestra un mensaje;
- verificación demasiado amplia — bloquea operaciones que no debería;
- sin permisos para gestionar en el alcance — la verificación está disponible solo en modo de lectura.
Buenas prácticas
- Proteja solo los pasos realmente obligatorios, no todo sin distinción.
- Formule el mensaje como una instrucción: qué completar o finalizar.
- Use el resaltado del campo o la sección para guiar al usuario.
- Limite el alcance de la verificación al embudo necesario si la regla no es general.
- Asigne un propietario y revise las verificaciones cuando cambie el proceso.
Errores frecuentes
Bloquear un paso no obligatorio. Una verificación estricta donde basta con una sugerencia ralentiza el trabajo y provoca soluciones alternativas.
Mensaje confuso. «Operación no permitida» no explica qué hacer y provoca consultas al soporte.
Alcance demasiado amplio. Una verificación para toda la empresa rompe el trabajo de departamentos para los que no estaba destinada.
Verificación sin propietario. Cuando la regla estorba, no queda claro a quién acudir para cambiarla.
Cómo comprobar el resultado
- cuando la condición no se cumple, la operación se bloquea efectivamente;
- el mensaje explica con claridad qué hay que corregir;
- el resaltado lleva al campo o a la sección correspondiente;
- cuando la condición se cumple, la operación se realiza sin trabas;
- la verificación no afecta a operaciones fuera de su alcance.